规章制度档案建立与管理

PAGE规章制度档案建立与管理一、总则（一）目的为加强公司规章制度档案的建立与管理，确保公司规章制度的完整性、准确性和规范性，便于公司员工查阅、使用，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有规章制度档案的建立、保管、查阅、借阅、修订及废止等管理活动。（三）定义1.规章制度档案：指公司在运营管理过程中制定的各项规章制度、办法、细则、流程等文件资料，包括纸质文档和电子文档。2.保管期限：根据规章制度的重要性、时效性及相关法律法规要求，确定不同规章制度档案的保管期限，分为短期、中期和长期。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司规章制度档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分级负责原则：各部门负责本部门规章制度的起草、修订和执行，并配合档案管理部门做好相关档案的整理、归档工作。3.规范有序原则：严格按照规定的流程和标准进行规章制度档案的建立、管理，确保档案工作规范有序。4.安全保密原则：加强规章制度档案的安全保密管理，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、规章制度的制定与修订（一）制定主体1.公司管理层负责制定公司层面的重要规章制度，如公司章程、基本管理制度等。2.各职能部门负责制定本部门职责范围内的规章制度，报公司管理层审核批准后实施。3.涉及多个部门的规章制度，由相关部门共同起草，经协商一致后报公司管理层审批。（二）制定流程1.需求调研：相关部门或人员根据公司业务发展、管理需要，对拟制定规章制度的必要性、可行性进行调研分析，收集相关资料和意见。2.起草初稿：由负责部门或人员按照调研结果，起草规章制度初稿，明确规章制度的目的、适用范围、主要内容、执行要求等。3.征求意见：初稿完成后，分发至相关部门和人员征求意见，必要时组织专题会议进行讨论，充分听取各方意见和建议。4.修改完善：起草部门根据征求意见对初稿进行修改完善，形成送审稿。5.审核审批：送审稿提交公司管理层或相关审核部门进行审核，审核通过后报公司领导审批签发。（三）修订程序1.定期评估：档案管理部门定期组织对公司现有规章制度进行评估，根据公司业务发展、法律法规变化等情况，确定需要修订的规章制度清单。2.修订申请：相关部门或人员根据评估结果，提出规章制度修订申请，说明修订的原因、内容及必要性。3.修订实施：参照规章制度制定流程，对申请修订的规章制度进行修订、审核、审批和发布。三、规章制度档案的建立（一）分类编号1.分类标准：根据规章制度的性质、内容和适用范围，将规章制度档案分为综合管理类、人力资源类、财务审计类、市场营销类、生产管理类、质量管理类、技术研发类等类别。2.编号规则：为每个规章制度赋予唯一的编号，编号由类别代码、年份代码、顺序号组成。例如，综合管理类规章制度的编号为ZH[年份代码][顺序号]，其中ZH为综合管理类的类别代码，[年份代码]为制定或修订年份的后两位数字，[顺序号]为该类别下规章制度的顺序编号。（二）文件收集1.各部门在规章制度制定、修订完成后，应及时将正式发布的文件文本提交至档案管理部门。2.档案管理部门负责收集公司内部各部门、各层级形成的与规章制度相关的文件资料，包括会议纪要、请示报告、审批文件等，确保档案资料的完整性。（三）整理归档1.档案管理人员对收集到的规章制度文件进行整理，检查文件的完整性、准确性和规范性，剔除重复、无效的文件。2.按照分类编号规则，对规章制度文件进行分类，并依次编号，编制档案目录。3.将整理好的规章制度文件装入档案盒或文件夹，在档案盒或文件夹上标注类别、编号、名称等信息，按照档案存放顺序上架排列。（四）电子档案管理1.同时建立规章制度电子档案，将纸质档案内容进行扫描或录入电子系统，形成电子文档。2.电子档案应按照纸质档案的分类编号进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。四、规章制度档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，用于存放规章制度档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，按照档案类别和编号顺序进行排列，便于档案查找和管理。（二）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的规章制度档案，主要包括一般性的业务操作流程、临时性的管理规定等。2.中期保管：保管期限为510年的规章制度档案，如阶段性的管理制度、重要业务领域的规范文件等。3.长期保管：保管期限为10年以上的规章制度档案，包括公司章程、基本管理制度、涉及公司重大权益和核心业务的规章制度等。（三）定期检查1.档案管理部门定期对规章制度档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性，档案装具的完好情况，档案库房的环境条件等。2.对检查中发现的问题及时进行处理，如对破损、褪色的档案进行修复或复制，对档案装具进行维修或更换，对档案库房的环境进行调整等。3.建立档案检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等信息。五、规章制度档案的查阅（一）查阅权限1.公司员工因工作需要可查阅与其工作相关的规章制度档案。查阅时应填写《规章制度档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.公司中层及以上管理人员可查阅公司范围内的规章制度档案，但涉及公司机密的档案需经公司领导批准。3.外部单位因业务合作、审计、调研等需要查阅公司规章制度档案的，需提前提交书面申请，经公司管理层审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写《规章制度档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人或相关审批领导。2.审批：审批领导对申请表进行审核，签署审批意见。同意查阅的，在申请表上签字批准；不同意查阅的，注明原因并退回申请表。3.查阅：查阅人员持经批准的申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的规章制度档案，并在查阅现场进行监督。4.登记：查阅人员查阅档案时，档案管理人员应详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息，并由查阅人员签字确认。5.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。（三）查阅限制1.查阅人员不得擅自将规章制度档案带出档案库房，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。2.涉及公司机密的规章制度档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、规章制度档案的借阅（一）借阅权限1.公司员工因工作需要确需借阅规章制度档案的，应填写《规章制度档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅内容等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.公司中层及以上管理人员借阅规章制度档案的，需经公司领导批准。3.外部单位借阅公司规章制度档案的，按照查阅流程办理审批手续后，方可借阅。（二）借阅流程1.申请：借阅人员填写《规章制度档案借阅申请表》，提交至所在部门负责人或相关审批领导。2.审批：审批领导对申请表进行审核，签署审批意见。同意借阅的，在申请表上签字批准；不同意借阅的，注明原因并退回申请表。3.借阅：借阅人员持经批准的申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的规章制度档案，并与借阅人员签订《规章制度档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.登记：档案管理人员详细记录借阅时间、借阅人员、借阅内容、借阅期限等信息，并由借阅人员签字确认。5.归还：借阅期限届满，借阅人员应按时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。（三）借阅期限1.一般情况下，规章制度档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人员应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.涉及公司重要机密的规章制度档案，借阅期限应严格按照审批意见执行，原则上不得超过[X]天。七、规章制度档案的修订与废止（一）修订程序1.当规章制度需要修订时，由相关部门或人员按照本制度第二章规定的制定流程进行修订申请、起草、征求意见、审核审批等工作。2.修订后的规章制度发布后，档案管理部门应及时对相应的档案进行更新，包括纸质档案和电子档案。更新后的档案应重新编号、整理归档，并在档案目录中注明修订时间和版本号。（二）废止程序1.因法律法规变化、公司业务调整等原因，导致部分规章制度不再适用时，由相关