图书馆档案规章制度范本

PAGE图书馆档案规章制度范本一、总则（一）目的为加强图书馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于图书馆全体员工以及与图书馆档案管理相关的各类人员。（三）档案定义本馆档案是指图书馆在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：图书馆档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映图书馆的工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，涵盖图书馆工作的各个方面。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置图书馆设立专门的档案管理室，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。3.按照规定的借阅制度，办理档案借阅手续，做好借阅登记和催还工作。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全与完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行档案的销毁处理。6.积极开展档案信息开发利用工作，为图书馆各项工作提供服务。7.参与制定和完善档案管理制度，对档案管理工作进行监督和指导。三、档案收集与整理（一）收集范围1.图书馆行政管理文件，包括上级文件、馆内文件、会议记录、工作计划与总结等。2.业务工作文件，如采购合同、读者服务记录、文献编目数据等。3.财务文件，包括预算、决算、财务报表等。4.人事档案，如员工招聘、考核、晋升、奖惩等资料。5.设备档案，包括图书馆各类设备的购置、维修、使用等记录。6.其他具有保存价值的文件、资料、声像等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理好后移交档案管理部门。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，使用耐久性强的书写材料。3.对重要文件和资料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、业务工作类、财务类、人事类、设备类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐美观。四、档案归档与保管（一）归档期限1.年度文件应在次年上半年归档完毕。2.专项工作文件应在工作结束后一个月内归档。3.设备档案应在设备验收合格后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案材料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，符合要求的予以接收，并办理交接手续。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映图书馆主要职能活动和历史面貌的，对本馆有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年保管期限。定期保管的档案根据其价值和实际需要确定具体的保管期限。（四）保管要求1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保存。2.档案应存放在专用的档案柜内，按照类别和编号顺序排列，便于查找。3.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本馆员工因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理室办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案的，须持有单位介绍信，经图书馆主管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案的，还需报上级主管部门批准。3.查阅人事档案的，按照人事档案管理规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以批准，并提供相应的档案。3.查阅人员在档案管理室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。（三）利用方式1.查阅人员可根据需要复印、摘录档案内容，但需经档案管理部门同意，并登记复印、摘录的内容。2.如需利用档案进行对外宣传、展览等活动的，需报图书馆主管领导批准，并按照相关规定办理手续。（四）归还手续查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应及时报告并追究查阅人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和图书馆主管领导组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值。2.根据档案的保管期限和实际利用情况，确定档案是否需要继续保存。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出档案销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.将《档案销毁清册》报图书馆主管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应两人以上监销，并在销毁清册上签字。4.销毁完毕后，将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立图书馆档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将纸质档案进行数字化处理，录入档案管理信息系统。2.对电子档案应按照规定的格式和标准进行整理和存储，确保数据的准确性和完整性。3.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.建立健全档案管理信息系统安全管理制度，设置用户权限，防止未经授权的访问和操作。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，确保系统安全运行。3.对档案管理信息系统的操作人员进行培训，提高其安