检验档案管理制度

PAGE检验档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司检验档案的管理，确保检验档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及检验工作形成的档案资料管理，包括但不限于原材料检验、过程检验、成品检验、设备校准检验等各类检验活动所产生的文件、记录、报告等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司检验档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：检验档案应如实反映检验工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：涵盖检验工作全过程的各类文件、记录等均应纳入档案管理，确保无遗漏。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等的检验档案严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于公司内部各部门及相关人员查阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善检验档案管理制度，并监督执行。2.根据检验工作流程，指导各部门正确收集、整理、归档检验档案资料。3.对检验档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索系统，便于查询。4.负责检验档案的存储保管，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.定期对检验档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.为公司内部各部门及相关人员提供检验档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。（二）检验部门职责1.负责本部门检验档案资料的收集、整理工作，确保档案资料的真实、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的检验档案移交至档案管理部门。3.在检验工作过程中，严格按照档案管理制度的规定，妥善保管检验档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅检验档案的申请，并配合档案管理部门做好相关登记和归还工作。（三）其他部门职责1.涉及检验工作的其他部门应积极配合档案管理部门和检验部门，提供相关的检验档案资料。2.在工作中如需查阅、借阅检验档案，应按照规定程序办理申请手续，并在使用完毕后及时归还。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.检验计划、方案及相关审批文件。2.检验原始记录，包括检验数据、观察结果、样品信息等。3.检验报告，涵盖原材料检验报告、过程检验报告、成品检验报告等各类检验结果报告。4.检验设备的校准记录、维护保养记录、故障维修记录等。5.检验标准文件，如国家标准、行业标准、企业内部标准等。6.与检验工作相关的合同、协议、往来信函等。7.检验工作中的照片、影像资料等。（二）收集要求1.检验人员应在检验工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，确保资料的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，不得有模糊不清、涂改、伪造等情况。3.对于电子文档形式的档案资料，应确保其存储介质的安全性，并定期进行备份。（三）整理方法1.分类：按照检验工作的类别、时间、项目等进行分类，如原材料检验档案、成品检验档案等。2.编号：为每一份检验档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制检验档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便查阅。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的存储与保管（一）存储环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在适宜范围（一般为14℃24℃），相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.对于照片、影像资料等特殊载体档案，应根据其特性进行妥善存储，如采用光盘存储，并做好标识和保护。（三）保管期限1.检验档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括涉及公司重大利益、具有长期法律效力的检验文件等。长期保管的档案一般为10年以上，如重要产品的长期质量检验记录等。短期保管的档案为110年，如一般性的检验报告、临时检验记录等。2.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，对已到期的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的日常巡查。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。3.对档案的查阅、借阅、归还等环节进行严格登记，确保档案的流向可追溯。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门及相关人员因工作需要查阅检验档案，应填写《检验档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容，核实档案的保管情况，并安排专人负责查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.因工作需要借阅检验档案的，应填写《检验档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并说明原因。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、检验部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期的检验档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定方法1.根据档案的保管期限、重要性、使用价值等因素，对档案进行全面审查。2.参考国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，判断档案是否仍具有保存意义。3.对于涉及公司机密、商业秘密等的档案，在鉴定时应特别谨慎，确保信息安全。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《检验档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、日期等信息。2.《检验档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可实施销毁。3.销