回款流程规范化制度汇编

PAGE回款流程规范化制度汇编一、总则（一）目的本制度旨在规范公司回款流程，加强资金管理，确保公司资金及时、足额回收，降低财务风险，保障公司正常运营和可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及销售业务、提供劳务等产生应收款项的部门及相关人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保回款流程合法合规。2.职责明确原则：明确各部门及人员在回款流程中的职责，做到责任清晰、分工协作。3.风险控制原则：对回款过程中的风险进行识别、评估和控制，采取有效措施降低风险。4.及时高效原则：加强应收款项的跟踪管理，及时催收，提高资金回笼效率。二、回款流程职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同或协议，明确付款方式、付款期限等条款。2.及时跟进客户订单执行情况，确保按时、按质、按量交付产品或提供服务。3.负责客户信用评估，建立客户信用档案，对信用状况发生变化的客户及时进行调整。4.在合同约定的付款期限前，向客户发送付款提醒函，提醒客户按时付款。5.协助财务部门进行款项催收工作，提供相关销售业务信息和客户资料。（二）财务部门1.负责应收款项的核算与管理，定期编制应收款项明细表，及时反映应收款项的增减变动情况。2.按照合同约定的付款期限，对到期应收款项进行跟踪监控，及时向相关部门发出催款通知。3.负责与客户进行款项核对，确认收款金额、收款方式等信息。4.对逾期未收回的款项，制定专门的催收计划，采取多种方式进行催收，并及时向管理层汇报催收进展情况。5.分析应收款项账龄结构和客户付款情况，为公司制定销售政策和信用政策提供数据支持。（三）法务部门1.参与销售合同的起草、审核工作，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务，保障公司合法权益。2.对涉及应收款项的法律问题提供专业意见和建议，协助处理可能出现的法律纠纷。3.在必要时，代表公司采取法律手段追讨欠款，维护公司利益。（四）其他部门其他部门应根据各自职责，配合销售部门、财务部门等做好回款相关工作，如协助提供客户信息、配合催收等。三、回款流程具体操作（一）合同签订与审批1.销售部门在与客户签订销售合同或协议前，应将合同草本提交给法务部门进行审核。法务部门重点审核合同中关于付款方式、付款期限、违约责任等条款是否符合法律法规要求，是否有利于公司回款。2.销售部门根据法务部门审核意见，对合同草本进行修改完善后，提交给相关领导审批。审批通过后，销售部门方可与客户签订正式合同。3.销售部门应将签订后的合同副本及时送交财务部门备案，财务部门据此建立应收款项台账，详细记录合同金额、付款期限、客户信息等内容。（二）发货与开票1.销售部门根据合同约定安排生产和发货，并及时通知客户。发货后，销售部门应在规定时间内开具发票，并将发票副本送交财务部门。2.财务部门收到发票副本后，核对发票信息与合同信息是否一致，确认无误后进行账务处理。同时，将发票原件及时邮寄给客户或通知客户前来领取。（三）款项跟踪与提醒1.财务部门应按照合同约定的付款期限，提前对到期应收款项进行跟踪。在付款期限前[X]天，向销售部门发送应收款项到期提醒函，销售部门收到提醒函后，应及时与客户沟通，确认客户付款安排。2.对于临近付款期限仍未明确付款意向的客户，销售部门应加强与客户的沟通协调，了解客户未付款原因，积极协商解决方案。如客户因资金周转困难等原因需要延期付款，销售部门应及时向财务部门反馈，财务部门根据情况评估是否同意延期，并与客户协商确定新的付款期限。（四）款项催收1.对于逾期未收回的款项，财务部门应及时制定催收计划，并组织相关人员进行催收。催收方式包括电话催收、邮件催收、上门催收、发函催收等。2.销售部门应积极配合财务部门进行款项催收工作，利用与客户的良好合作关系，协助财务部门了解客户还款能力和还款意愿，提供必要的支持和信息。3.在催收过程中，如遇到客户拒绝付款或恶意拖欠等情况，财务部门应及时向法务部门咨询，法务部门根据具体情况提供法律建议，并协助制定应对措施。必要时，公司可通过法律途径追讨欠款。（五）款项核对与确认1.当客户支付款项后，财务部门应及时与客户核对收款金额、收款方式等信息，确保收款信息准确无误。2.财务部门在确认款项到账后，应及时进行账务处理，冲减相应的应收款项，并更新应收款项台账。同时，向销售部门反馈收款情况，销售部门据此确认客户订单执行情况。四、逾期款项管理（一）逾期款项定义本制度所称逾期款项是指客户未按照合同约定的付款期限支付的应收款项。（二）逾期款项分类1.一般逾期款项：逾期期限在[X]天以内的款项。2.严重逾期款项：逾期期限超过[X]天的款项。（三）逾期款项催收措施1.一般逾期款项财务部门向销售部门发送逾期款项提醒函，销售部门负责与客户沟通，了解逾期原因，督促客户尽快付款。销售部门可根据与客户的沟通情况，制定个性化的催收方案，如提供付款优惠政策、延长信用期限等，争取客户早日还款。2.严重逾期款项财务部门组织成立专门的催收小组，由销售部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，共同开展催收工作。催收小组通过电话、邮件、上门拜访等方式与客户进行多次沟通，明确告知客户逾期付款的后果和公司的催收决心，要求客户尽快制定还款计划并落实还款。如客户仍拒绝还款或拖延还款，催收小组应及时向法务部门咨询，法务部门根据具体情况评估是否采取法律手段追讨欠款。如决定采取法律手段，法务部门应及时收集相关证据，起草法律文书，代表公司向法院提起诉讼。（四）逾期款项责任追究1.对于因销售人员工作失误导致款项逾期的，公司将视情节轻重给予相应的处罚，如扣减绩效奖金、取消评优资格等。2.对于因财务人员未及时跟踪款项或催收不力导致款项逾期的，公司将对相关财务人员进行批评教育，并要求其采取措施尽快收回逾期款项。如因财务人员失职给公司造成损失的，公司将追究其经济赔偿责任。3.对于因其他部门或人员配合不力导致款项逾期影响公司回款的，公司将对相关部门或人员进行通报批评，并要求其限期整改。如因故意或重大过失给公司造成损失的，公司将追究其相应的责任。五、回款考核与激励（一）回款考核指标1.应收款项回收率：考核期内实际收回的应收款项金额与应收款项总额的比率。计算公式为：应收款项回收率=（实际收回金额÷应收款项总额）×100%。2.逾期款项占比：考核期内逾期未收回的应收款项金额与应收款项总额的比率。计算公式为：逾期款项占比=（逾期未收回金额÷应收款项总额）×100%。3.账龄结构优化率：考核期内账龄在[X]个月以上的应收款项金额占比的下降幅度。计算公式为：账龄结构优化率=（考核期初账龄在[X]个月以上的应收款项金额占比考核期末账龄在[X]个月以上的应收款项金额占比）÷考核期初账龄在[X]个月以上的应收款项金额占比×100%。（二）回款考核周期回款考核周期为月度、季度和年度。月度考核主要关注当月应收款项的回收情况和逾期款项的控制情况；季度考核在月度考核的基础上，对季度内应收款项回收率、逾期款项占比等指标进行综合评估；年度考核则全面评价全年的回款工作业绩，包括应收款项回收率、逾期款项占比、账龄结构优化率等指标的完成情况。（三）回款激励措施1.对于在回款工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.设立回款专项奖励基金，根据应收款项回收率、逾期款项占比等考核指标完成情况，对相关部门和人员进行奖励。具体奖励标准如下：应收款项回收率达到[X]%以上，且逾期款项占比控制在[X]%以内的，给予部门[X]元奖励，部门负责人[X]元奖励，相关销售人员按照回收金额的[X]%给予提成奖励。账龄结构优化率达到[X]%以上的，给予部门[X]元奖励，部门负责人[X]元奖励，相关人员根据贡献大小给予适当奖励。3.对回款工作不力，