编制档案管理制度

PAGE编制档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则。档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况和历史过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则。按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织档案管理制度。负责公司/组织各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行业务培训。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。积极开发档案信息资源，为公司/组织的决策和各项工作提供服务。2.各部门职责负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。配备兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受档案管理部门的业务指导和监督。严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案公司/组织设立、变更、注销等相关文件。公司/组织年度工作计划、总结、报告等。公司/组织会议记录、纪要、决议等。公司/组织规章制度、办法、细则等。公司/组织人事任免、奖惩、考核等文件。公司/组织对外联络、合作、协议等文件。公司/组织行政事务处理文件，如公文、函件、通知等。2.业务管理类档案公司/组织各类业务项目的策划、方案、合同等文件。业务活动中的调查研究报告、统计报表、分析资料等。业务工作中的技术文件、图纸、标准、规范等。业务往来的客户资料、订单、发票等文件。业务项目的验收报告、总结评估等文件。3.财务审计类档案公司/组织财务预算、决算、报表等文件。财务凭证、账簿、报表等会计档案。审计报告、审计决定、审计工作底稿等审计档案。税务申报、缴纳等相关文件。4.科技研发类档案科研项目立项申请书、可行性研究报告、计划任务书等。科研项目研究过程中的实验记录、数据采集、研究报告等。科研成果鉴定、验收、奖励等文件。专利申请、技术转让、知识产权保护等相关文件。5.基本建设类档案基本建设项目的立项审批文件、设计文件、施工图纸等。工程招投标文件、合同协议、工程变更记录等。工程施工过程中的质量检验报告、隐蔽工程记录、竣工验收报告等。工程决算、审计等相关文件。6.设备仪器类档案设备仪器的购置申请、合同协议、发票等文件。设备仪器的安装调试记录、操作规程、维护保养记录等。设备仪器的维修、改造、报废等相关文件。7.声像电子类档案公司/组织重大活动、会议、庆典等的照片（底片）、录音、录像等资料。公司/组织网站建设、电子文档管理等相关资料。其他具有保存价值的电子文件，如电子邮件、数据库文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类。具体分类方法如下：行政管理类档案分为综合管理、人事管理、行政管理等二级类目。业务管理类档案按照不同业务类型进行分类，如市场营销、生产管理、质量管理等。财务审计类档案分为会计档案、审计档案等二级类目。科技研发类档案按照科研项目类别进行分类，如基础研究、应用研究、开发研究等。基本建设类档案按照工程项目阶段进行分类，如项目前期、项目实施、项目竣工验收等。设备仪器类档案按照设备仪器类别进行分类，如生产设备、检测设备、办公设备等。声像电子类档案按照载体形式和内容进行分类，如照片档案、录像档案、电子文档等。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查找。编号方法如下：采用“年度类别顺序号”的结构，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目管理类档案，“001”表示该类档案中的第1份文件。对于电子文件，在编号后添加电子文件标识，如“2023XM001（电子）”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。三、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，移交档案管理部门归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。移交清单应包括档案编号、题名、日期、数量等内容。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，符合要求的予以归档，并在移交清单上加盖档案管理部门印章。（三）保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值确定保管期限，保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案公司/组织设立、变更、注销等重要文件。公司/组织年度工作计划、总结、报告等重要文件。公司/组织重大决策、重要会议记录、纪要、决议等文件。公司/组织规章制度、办法、细则等具有长期指导作用的文件。公司/组织人事任免中的重要文件。公司/组织财务决算、审计报告等重要文件。公司/组织科研成果中的重大发明创造、专利等文件。公司/组织基本建设项目中的重要文件，如立项审批文件、设计文件、竣工验收报告等。其他对公司/组织具有重要历史价值和现实利用价值的文件。2.长期保管的档案公司/组织一般性的工作计划、总结、报告等文件。公司/组织一般性的会议记录、纪要、决议等文件。公司/组织规章制度、办法、细则等一般性文件。公司/组织人事任免中的一般性文件。公司/组织财务预算、报表等文件。公司/组织业务项目中的一般性文件，如合同、协议、调查研究报告等。公司/组织设备仪器的购置、安装调试记录等文件。公司/组织声像电子类档案中的一般性资料。其他对公司/组织具有一定历史价值和现实利用价值的文件。3.短期保管的档案公司/组织临时性的工作计划、总结、报告等文件。公司/组织临时性的会议记录、纪要、决议等文件。公司/组织一般性的行政事务处理文件，如公文、函件、通知等。公司/组织业务项目中的一般性往来文件，如订单、发票等。公司/组织设备仪器的一般性维护保养记录等文件。公司/组织声像电子类档案中的临时性资料。其他对公司/组织历史价值和现实利用价值较小的文件。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、保管期限进行排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。发现问题及时报告并采取相应措施。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、历史价值和现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（二）销毁程序1.档案销毁清单经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司/组织主管领导审批。2.批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁现场进行监销。监销人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本公司/组织员工因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门办理查阅手续后查阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，须持有单位介绍信，并经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅内容应严格限定在批准的范围内。（二）查阅手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.档案查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上登记查阅情况。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件、复印件或电子文档等利用方式。2.查阅人员如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的收费标准缴纳复印费用。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。如需摘录或引用档案内容，应经档案管理部门审核同意。（四）归还要求查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究相关人员的责任。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案类别、数量、保管期限、利用情况等。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策和改进的重要依据。