水源档案管理制度

PAGE水源档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司水源档案的管理，确保水源档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥水源档案在公司生产、运营、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与水源相关的各类档案资料的管理，包括水源勘探报告、水源水质监测记录、取水许可证及相关审批文件、供水设施运行维护记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对水源档案进行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则水源档案应如实反映公司水源的实际情况，所有记录和数据必须真实可靠。3.保密性原则对于涉及公司商业机密、水源安全等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全的前提下，应便于公司内部各部门及相关人员查阅和利用水源档案，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善水源档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司的水源档案，建立健全档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对水源档案进行分类、编号、编目等工作，保证档案的规范化管理。4.定期对水源档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。5.负责档案的借阅、归还登记工作，按照规定审批档案借阅申请，监督借阅人员的使用情况，确保档案安全。6.组织开展档案信息化建设，逐步实现水源档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。7.参与公司涉及水源档案相关的重大决策和项目，提供档案信息支持。（二）档案形成部门职责1.负责本部门产生的水源档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案形成过程中的资料齐全、完整，符合归档要求。3.在档案形成过程中，严格按照相关法律法规和行业标准进行操作，保证档案内容的真实性和合法性。4.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案利用人员职责1.严格遵守档案管理制度，按照规定办理档案借阅手续。2.爱护档案，不得擅自涂改借阅的档案，不得转借他人，确保档案的安全和完整。3.在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应办理相应的延期手续。4.对借阅过程中知悉的档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水源勘探阶段形成的各类报告、图纸、数据等资料，包括地质勘探报告、水文地质报告、水源地地形图等。2.取水环节的相关文件，如取水许可证、水资源论证报告、取水申请及审批文件等。3.水源水质监测记录，包括日常监测数据、水质分析报告、水质异常情况记录等。4.供水设施的建设、运行与维护资料，如供水管道铺设图纸、泵站设备运行记录、维修保养记录等。5.与水源相关的合同协议，如供水合同、水源保护协议等。6.其他与水源管理有关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门产生的水源档案收集齐全，不得遗漏。2.档案形成过程中，应使用耐久性强的书写材料和载体，确保档案的长期保存。3.对于电子文件形式的水源档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类按照水源档案的形成阶段、内容性质等进行分类，可分为水源勘探类、取水许可类、水质监测类、供水设施类、合同协议类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，可采用年份+类别代码+流水号的方式进行编号。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索和查阅档案。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保存。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案采用密集架存放，按照分类顺序排列，便于查找和存取。同时，应定期对纸质档案进行清点和核对，发现问题及时处理。对于重要且不常使用的纸质档案，可进行备份存储，如制成缩微胶片等。2.电子档案建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，并定期进行数据备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和完整性。（三）保管期限根据水源档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。具体保管期限如下：1.永久保管取水许可证及相关重要审批文件。水源地重大变更记录及相关文件。涉及公司水源安全的重要文件和资料。2.长期保管水源勘探报告、水资源论证报告等重要技术文件。长期的水质监测数据及分析报告。供水设施的总体设计图纸、重要设备的技术资料等。3.短期保管一般性的水质监测记录、日常维修保养记录等。临时性的取水申请及审批文件。（四）档案的清查与盘点1.档案管理部门应定期对水源档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的实际数量与目录相符，档案的保管状况良好。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应详细记录清查结果，形成清查报告，上报公司领导。五、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部各部门因工作需要借阅水源档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称及数量、预计归还日期等内容，经部门负责人签字后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据借阅申请的内容进行审核，对于涉及公司核心机密或重要信息的档案，需经公司主管领导批准后方可借阅。3.外部单位因特殊原因需要查阅公司水源档案的，必须持有单位介绍信，并经公司主管领导批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅登记1.档案管理部门应对借阅申请进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期、档案名称及数量等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认，领取档案后，按照规定的时间和要求使用档案。（三）借阅期限1.一般情况下，档案借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延期使用，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.对于重要且不常使用的档案，借阅期限应根据实际情况从严控制，确保档案的及时归还和安全保管。（四）档案利用1.借阅人员应在指定的地点使用档案，不得将档案带出公司或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。2.档案利用过程中，借阅人员应妥善保管档案，不得随意涂改、损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对水源档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表及公司内部档案专家组成。鉴定小组负责对水源档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否仍具有保存价值，是否已过保管期限。2.检查档案的完整性和准确性，对于不完整或不准确的档案，应根据实际情况进行处理。3.评估档案的利用频率和利用效果，对于长期未被利用且无保存必要的档案，可考虑销毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、数量、销毁原因等内容。2.《档案销毁清单》经公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如纸质档案可采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应进行彻底删除，并确保无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认。5.档案销毁清单应作为档案管理的重要资料进行保存，保存期限与相应档案的保管期限一致。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现水源档案的数字化管理，建立完善的电子档案管理系统，提高档案管理的效率和利用水平，实现档案信息的快速检索、共享和远程利用。（二）电子档案的录入与存储1.档案管理部门应按照档案整理的要求，将纸质水源档案进行数字化录入，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立清晰的目录结构，便于查找和管理。同时，应对电子档案进行备份存储，备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。（三）电子档案管理系统功能1.档案录入与编辑：实现电子档案的在线录入、修改、删除等功能，确保档案信息的及时更新和准确维护。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的访问和使用进行严格控制，确保档案信息的安全。只有经过授权的人员才能访问和操作相应的档案。4.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，提高借阅管理的效率和透明度。5.统计分析：对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.加强电子档