国投集团三合一档案管理制度

PAGE国投集团三合一档案管理制度一、总则（一）目的为了加强国投集团档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，充分发挥档案在集团各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合集团实际情况，制定本三合一档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于国投集团总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：集团档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映集团各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存集团在各项活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及集团机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为集团各项工作提供便捷的档案服务。（四）定义1.档案：指国投集团在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.三合一档案：指将文书档案、科技档案和会计档案进行有机整合，统一管理的档案模式。3.档案管理部门：指集团设立的负责档案管理工作的专门机构或指定的部门。二、档案管理职责（一）集团档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定集团档案管理制度并组织实施。2.负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督所属各子公司、分公司的档案管理工作，定期开展档案工作检查和考核。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。5.负责集团档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。6.参与集团重大项目和重要活动的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各子公司、分公司档案管理职责1.贯彻执行集团档案管理制度，结合本单位实际情况，制定具体的档案管理实施细则。2.负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，定期向集团档案管理部门报送档案工作情况。3.接受集团档案管理部门的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。4.负责本单位档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。5.配合集团档案管理部门做好档案的移交、接收等工作。（三）各部门档案管理职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交本单位档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（四）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.开展档案的鉴定和统计工作，定期对档案进行清理和销毁。5.负责档案的检索和利用工作，为集团各项工作提供档案信息服务。6.参与档案信息化建设，录入和维护档案数据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括集团各类红头文件（含请示、报告、批复等）、会议文件、工作计划与总结、规章制度、合同协议、人事档案、荣誉证书等。2.科技档案：涵盖集团各类工程项目、科研项目、技术改造项目等形成的项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。3.会计档案：包含会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对于重要文件材料，应实行双套制收集，即同时保存纸质文件和电子文件。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点：保持文件之间的有机联系，按照文件材料的来源、时间、内容等进行分类整理。2.便于保管和利用：采用科学合理的分类方法和编号体系，便于档案的查找和借阅。（四）文书档案整理1.分类：按照年度机构保管期限的分类方法进行分类。年度划分以文件形成的自然年度为准；机构按照集团内部的部门设置进行分类；保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.编号：编制档案编号，编号应具有唯一性，便于档案的识别和管理。编号格式为：年度+机构代码+保管期限代码+流水号。3.装订：将每份文件材料按顺序排列，左侧装订，去除金属物，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，目录应打印清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。（五）科技档案整理1.分类：按照项目分类，每个项目下再按照文件材料的性质分为项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。2.编号：项目编号采用项目代码+流水号的形式，文件编号在项目编号后加上文件类别代码和流水号。3.组卷：将同一项目、同一类别的文件材料组成一卷或数卷，卷内文件应排列有序，编写页号。4.编目：编制科技档案目录，内容包括档号、项目名称、文件题名、日期、页号、保管期限等，目录应打印成册。（六）会计档案整理1.分类：按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别进行分类。2.编号：会计凭证编号按照月份和凭证序号编制，会计账簿编号按照账簿名称编制，财务报告编号按照报告年份和类别编制。3.装订：会计凭证应按月装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等，并由装订人在封面上签章。会计账簿应按照规定的格式和内容进行登记，年终打印成册。财务报告应按照规定的格式和内容编制，装订成册。4.编目：编制会计档案目录，内容包括档号、类别、题名、日期、保管期限等，目录应打印成册。四、档案的保管（一）保管场所1.集团应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案上架1.档案整理完毕后，应及时上架存放。上架时应按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，并有明显的标识。（四）档案保管期限1.文书档案：永久保管的档案：集团制定的重要规章制度、年度工作报告、中长期发展规划、重大合同协议、涉及集团权益和重要资产处置的文件等。保管30年的档案：一般性的文件材料、年度财务报表、人事任免文件等。保管10年的档案：一般性的事务性文件、短期的工作计划与总结等。2.科技档案：永久保管的档案：集团重大工程项目、科研项目的核心技术文件、竣工验收报告等。保管30年及以上的档案：重要工程项目、科研项目的相关文件材料。保管10年的档案：一般性工程项目、科研项目的文件材料。3.会计档案：永久保管的档案：年度财务决算报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。保管30年的档案：会计凭证、会计账簿等。保管10年的档案：月度、季度财务报表等。（五）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存或销毁。2.档案鉴定工作由集团档案管理部门牵头，组织相关部门和专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素进行综合评估，提出鉴定意见。4.对已到保管期限且确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报经集团领导批准后进行销毁。（六）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送集团领导和上级档案管理部门，统计数据应真实、准确、完整。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和集团档案管理制度，确保档案利用的合法性和安全性。2.坚持方便利用、服务大局的原则，为集团各项工作提供及时、有效的档案信息服务。（二）利用范围1.集团内部各部门因工作需要查阅档案。2.集团所属子公司、分公司因工作需要查阅档案。3.外单位因工作需要查阅集团档案，须经集团档案管理部门批准，并按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。借阅期限一般不超过[具体期限]，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等，经档案管理部门审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，确保其与原件具有同等效力。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、所在部门、利用时间、利用方式、利用档案名称及数量等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。（五）保密规定1.档案利用者应严格遵守国家保密法律法规和集团保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及集团机密的档案，应按照规定的保密级别进行管理和利用，严禁擅自扩大知悉范围。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立集团档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为集团各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对集团存量档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合集团档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现集团内部各部门之间档案信息的共享和交换，为集团各项工作提供协同办公支持。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，存储介质应定期进行备份，确保电子档案的安全。3.建立电子档案的检索和利用体系，方便档案利用者通过档案管理信息系统查阅和利用电子档案。（四）信息化安全管理1.加强档案信息化安全管理，建立健全信息化安全管理制度，采取必要的安全技术措施，保障档案信息系统的安全运行。2.对档案管理信息系统的用户进行权限管理，严格控制用户的操作权限，防止非法访问和数据泄露。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。七、档案的移交与接收（一）移交范围1.集团所属子公司、分公司因机构撤销、合并等原因，需要将档案移交给集团档案管理部门。2.集团内部各部门因工作职能调整等原因，需要将档案移交给其他部门或集团档案管理部门。（二）移交要求1.档案移交单位应按照档案整理要求，对拟移交的档案进行全面整理，确保档案的齐全、完整、准确。2.编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息，一式两份，双方签字