档案馆档案进出库制度

PAGE档案馆档案进出库制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案的管理，确保档案的安全与完整，规范档案进出库流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆内所有档案的进出库管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准。2.确保档案进出库过程的准确、安全、有序。3.实行双人核对、登记备案制度，保障档案信息的保密性。二、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应定期将整理好的档案移交至档案馆。移交时，需填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案收集人员在接收档案时，应认真核对移交清单与实际档案是否一致。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。（二）档案整理与编目1.档案馆工作人员对接收的档案进行整理，按照档案的分类标准进行分类、编号、装订等工作。2.依据整理结果，编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等内容，以便于查询和管理。（三）档案上架1.根据档案的类别和编号，将整理好的档案上架存放。档案应放置在专门的档案柜中，确保排列整齐、有序。2.在档案柜上标明档案类别、编号范围等信息，便于快速查找。（四）入库登记1.档案入库后，管理人员应及时在《档案入库登记表》上进行登记，记录档案的入库时间、名称、数量、存放位置等详细信息。2.《档案入库登记表》应妥善保存，以备查阅。三、档案出库管理（一）借阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、预计归还时间等。2.申请表需经所在部门负责人签字批准。（二）审批流程1.《档案借阅申请表》提交至档案馆后，档案馆负责人应根据申请内容进行审批。对于涉及重要机密的档案，需经公司/组织高层领导批准。2.审批通过后，档案馆工作人员在申请表上签字确认，并注明批准文号和日期。（三）档案提取1.借阅人凭批准后的《档案借阅申请表》到档案馆提取档案。档案馆工作人员应与借阅人共同核对档案的名称、数量等信息，并在《档案出库登记表》上进行登记。2.档案提取过程中，工作人员应确保档案的安全，避免损坏或丢失。（四）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅时间，借阅人应提前向档案馆提出申请，并说明原因。2.特殊档案的借阅期限根据具体情况另行规定，但最长不得超过[X]个工作日。（五）归还档案1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案馆工作人员应认真核对档案的完整性和准确性。2.如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。档案归还后，工作人员在《档案出库登记表》上注明归还时间，并将档案重新上架存放。四、档案调阅管理（一）调阅申请1.外单位因工作需要调阅本公司/组织档案时，需提前向本公司/组织发出《档案调阅函》，说明调阅档案的目的、范围、时间等。2.《档案调阅函》应加盖调阅单位公章。（二）审批流程1.收到《档案调阅函》后，本公司/组织相关部门应对调阅申请进行审核。审核内容包括调阅单位的资质、调阅目的的合理性等。2.审核通过后，报公司/组织主管领导批准。批准后，将调阅函复印件交档案馆备案。（三）调阅安排1.档案馆根据批准的调阅申请，安排调阅时间和地点。调阅过程中，应安排专人负责陪同，确保调阅工作的安全和规范。2.调阅人员只能在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行其他违规操作。（四）调阅记录1.调阅过程中，档案馆工作人员应做好调阅记录，包括调阅时间、调阅人员、调阅档案名称、调阅目的等信息。2.调阅记录应妥善保存，以备后续查询和审计。（五）归还档案1.调阅结束后，调阅人员应及时归还档案。档案馆工作人员应再次核对档案的完整性和准确性。2.如发现档案有问题，应及时与调阅人员沟通解决。档案归还后，在调阅记录上注明归还情况。五、档案移交管理（一）移交申请1.公司/组织内部各部门之间因工作调整等原因需要移交档案时，需填写《档案移交申请表》，说明移交档案的名称、数量、移交原因等。2.《档案移交申请表》需经移交部门和接收部门负责人签字批准。（二）移交准备1.移交部门应提前对拟移交的档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。整理好的档案应编制详细的移交清单。2.接收部门应安排专人接收档案，并做好接收准备工作。（三）档案移交1.移交双方应按照批准的移交申请，在规定的时间和地点进行档案移交。移交过程中，双方应共同核对移交清单与实际档案是否一致。2.核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，并注明移交日期。（四）移交登记1.档案馆工作人员应根据《档案移交清单》，在《档案移交登记表》上进行登记，记录档案的移交情况。2.《档案移交登记表》应妥善保存，作为档案管理的重要依据。六、档案销毁管理（一）销毁鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要销毁。鉴定工作应由公司/组织档案鉴定小组负责，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员及公司/组织领导等。2.鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合评估档案是否可以销毁。（二）销毁申请1.经鉴定可以销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁申请表》需经公司/组织主管领导批准。（三）销毁实施1.批准后的《档案销毁申请表》交至档案管理部门，由专人负责组织档案销毁工作。销毁过程应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。2.销毁现场应有两人以上在场监督，并在《档案销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。（四）销毁记录1.《档案销毁登记表》应作为档案销毁的重要凭证，妥善保存。记录内容应完整、准确，以备后续查询和审计。2.对于涉及重要机密的档案，销毁记录应长期保存，不得擅自销毁或篡改。七、档案安全管理（一）库房安全1.档案馆库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。定期对库房设施进行检查和维护，确保其正常运行。2.库房内应设置温湿度计，保持适宜的温湿度环境。温湿度范围应符合国家有关档案保管的标准要求。（二）档案保护1.档案管理人员应严格遵守档案保护规定，在档案整理、存放、查阅等过程中，采取必要的保护措施，防止档案受损。2.对于珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、装裱加固等。（三）安全检查1.定期对档案馆进行安全检查，包括库房设施、档案保管情况、进出库登记等方面。检查人员应填写《安全检查记录表》，记录检查情况和发现的问题。2.对于检查中发现的安全隐患，应及时采取措施进行整改，确保档案的安全。（四）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、盗窃等突发事件发生时的应急处置措施。2.定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应对突发事件的能力。一旦发生突发事件，应立即启动应急预案，最大限度地减少损失。八、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案馆档案进出库制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组应重点检查档案进出库登记、审批流程、安全管理等方面的工作，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核办法，将档案进出库制度的执行情况纳入考核范围