养老院信息档案管理制度

PAGE养老院信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强养老院信息档案管理，确保档案资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高养老院服务质量和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本养老院全体员工及入住老人相关信息档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映养老院运营管理及老人实际情况。2.完整性原则：涵盖养老院各个方面的信息资料，确保无遗漏。3.保密性原则：严格保护老人及员工的隐私信息，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一标准和流程进行档案的收集、整理、存储、利用和销毁。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门设立专门的档案管理办公室，负责统筹全院档案管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度及流程。2.指导各部门做好档案收集、整理工作。3.集中保管各类档案资料，建立档案目录索引。4.负责档案的借阅、查阅、归还登记及跟踪管理。5.定期对档案进行清查、盘点和鉴定，提出档案销毁意见。（二）各部门职责1.护理部负责收集、整理老人的健康档案，包括基本健康状况、护理记录、医疗检查报告等。记录老人日常护理情况，如生活照料、心理关怀等相关信息。2.后勤部管理物资采购、设备维护等相关档案，包括采购合同、设备清单、维修记录等。保存食堂食品采购、加工、卫生检查等档案资料。3.行政部收集和整理员工档案，包括个人简历、入职离职记录、培训经历、考核情况等。保管养老院行政管理文件、会议记录、工作计划与总结等档案。4.财务部负责财务档案管理，包括会计凭证、账簿、财务报表、预算决算资料等。按照财务法规规定的期限保存各类财务档案。三、档案分类与编号（一）档案分类1.老人档案基本信息档案：记录老人姓名、性别、年龄、籍贯、家庭住址、联系方式、病史等基本情况。健康档案：包含老人身体各项指标检查记录、疾病诊断与治疗情况、用药记录、康复计划等。护理档案：详细记载老人日常生活照料情况，如饮食、起居、个人卫生护理等；以及心理护理记录、护理评估与调整记录等。服务档案：涵盖老人入住协议、服务需求变更记录、家属沟通记录、投诉处理记录等与服务相关的资料。2.员工档案个人基本档案：包括员工身份证复印件、学历证书、资格证书、劳动合同等。工作经历档案：记录员工入职以来的工作岗位变动、工作业绩、奖惩情况等。培训档案：保存员工参加各类培训的记录，如培训课程名称、培训时间、培训考核结果等。考核档案：收集员工定期考核、年度考核的相关资料，包括考核标准、考核成绩、考核评语等。3.行政管理档案文件档案：存放养老院各类红头文件、规章制度、会议纪要、通知公告等。工作计划与总结档案：按年份和类别整理养老院年度、季度、月度工作计划和总结报告。合同档案：保管养老院与外部机构签订的各类合同，如租赁合同、服务外包合同、采购合同等。4.财务档案会计凭证档案：按照会计年度和凭证编号顺序整理记账凭证、原始凭证等。账簿档案：包括总账、明细账、日记账等各类账簿。财务报表档案：定期保存月度、季度、年度财务报表及相关分析报告。预算决算档案：整理养老院年度预算编制、执行情况及决算报告。5.后勤档案物资档案：记录物资采购申请、采购订单、验收报告、库存盘点记录等。设备档案：涵盖设备购置合同、设备说明书、设备安装调试记录、设备维修保养记录、设备报废记录等。食堂档案：保存食品采购索证资料、食品加工过程记录、食堂卫生检查记录、食品安全事故处理记录等。（二）编号规则采用分类编号法，对每类档案进行统一编号。编号由字母和数字组成，具体规则如下：1.一级编号：用大写字母表示档案类别，如“LR”代表老人档案，“YG”代表员工档案，“XZ”代表行政管理档案，“CW”代表财务档案，“HQ”代表后勤档案。2.二级编号：根据每类档案的细分内容，用两位数字表示。例如，老人档案中的基本信息档案编号为“LR01”，健康档案编号为“LR××（根据健康档案细分内容依次编号）”。3.三级编号：对于数量较多的档案，如员工档案中的工作经历档案，按照员工入职顺序进行流水编号；财务档案中的会计凭证档案，按照凭证年度和月份进行编号，如“CW01××（年份）××（月份）”。通过这种编号方式，确保档案编号的唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理制度规定定期收集本部门产生的各类档案资料。2.档案资料应真实、完整、清晰，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于纸质档案，应确保字迹清晰、页面整洁；对于电子档案，应保证格式规范、内容准确，并定期进行备份。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类。2.编目排序：对每类档案编制详细的目录，注明档案名称（标题）、编号、日期、来源等信息，并按照编号顺序进行排列。3.装订成册：对于纸质档案，根据档案内容的多少和重要性，进行合理装订，确保档案整齐、牢固。4.数字化处理：对重要的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并与纸质档案对应存放，便于查阅和长期保存。五、档案存储与保管（一）存储环境1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，确保档案存储安全。（二）保管方式及期限1.纸质档案：采用档案盒或档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列。档案保管期限根据国家相关法律法规和行业标准执行，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。例如，老人基本信息档案、员工个人基本档案等长期保存；行政管理文件中的一般性通知等短期保存。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类建立文件夹结构进行存放。电子档案应定期进行备份，备份存储介质异地存放，以防止数据丢失。电子档案保管期限与纸质档案一致。（三）档案清查与盘点1.档案管理部门定期对档案进行清查和盘点，每年至少一次全面清查，每季度进行部分抽查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、存储状况等，确保档案无丢失、损坏或错放现象。3.对清查和盘点结果进行详细记录，发现问题及时整改，并形成报告提交给养老院管理层。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的正确使用，不得用于非法或不当目的。2.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为养老院的管理决策、服务质量提升、老人权益保障等提供支持。（二）查阅流程1.内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门工作人员根据申请表提供相应档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程规范、有序，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门工作人员对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）借阅流程1.因工作需要借阅档案的，借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。4.借阅期满，借阅人应按时归还档案，档案管理部门工作人员进行验收，如发现问题及时与借阅人沟通解决。（四）特殊情况处理1.涉及法律纠纷、司法调查等特殊情况需要查阅或借阅档案的，应按照国家法律法规和司法程序办理相关手续，档案管理部门积极配合提供所需档案资料。2.对于不宜公开的档案信息，严格按照保密规定进行处理，限制查阅和使用范围，确保档案信息安全。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对档案库房实行专人管理，限制无关人员进入。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。３．在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，对涉及老人隐私、商业机密等敏感信息的档案，采取特殊保密措施。4.对于电子档案，设置不同级别的访问权限，采用加密存储和传输技术，防止信息泄露。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，制定档案安全应急预案，定期进行安全演练，提高应对突发事件的能力。2.加强档案库房的安全防范工作，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房24小时处于监控状态。3.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。4.严格执行档案销毁制度，对于达到销毁期限或失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，确保销毁过程安全、彻底。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据国家法律法规和行业标准，结合养老院实际情况，制定档案鉴定标准。2.从档案的真实性、完整性、时效性、关联性等方面进行综合评估，判断档案是否仍具有保存价值。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、财务人员等组成的鉴定小组。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。3.对鉴定为无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号（或文号）、日期、数量等信息。（三）销毁流程1.《档案销毁清单》经养老院管理层批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。对于电子档案，应采取技术手段进行彻底删除。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作按照规定要求进行。销毁完毕后，监督人员在《档案销毁清单》上签字确