校责险档案管理制度

PAGE校责险档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校责任保险（以下简称“校责险”）档案管理，确保校责险业务相关资料的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及保险行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在校责险业务中涉及的各类档案资料的管理，包括但不限于投保资料、理赔资料、风险评估报告、保险合同等。（三）管理原则1.集中统一原则校责险档案由专门的档案管理部门或岗位进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映校责险业务的实际情况，数据准确无误，资料完整齐全。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失。对涉及学校隐私和商业机密的档案严格保密。4.便于利用原则档案管理应便于查询、调阅和使用，提高工作效率，为校责险业务的开展提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善校责险档案管理制度，并组织实施。2.集中管理校责险业务档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对档案进行分类、整理、装订、编目等工作，保证档案的规范化和标准化。4.负责档案的安全保管，定期检查档案的保管状况，采取必要的防护措施，确保档案安全。5.按照规定的程序和要求，为公司/组织内部各部门及外部相关单位提供档案查询、借阅服务。6.对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案管理的时效性和有效性。（二）业务部门职责1.负责收集、整理本部门在校责险业务过程中产生的各类资料，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、查询等工作，提供必要的业务信息和资料。3.在档案管理部门的指导下，对涉及本部门的档案进行妥善保管，防止丢失或损坏。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料。（三）经办人员职责1.负责在业务办理过程中及时收集、整理相关资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.将经办业务形成的资料按照规定的时间和要求移交业务部门或档案管理部门。3.对本人经办业务的档案资料负责，不得泄露档案信息。三、档案分类与编号（一）档案分类1.投保档案类包括学校基本信息、投保申请、风险评估报告、保险合同等资料。2.理赔档案类涵盖出险通知书、事故证明、损失清单、理赔申请书、理赔调查报告、理赔决定等资料。3.财务档案类主要有保费发票、赔款支付凭证、财务报表等与校责险业务相关的财务资料。4.其他档案类如业务往来函件、会议记录、培训资料等不属于上述三类的其他相关资料。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.编号格式为：[年份][类别代码][顺序号]“年份”为档案形成的公元纪年年份，取四位数字，如“2023”。“类别代码”根据档案分类设置，分别用“TB”表示投保档案类、“LP”表示理赔档案类、“CW”表示财务档案类、“QT”表示其他档案类。“顺序号”为每类档案按时间顺序排列的流水号，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第5份投保档案编号为“2023TB005”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.业务部门和经办人员应在业务发生过程中同步收集相关资料，确保资料的及时性和完整性。2.对于学校提供的资料，应要求其加盖公章或相关负责人签字确认，以保证资料的真实性和有效性。3.涉及多部门协作的业务，各部门应明确资料收集的责任人，确保资料不遗漏。（二）整理规范1.档案管理部门收到业务部门移交的资料后，应及时进行整理。2.按照档案分类标准，对资料进行分类排序，同一类档案应按照时间顺序排列。3.对每份资料进行编号，并在资料右上角或左上角加盖编号章。4.去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格的纸张进行粘贴或折叠，确保资料整齐美观。5.对于破损或褪色的资料，应进行修复或复制，保证档案内容清晰可读。五、档案装订与编目（一）装订要求1.采用线装或胶装的方式对档案进行装订，确保装订牢固，不易散落。2.装订时应将资料的页码对齐，防止出现错页、漏页现象。3.在装订线左侧或上方留出一定的空白，以便于编目和查阅。（二）编目内容1.编制档案目录，目录应包含档案编号、类别、题名、日期、保管期限、页数等信息。2.对每份档案编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容，序号应与资料在档案中的排列顺序一致。3.编写档案备考表，备考表应置于卷末，并注明本卷档案的整理情况、缺损情况、补充和移出情况等。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、除湿设备等设施，确保档案安全。（二）保管方式1.档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.采用密集架或档案柜存放档案，档案应排列整齐，标识清晰。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限1.校责险档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为5年，包括一般性的业务往来函件、临时报表等。3.中期档案保管期限为10年，如风险评估报告、部分理赔资料等。4.长期档案保管期限为15年以上，主要包括保险合同、重要的理赔档案、财务档案等。5.保管期限自档案形成年度的次年1月1日起计算。（四）档案检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.每年至少进行一次全面检查，对发现的问题应及时采取措施进行处理。3.检查过程中应做好记录，对档案的损坏、丢失等情况应详细记录，并分析原因，提出改进措施。七、档案借阅与利用（一）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.部门负责人及以上人员可直接审批借阅申请；普通员工借阅档案需经部门负责人审批后，报档案管理部门负责人批准。3.外部单位因工作需要查阅档案的，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司/组织相关负责人批准后方可查阅。（二）借阅期限1.内部人员借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应办理续借手续。2.外部单位查阅档案应在规定的时间内完成，如需复制档案，应按照公司/组织的相关规定办理手续。（三）借阅登记1.档案管理部门应对借阅情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织内部各部门及外部相关单位提供档案利用服务，根据需求及时提供档案资料。2.利用档案时应遵守相关法律法规和公司/组织的规定，不得擅自更改、涂抹、复制档案内容。3.如需对档案进行摘录、引用或公开披露，应经档案管理部门负责人及相关领导批准，并注明档案来源。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要性，对到期档案进行鉴定，确定是否仍需保存。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见。2.编制《档案销毁清册》,详细记录拟销毁档案的名称、编号、类别、数量、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经公司/组织相关负责人批准