生产记录档案移交制度

PAGE生产记录档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司生产记录档案的管理，确保生产记录档案的完整性、准确性和安全性，便于生产记录档案的查阅、利用和移交，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各生产部门、车间、科室等涉及生产记录档案形成、整理、保管和移交的相关活动。（三）定义1.生产记录档案：指公司在生产经营活动过程中形成的，反映生产过程、产品质量、设备运行、人员操作等方面情况的各种记录文件、资料、图表、数据等的总称。2.移交：指生产记录档案在不同部门、不同阶段之间的交接过程，包括档案的整理、清点、签收等环节。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司生产记录档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调。2.真实准确原则：生产记录档案应如实反映生产经营活动的实际情况，确保记录的真实性和准确性。3.完整齐全原则：生产记录档案应涵盖生产经营活动的各个方面，保证档案的完整性和齐全性。4.便于利用原则：生产记录档案的整理和保管应便于查阅、利用，提高档案的使用效率。二、生产记录档案的形成与收集（一）形成要求1.各生产部门、车间、科室等应按照国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，及时、准确地记录生产经营活动中的各项信息。2.生产记录应采用规范的格式和填写要求，字迹清晰、内容完整，不得随意涂改、伪造。3.生产记录应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，以确保记录的长期保存。（二）收集范围1.生产计划与调度记录：包括生产任务下达单、生产进度安排表、生产调度会议纪要等。2.原材料与零部件采购记录：如采购订单、供应商送货单、原材料检验报告等。3.生产过程记录：涵盖生产工艺流程图、操作规程、设备运行记录、生产操作记录、质量检验记录等。4.产品质量记录：包括产品检验报告、质量控制图表、不合格品处理记录等。5.设备维护与维修记录：如设备保养计划、维修工单、设备故障记录等。6.人员培训与考核记录：包括员工培训档案、考核成绩记录等。7.安全生产记录：如安全检查记录、事故报告与处理记录等。8.其他与生产经营活动相关的记录：如能源消耗记录、环保监测记录等。（三）收集流程1.各部门、车间、科室指定专人负责生产记录的收集工作，定期对本部门产生的记录进行整理和汇总。2.收集人员应按照规定的时间和要求，将整理好的生产记录及时移交至本部门的档案管理人员。3.档案管理人员对接收的生产记录进行初步审核，检查记录的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的记录及时反馈给收集人员进行补充或修正。三、生产记录档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循生产记录档案的形成规律和特点，保持记录之间的有机联系。2.按照分类标准进行整理，使档案条理清晰、便于查找。3.对电子文件和纸质文件应分别进行整理，并确保两者之间的对应关系准确无误。（二）分类方法1.按照生产环节分类：可分为产前准备、生产过程、产后检验等类别。2.按照记录内容分类：如质量记录、设备记录、人员记录等。3.按照时间顺序分类：以年度、季度、月度等为单位进行分类。（三）整理步骤1.对收集到的生产记录进行分类筛选，剔除重复、无效的记录。2.对每份记录进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.按照分类标准对记录进行排序，同一类别的记录按照时间顺序或重要程度排列。4.编制目录，目录应包括记录的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查找。5.对纸质记录进行装订、编页，确保记录的牢固和整齐；对电子记录进行存储和备份，建立电子档案数据库。（四）归档要求1.整理好的生产记录档案应及时归档，归档时应填写归档清单，注明档案的类别、数量、归档日期等信息。2.档案管理人员应将归档清单与档案一同存放，便于日后查阅和核对。3.归档后的生产记录档案应存放在专门的档案库房或存储设备中，确保档案的安全和完整。四、生产记录档案的保管（一）保管期限1.生产记录档案的保管期限应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况确定。2.一般情况下，重要的生产记录档案保管期限为长期（[X]年以上），一般的生产记录档案保管期限为短期（[X]年）。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保存。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、完整性和保管状况，发现问题及时处理。3.对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。五、生产记录档案的移交（一）移交范围1.当公司内部机构调整、人员变动、项目结束等情况发生时，涉及生产记录档案的部门应按照本制度进行档案移交。2.公司对外合作、转让、合并、分立等活动中涉及的生产记录档案，也应按照相关规定进行移交。（二）移交流程1.提出申请：涉及档案移交的部门应提前向档案管理部门提出档案移交申请，说明移交的原因、档案清单等信息。2.档案整理：移交部门按照档案整理要求，对拟移交的生产记录档案进行再次整理和核对，确保档案的质量。3.档案清点：档案管理部门与移交部门共同对档案进行清点，核对档案的数量、名称、编号、完整性等信息，填写档案移交清单。4.签字确认：双方在档案移交清单上签字确认，明确双方的责任和义务。5.档案交接：完成签字确认后，移交部门将档案移交给档案管理部门指定的接收人员，接收人员应在移交清单上签收。（三）特殊情况移交1.对于重要的、涉及商业机密或知识产权的生产记录档案，在移交时应采取特殊的保密措施，如签订保密协议、限制查阅范围等。2.若生产记录档案需要异地移交，应提前做好运输过程中的安全防护措施，确保档案的安全无损。六、生产记录档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产记录档案的，应填写查阅申请表，注明查阅的目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司机密或重要信息的生产记录档案，查阅权限应严格控制，需经公司高层领导审批后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员持审批通过的查阅申请表到档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、档案名称、查阅人员姓名等信息。3.查阅人员只能在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅过程中，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）利用规定1.公司内部人员如需利用生产记录档案进行复印、摘录等操作的，应提前向档案管理部门提出申请，经审批同意后，按照规定的程序进行操作。2.利用生产记录档案形成的资料，如需对外提供或公开披露的，应按照公司相关规定进行审批，确保公司利益不受损害。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门生产记录档案的形成、整理、保管和移交情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应不定期对生产记录档案的管理情况进行审计，确保档案管理工作符合法律法规和公司制度要求。（二）考核机制1.将生产记录档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反本制度规定，导致生产记录档案丢失、