幼儿园档案保管归档制度

PAGE幼儿园档案保管归档制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工在工作中形成的各类档案资料的保管与归档。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存档案。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。5.保密性原则：对涉及幼儿园机密、个人隐私等档案资料严格保密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、利用等工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。6.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和初步保管工作。2.按照档案管理制度的要求，定期向综合档案室移交档案。3.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受综合档案室的业务指导。4.严格遵守档案管理规定，确保本部门档案资料的安全与保密。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园章程、发展规划、工作计划与总结、行政会议记录、人事档案、财务档案、安全管理档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学活动记录、幼儿学籍档案、教师业务档案等。3.后勤管理类：包含物资采购档案、设备设施档案、食品卫生档案、校园建设档案等。4.家园共育类：如家长委员会记录、家长学校资料、家园联系手册、家长意见反馈等。5.其他类：不属于以上分类的特殊档案资料。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表教育教学类等。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编写，用三位数字表示，如“001”。5.例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023A001”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、照片、音像等材料。2.上级主管部门下发的与幼儿园相关的文件、通知、指示等。3.幼儿园与外单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.教职工个人在教育教学、科研、培训等活动中形成的重要材料。5.幼儿在园期间的各类成长记录、作品等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门档案资料，并确保资料的完整性和准确性。2.对于重要活动、重大事件形成的档案，应及时收集，做到一事一档。3.接收外部文件时，应进行登记，并及时传递给相关部门进行处理，处理完毕后将文件原件及处理结果一并移交综合档案室。4.教职工个人应主动将在工作中形成的符合归档要求的材料及时提交给所在部门兼职档案员。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案，对收集到的档案资料进行分类。3.对每份档案进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件名称、日期、页号等信息。4.去除文件上的金属物，破损文件应进行修补或复制，字迹模糊的文件应进行字迹清晰处理。5.按照卷内文件排列顺序，依次进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。五、档案归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.教育教学类档案应在学期末归档。3.后勤管理类档案应在相关工作结束后及时归档。4.家园共育类档案应定期归档，一般每学期末进行一次。5.其他类档案根据实际情况及时归档。（二）移交程序1.各部门兼职档案员按照归档期限，将整理好的档案编制档案移交清单，一式两份。2.经部门负责人审核签字后，将档案及清单一并移交综合档案室。3.综合档案室接收档案时，应认真核对档案清单与实际档案数量、内容是否一致，核对无误后双方在移交清单上签字确认，各执一份。六、档案保管（一）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜的保管条件。2.配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并保持清洁卫生。3.安装温湿度调控设备，使档案室温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.不同类别的档案应分开存放，避免混淆。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（三）档案清查1.综合档案室每年定期对档案进行清查，核对档案数量、编号、内容等是否准确完整。2.清查过程中发现问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如补充缺失文件、更正错误信息等。3.对清查结果进行总结分析，形成清查报告，向上级领导汇报。七、档案利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工因教学、科研、个人发展等需要查阅本人档案或相关业务档案。3.因对外交流、合作等需要，经幼儿园领导批准后查阅相关档案。4.司法机关、政府部门等依法查阅幼儿园档案。（二）利用手续1.内部查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.教职工查阅本人档案，需持有效身份证件，直接到综合档案室办理查阅手续。3.外部查阅档案，应出具单位介绍信及查阅人有效身份证件，经幼儿园领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室，严禁涂改勾划、抽取撤换档案材料。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容，归还时应保证档案完好无损。（四）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，由综合档案室统一安排复制。2.复制档案应采用复印、扫描等方式，确保复制件与原件内容一致。3.复制件应加盖“与原件核对无误”章，并注明复制日期、份数等信息。八、档案保密（一）保密措施1.综合档案室应建立健全档案保密制度，并严格执行。2.对涉及幼儿园机密、个人隐私等档案资料，应设置专门的保密区域存放，并限制查阅人员范围。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密责任书。4.利用现代信息技术手段对档案进行加密存储和管理，防止档案信息泄露。（二）保密要求1.档案管理人员不得擅自将档案内容告知无关人员。2.查阅、借阅、复制保密档案时，必须严格遵守保密规定，履行保密手续。3.对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究责任。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合幼儿园实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、已失去保存意义的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销