文件合同档案管理制度

PAGE文件合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件、合同及档案的管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，促进公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文件、合同及档案管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件、合同及档案由专门的档案管理部门集中管理，确保各类资料的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据文件、合同及档案的性质、来源、时间等因素进行分类，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保文件、合同及档案的安全，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑文件、合同及档案的利用需求，提供便捷的查阅和借阅服务。二、文件管理（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示等。2.业务文件：与公司业务相关的文件，如项目方案、业务合同、技术文档等。3.财务文件：涉及公司财务收支、预算、审计等方面的文件。4.人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等文件。（二）文件起草与审核1.文件起草：各部门根据工作需要负责起草文件，确保文件内容准确、清晰、简洁。起草人应注明文件的主题、目的、主要内容、起草日期等信息。2.文件审核：文件起草完成后，需经部门负责人审核。审核重点包括文件内容的合法性、合规性、准确性、完整性以及与公司整体政策的一致性。审核通过后，由起草人将文件提交至档案管理部门。（三）文件编号与登记1.文件编号：档案管理部门对接收的文件进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于文件的识别和管理。编号格式为：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。例如：202301A001，表示2023年行政部门的第一份A类文件。2.文件登记：档案管理部门对文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、文件名称、起草部门、起草人、审核人、日期、密级、保管期限等信息。登记应及时、准确，确保文件信息的完整记录。（四）文件印发与分发1.文件印发：经审核通过的文件，由档案管理部门按照规定的格式和份数进行印发。印发过程中应确保文件内容清晰、格式规范，避免出现印刷错误。2.文件分发：文件印发后，档案管理部门根据文件的性质和分发范围，及时将文件分发给相关部门和人员。分发方式可采用纸质文件发放、电子文件传输等方式。对于重要文件，应进行签收确认，确保文件的安全传递。（五）文件归档1.定期归档：各部门应在文件处理完毕后的规定时间内，将文件整理后移交至档案管理部门进行归档。归档时间一般为每月末或每季度末。对于临时性项目文件，应在项目结束后一周内完成归档。2.归档要求：归档文件应保持原件的完整性，并按照分类要求进行整理。同一类文件应按照时间顺序排列，编号清晰，装订整齐。对于电子文件，应进行备份存储，并建立相应的电子档案目录，便于查找和管理。3.档案整理：档案管理部门收到归档文件后，应进行进一步的整理和核对。对不符合归档要求的数据进行补充和修正，确保档案的质量。整理后的档案应按照保管期限进行分类存放，便于后续的查阅和利用。（六）文件保管1.保管期限：根据文件的性质和重要程度，确定文件的保管期限。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（少于10年）三种。具体划分标准按照国家有关规定和公司实际情况执行。2.保管方式：档案管理部门应采用安全可靠的保管方式，确保文件的安全。对于纸质文件，应存放在专门的档案柜中，按照类别和保管期限进行排列。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。对于电子文件，应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。同时，应定期对电子文件进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.档案库房管理：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁吸烟和使用明火。档案管理人员应定期对库房进行检查，确保档案的安全。（七）文件查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。对于涉及公司机密的文件，查阅人应严格遵守公司保密制度，不得擅自复印、摘抄或传播文件内容。2.借阅权限：因特殊原因需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，详细说明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.查阅与借阅登记：档案管理部门应对文件的查阅和借阅情况进行详细登记，并记录查阅人或借阅人的姓名、部门、查阅或借阅时间、归还时间等信息。查阅和借阅结束后，档案管理人员应及时对文件进行核对，确保文件的完整归还。（八）文件销毁1.销毁条件：对于保管期限已满且无保存价值的文件，或因其他原因需要销毁的文件，由档案管理部门提出销毁申请。申请应注明文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附上文件清单一份。2.销毁审批：销毁申请经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。批准后的销毁申请应作为销毁文件的依据。3.销毁方式：文件销毁应采用安全可靠的方式进行，确保文件信息无法恢复。对于纸质文件，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子文件，可采用格式化、删除等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、执行人员等信息。4.销毁监督：为确保文件销毁工作的规范进行，档案管理部门应指定专人对销毁过程进行监督。监督人员应在销毁记录上签字确认，确保销毁工作的真实性和有效性。三、合同管理（一）合同分类1.业务合同：与公司主营业务相关的合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。2.投资合同：涉及公司投资项目的合同，如股权投资合同、债权投资合同等。3.融资合同：公司为筹集资金而签订的合同，如借款合同、融资租赁合同等。4.其他合同：除上述合同外的其他合同，如劳动合同、技术合作合同等。（二）合同起草与审核1.合同起草：合同起草由业务部门负责，根据业务需求和法律法规要求，拟定合同条款。合同内容应明确双方的权利和义务、合同标的、价格、履行期限、违约责任等关键要素。起草人应确保合同条款的合法性、完整性和可操作性。2.合同审核：合同起草完成后，需经业务部门负责人、法务部门和财务部门审核。审核重点包括合同条款的合法性、合规性、风险防范措施、财务条款的合理性等。审核通过后，由业务部门将合同提交至档案管理部门进行编号和登记。（三）合同签订与盖章1.合同签订：合同审核通过后，由业务部门与对方当事人进行合同签订。签订过程中应确保双方当事人的身份真实有效，合同签字盖章齐全。合同签订日期应明确记录，确保合同生效时间的准确性。2.合同盖章：合同签订后，由档案管理部门按照公司印章管理制度进行盖章。盖章应清晰、完整，确保合同的法律效力。盖章后的合同应及时返还业务部门，并进行妥善保管。（四）合同履行与跟踪1.合同履行：业务部门负责合同的履行工作，按照合同约定的条款和时间要求，组织实施相关业务活动。在合同履行过程中，如发现问题或需要变更合同条款的，应及时与对方当事人沟通协商，并按照公司合同变更管理制度办理相关手续。2.合同跟踪：档案管理部门负责对合同履行情况进行跟踪，定期收集合同履行过程中的相关资料，如发货单、验收单、发票等，并建立合同履行台账。通过合同跟踪，及时掌握合同履行进度，发现潜在风险，为公司决策提供依据。（五）合同归档1.归档时间：合同履行完毕后，业务部门应在[X]个工作日内将合同及相关资料整理后移交至档案管理部门进行归档。2.归档要求：归档合同应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、相关审批文件、履行过程中的资料等。归档资料应保持原件的完整性，并按照合同类别和时间顺序进行整理。对于电子合同，应进行备份存储，并建立相应的电子档案目录，便于查找和管理。3.档案整理：档案管理部门收到归档合同后，应进行进一步的整理和核对。对不符合归档要求的数据进行补充和修正，确保档案的质量。整理后的档案应按照保管期限进行分类存放，便于后续的查阅和利用。（六）合同保管1.保管期限：合同的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况执行，一般为长期保存。对于涉及公司重大利益或具有重要历史价值的合同，应永久保存。2.保管方式：合同保管方式与文件保管方式相同，应采用安全可靠的保管方式，确保合同的安全。对于纸质合同，应存放在专门的档案柜中，按照类别和保管期限进行排列。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。对于电子合同，应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。同时，应定期对电子合同进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.档案库房管理：合同档案库房管理要求与文件档案库房管理要求相同，应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁吸烟和使用明火。档案管理人员应定期对库房进行检查，确保合同档案的安全。（七）合同查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅合同的，应填写《合同查阅申请表》，注明查阅合同的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。对于涉及公司机密的合同，查阅人应严格遵守公司保密制度，不得擅自复印、摘抄或传播合同内容。2.借阅权限：因特殊原因需要借阅合同的，应填写《合同借阅申请表》，详细说明借阅合同的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.查阅与借阅登记：档案管理部门应对合同的查阅和借阅情况进行详细登记，并记录查阅人或借阅人的姓名、部门、查阅或借阅时间、归还时间等信息。查阅和借阅结束后，档案管理人员应及时对合同进行核对，确保合同的完整归还。（八）合同变更与解除1.变更与解除条件：在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、法律法规调整等原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，并按照公司合同变更与解除管理制度办理相关手续。2.变更与解除程序：合同变更或解除应签订书面协议，并经双方当事人签字盖章确认。变更或解除协议应作为原合同的补充文件进行归档保存。同时，业务部门应及时通知档案管理部门对合同档案进行相应的变更登记。3.变更与解除后的处理：合同变更或解除后，业务部门应及时清理与原合同相关的资料，如发票、发货单、验收单等，并将清理后的资料移交至档案管理部门进行归档。档案管理部门应对变更或解除后的合同档案进行重新整理和分类，确保档案的完整性和准确性。四、档案管理（一）档案分类1.文书档案：包括公司各类行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。2.科技档案：与公司科研、生产、技术等活动相关的档案，如项目方案、技术图纸、实验报告等。3.会计档案：公司财务收支、预算、审计等方面的档案，如会计凭证、账簿、报表等。4.人事档案：员工个人档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等档案。5.声像档案：公司在各项活动中形成的照片、录像、录音等档案。6.电子档案：公司在业务活动中产生的电子文件，如文档、表格、图片、视频等。（二）档案收集与整理1.档案收集：各部门应按照档案管理部门的要求，定期收集本部门产生的各类档案，并及时移交至档案管理部门。档案收集应确保档案的完整性和准确性，避免遗漏重要文件。2.档案整理：档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理过程中应剔除重复、无效的文件，对文件进行编号、编目、装订等处理，确保档案的系统性和规范性。（三）档案编目与检索1.档案编目：档案管理部门应建立档案目录，对每一份档案进行详细编目。编目内容包括档案编号、档案名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应定期更新，确保与档案实际情况一致。2.档案检索：为方便档案的查阅和利用，档案管理部门应建立档案检索系统。检索系统可采用纸质目录检索、电子目录检索等方式，确保检索信息的准确性和便捷性。（四）档案保管与保护1.保管期限：档案保管期限按照国家有关规定和公司实际情况执行，具体划分标准参照文件和合同保管期限的规定。2.保管方式：档案保管方式应根据档案的性质和特点进行选择，确保档案的安全和完整。对于纸质档案，应采用档案柜、档案架等方式进行存放；对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。同时，应定期对档案进行检查和维护，确保档案的质量。3.档案保护：档案管理部门应采取必要的措施对档案进行保护，防止档案受到损坏、丢失、篡改等情况。对于重要档案，应采取加密存储、异地备份等措施，确保档案的安全性。同时，应定期对档案库房进行清洁、消毒等工作，防止档案受到虫害、霉变等影响。（五）档案查阅与利用1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。对于涉及公司机密的档案，查阅人应严格遵守公司保密制度，不得擅自复印、摘抄或传播档案内容。2.利用方式：档案管理部门应根据查阅人的需求，提供档案的查阅、复印、摘抄等服务。对于重要档案，如需借阅的，应按照公司档案借阅管理制度办理相关手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提