环境监察档案管理制度

PAGE环境监察档案管理制度一、总则（一）目的为加强环境监察档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在环境监察工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织环境监察部门在履行环境监察职责过程中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则环境监察档案由专门的档案管理机构或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映环境监察工作的实际情况，数据准确、资料可靠。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立环境监察档案管理室，配备专职档案管理人员，负责环境监察档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定完善的环境监察档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理负责收集、整理、归档环境监察工作中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案的齐全完整。3.档案保管与维护做好档案的保管工作，确保档案的安全。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案进行修复和复制。4.档案检索与利用建立科学的档案检索体系，方便档案的查阅和利用。按照规定为有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.档案鉴定与销毁按照规定对已失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后组织实施销毁。6.档案信息化建设推进环境监察档案信息化管理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。7.业务指导与培训对本公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.环境监察业务档案污染源监察档案：包括污染源基本信息、监察记录、监测报告、整改情况等。建设项目环境监察档案：涵盖建设项目环境影响评价文件、“三同时”验收文件、现场监察记录等。环境违法行为查处档案：包含违法案件立案审批表、调查询问笔录、现场检查笔录、处罚决定书等。环境应急管理档案：涉及应急预案、应急演练记录、突发环境事件报告及处理情况等。2.行政管理档案文件材料：上级文件、本公司/组织下发的文件、与其他部门往来文件等。会议记录：各类环境监察工作会议、专题会议的记录。工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划和总结。人事档案：档案管理人员及相关工作人员的人事资料。3.其他档案声像档案：环境监察工作中的照片、录像、录音等资料。实物档案：环境监察工作中获得的奖杯、证书、锦旗等实物。（二）档案编号1.编号规则采用分类编号法，按照档案类别进行编号。例如，环境监察业务档案中的污染源监察档案编号为“YJWY01”，其中“YJ”表示环境监察，“WY”表示污染源监察，“01”为顺序号。建设项目环境监察档案编号为“YJJS01”，以此类推。行政管理档案和其他档案也按照类似规则进行编号。2.编号方法编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别档案的顺序号。编号应保持唯一性，避免重复。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围环境监察部门在日常工作中形成的各种文件、资料、记录、报表、报告、照片、录像、实物等均属于档案收集范围。2.收集时间各项工作完成后，承办人员应及时将相关文件材料收集齐全，并移交档案管理人员。一般情况下，月度工作结束后5个工作日内完成当月档案资料的收集，年度工作结束后15个工作日内完成全年档案资料的收集。3.收集要求收集的档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。对电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行存储和备份。声像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息。实物档案应附上相关说明材料。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类方案对收集到的档案进行分类。装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，保持文件整齐。编页号：对纸质文件进行编页号，单面书写的文件编在右下角，双面书写的文件正面编在右下角，背面编在左下角。编目：编制档案目录，包括案卷题名、卷内文件目录、备考表等。案卷题名应准确概括卷内文件的主要内容，卷内文件目录应包含文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。五、档案的保管与保护（一）档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管方式采用纸质档案与电子档案同时保管的方式。纸质档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架存放，便于查找和管理。电子档案应存储在专用的存储设备上，并备份保存。同时，建立电子档案索引，方便快速检索。（二）档案保护1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。2.修复与复制对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复。对重要档案或易损档案，应进行复制备份，以防止原件丢失或损坏。3.防虫防鼠在档案库房内放置防虫、防鼠药品和器材，定期检查和更换，防止档案受到虫害和鼠害。4.安全防护加强档案库房的安全管理，安装防盗报警装置、消防设施等，确保档案的安全。档案管理人员应严格遵守安全操作规程，严禁无关人员进入档案库房。六、档案的检索与利用（一）档案检索1.检索工具建立纸质档案目录和电子档案索引两种检索工具。纸质档案目录应按照档案类别、年度、保管期限等顺序编制，便于手工查阅。电子档案索引应利用计算机软件建立，实现快速检索。2.检索方法按类别检索：根据档案类别查找相关档案。按年度检索：按照档案形成年度查找档案。按保管期限检索：根据档案保管期限查找特定期限的档案。按关键词检索：在电子档案索引中输入关键词，快速查找相关档案。（二）档案利用1.利用范围本公司/组织内部各部门因工作需要可查阅、借阅环境监察档案。外部单位因法律法规规定或工作需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用手续查阅手续：本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案。外部单位查阅档案，应出具单位介绍信和查阅人有效身份证件，经档案管理部门负责人批准后，按照规定查阅。借阅手续：本公司/组织内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。外部单位借阅档案，应按照查阅手续办理，并经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过7个工作日，特殊情况需延长的，应另行申请。3.利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定标准根据国家有关规定和本公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。一般情况下，环境监察业务档案中的污染源监察档案、建设项目环境监察档案、环境违法行为查处档案、环境应急管理档案等保管期限为长期（10年以上）；行政管理档案中的文件材料、会议记录、工作计划与总结等保管期限为短期（5年以下）；其他档案根据实际情况确定保管期限。3.鉴定方法鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保管期限。对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.销毁审批经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，报经本公司/组织负责人批准后进行销毁。2.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方