档案三合一制度含义

PAGE档案三合一制度含义一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的保管、利用和查阅，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司工作活动的全过程，确保档案资料的完整性，不得遗漏重要文件和信息。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案三合一制度的具体内容（一）档案分类方案1.文书档案上级文件：包括党和国家各级领导机关颁发的文件，以及上级主管部门下达的各类文件。公司文件：公司制发的各类文件，如决定、通知、通报、报告、请示、批复等。会议文件：公司各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。业务文件：公司各部门在业务活动中形成的文件，如合同、协议、计划、总结、报表等。其他文件：不属于以上分类的其他文书档案。2.科技档案项目档案：公司承担的各类科研项目、工程项目等形成的档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、技术资料、验收文件等。产品档案：公司生产的各类产品形成的档案，包括产品设计文件、工艺文件、质量检验文件、产品说明书等。科研设备档案：公司用于科研、生产的各类设备仪器形成的档案，包括设备仪器的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。3.人事档案员工履历档案：记录员工个人基本情况、教育经历、工作经历等信息的档案。员工考核档案：员工年度考核、绩效考核等形成的档案材料。员工培训档案：员工参加各类培训的记录，包括培训计划、培训教材、培训证书等。员工奖惩档案：员工获得的奖励和处罚记录，包括奖励证书、处罚决定等。其他人事档案：与员工人事相关的其他档案材料。4.财务档案会计凭证：公司财务部门编制的各类会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。会计账簿：公司财务部门登记的各类会计账簿，如总账、明细账、日记账等。财务报告：公司年度、中期财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务审计档案：公司内部审计和外部审计形成的档案材料，包括审计报告、审计工作底稿等。其他财务档案：与公司财务相关的其他档案材料。（二）档案编号规则1.文书档案编号文书档案编号采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示202三年形成的永久保管的文书档案第001号。2.科技档案编号科技档案编号根据项目或产品的类别进行编制。例如：项目档案编号为项目代号年度流水号，如XM0012023001，表示项目代号为XM001的202三年形成的项目档案第001号；产品档案编号为产品型号年度流水号，如CP0012023001，表示产品型号为CP001的202三年形成的产品档案第001号。3.人事档案编号人事档案编号采用员工工号档案类别流水号的方式。例如：001RL001，表示工号为001的员工的人事档案中履历档案第001号。4.财务档案编号财务档案编号根据档案类别进行编制。例如：会计凭证编号为年度月份凭证号，如202301001，表示202三年1月份的第001号会计凭证；会计账簿编号为账簿名称年度，如总账2023，表示202三年的总账。（三）档案整理要求1.归档文件应齐全完整，字迹清楚，签署完备，日期准确。2.文书档案应按照分类方案进行分类，同一类别的文件应按照时间顺序排列。3.科技档案应按照项目或产品的形成过程进行整理，保持文件之间的有机联系。4.人事档案应按照档案类别进行整理，每类档案应按照一定的顺序排列，如履历档案按照学历、工作经历等顺序排列。5.财务档案应按照会计核算的要求进行整理，会计凭证应按照编号顺序装订成册，并附上封面、封底和目录。三、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司成立以来的重要文件、重大项目档案、年度财务报告等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是公司在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如重要会议文件、业务合同协议等。保管期限为10年的档案：一般是公司在较短时间内需要查考利用的文件材料，如一般性的通知、报表等。（二）保管场所及设施1.公司设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案保管措施1.档案应按照分类、编号顺序存放于档案密集架上，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份措施，如电子档案应进行异地备份，纸质档案应进行复印件备份，并分别存放于不同的地点。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。四、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。2.档案鉴定工作小组应定期对档案进行鉴定，鉴定工作应依据档案保管期限划分标准和档案的实际价值进行。3.鉴定工作应逐卷逐件进行审查，对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，确定档案的保管期限和价值。（二）销毁审批与实施1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.《档案销毁申请表》应注明档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁工作应在公司领导批准后实施，由档案管理人员和相关部门人员共同负责进行销毁。4.档案销毁应采用适当方式进行，如纸质档案应进行粉碎处理，电子档案应进行彻底删除，并做好销毁记录。5.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、编号、数量、销毁方式等信息，销毁记录应保存备查。五、档案利用（一）利用范围与方式1.档案利用范围包括公司内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案，以及外部单位因合法事由查阅公司档案。2.档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案查阅室进行，借阅档案应办理借阅手续，复制档案应经档案管理人员同意。（二）利用手续与审批1.公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理人员审批。2.外部单位查阅公司档案，应出具单位介绍信和查阅人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、用途等信息，经公司综合管理部门负责人签字同意后，报公司领导审批。3.档案管理人员应根据审批意见办理查阅、借阅手续，查阅、借阅期限应严格按照规定执行。（三）利用监督与归还1.档案管理人员应对档案利用情况进行监督，确保档案利用过程的安全和规范。2.借阅档案的人员应在