三方比价报价制度规范要求

PAGE三方比价报价制度规范要求一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购活动中的三方比价报价流程，确保采购决策的科学性、公正性和透明度，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等，涉及金额达到公司规定的采购限额标准以上的情况。3.基本原则公平公正原则：确保参与比价报价的各方机会均等，不受任何歧视或偏袒，依据客观标准进行评价和选择。公开透明原则：采购流程和相关信息应向所有符合条件的供应商公开，保证采购过程的透明度，接受公司内部监督和社会监督。竞争择优原则：通过引入多家供应商参与比价报价，充分发挥市场竞争机制，选择最优供应商，以获取最佳采购性价比。诚实守信原则：供应商应如实提供报价及相关信息，公司应遵守承诺，维护良好的商业信誉。二、比价报价参与方1.采购部门负责发起采购项目，制定采购需求和规格要求，组织实施三方比价报价活动。对供应商的报价进行初步审核，筛选出符合基本要求的供应商参与比价。协调与供应商的沟通，解答供应商关于采购项目的疑问。2.供应商具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和履行合同能力。按照采购部门要求，在规定时间内提供准确、完整的报价文件，包括产品或服务的价格、规格、质量标准、交货期、售后服务等内容。对所提供的报价信息真实性负责，不得虚报、瞒报价格或提供虚假资料。3.评审小组由采购部门、财务部门、技术部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。负责对供应商的报价文件进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，评选出最优供应商。向公司管理层提交评审报告，提出采购建议。三、比价报价流程1.采购申请使用部门根据业务需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、交货期等要求。采购申请表经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购需求确定采购部门对采购申请表进行审核，与使用部门沟通确认采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准等要求。根据采购需求，制定采购文件，包括采购询价函、报价清单、技术规格书等。3.供应商选择与邀请采购部门通过公司供应商库、行业网站、招标平台等渠道，筛选出符合采购项目要求的潜在供应商名单。向潜在供应商发出采购询价函，邀请其参与三方比价报价，明确报价截止时间、报价方式、报价文件要求等事项。4.报价文件提交供应商在规定时间内将报价文件密封提交至采购部门。报价文件应包括报价单、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的提供营业执照副本）、产品或服务的详细规格说明、质量标准、售后服务承诺、业绩证明材料等。采购部门对供应商提交的报价文件进行签收登记，检查报价文件的完整性和密封性。5.初步审核采购部门对供应商的报价文件进行初步审核，检查报价文件是否符合采购文件要求，包括报价内容的完整性、准确性，供应商资格证明文件的有效性等。对不符合要求的报价文件，采购部门应及时通知供应商补充或修正，如供应商在规定时间内未按要求整改，视为放弃参与比价报价。6.比价评审采购部门组织评审小组对通过初步审核的供应商报价文件进行比价评审。评审小组应按照事先确定的评审标准和方法，对供应商的报价、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评价。评审标准可根据采购项目的特点和公司需求设定，一般包括价格因素占比[X]%，质量因素占比[X]%，交货期因素占比[X]%，售后服务因素占比[X]%等。评审小组对各供应商的报价文件进行详细分析和比较，记录评审过程和结果，形成评审意见。7.确定中标供应商评审小组根据评审意见，推荐中标供应商候选人名单。中标供应商候选人应是综合得分最高的供应商。采购部门将中标供应商候选人名单提交至公司管理层审批。公司管理层根据评审报告和公司利益，确定最终中标供应商。8.签订合同采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档备案。四、报价要求1.报价内容供应商的报价应包括产品或服务的单价、总价、税率、运费、包装费、保险费等所有费用明细，确保报价完整、准确。对于需要提供详细技术规格的采购项目，供应商应在报价文件中附上产品或服务的详细技术规格说明，包括技术参数、性能指标、材质要求等。供应商应明确产品或服务的质量标准，如国家标准、行业标准或企业标准等，并承诺提供的产品或服务符合相应质量标准。报价文件中应注明交货期，包括预计发货日期和预计到货日期，确保交货期满足公司业务需求。供应商应提供售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、质保期等，明确售后服务的责任和义务。2.报价方式供应商应按照采购部门规定的报价方式进行报价，一般可采用书面报价、电子报价等方式。书面报价应使用公司统一印制的报价单，加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。电子报价应通过采购部门指定的电子平台提交，确保报价数据的准确性和完整性。电子报价文件应具备电子签名或数字证书，以保证报价的真实性和有效性。3.报价有效期供应商的报价有效期应满足采购项目的评审和决策时间要求，一般不少于[X]个工作日。在报价有效期内，供应商不得擅自更改报价。如因特殊原因需要调整报价，应提前书面通知采购部门，并经采购部门同意后方可调整。若采购项目未能在报价有效期内完成评审和决策，采购部门应及时通知供应商延长报价有效期，供应商应予以配合。五、评审标准1.价格因素评审小组对各供应商的报价进行比较，以最低报价为基准，计算其他供应商报价与最低报价的价格偏离率。价格偏离率计算公式为：（供应商报价最低报价）/最低报价×100%。价格因素在评审标准中的占比一般不低于[X]%，具体占比可根据采购项目的性质和公司对价格的敏感度进行调整。2.质量因素评审小组根据采购项目的质量要求，对供应商提供的产品或服务质量进行评估。质量评估可参考供应商的质量管理体系认证情况、产品质量检测报告、过往业绩等。对于关键质量指标，评审小组可要求供应商提供样品进行检验或测试，以确保产品或服务质量符合要求。质量因素在评审标准中的占比一般为[X]%左右。3.交货期因素评审小组比较各供应商承诺的交货期，选择交货期满足公司业务需求且最短的供应商。交货期因素在评审标准中的占比一般为[X]%左右。4.售后服务因素评审小组对供应商的售后服务承诺进行评估，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、质保期等。售后服务因素在评审标准中的占比一般为[X]%左右。六．监督与管理1.内部监督公司内部审计部门负责对三方比价报价制度的执行情况进行定期审计和监督，检查采购流程是否合规，评审过程是否公正，采购决策是否合理。采购部门应定期向公司管理层汇报采购项目的进展情况，包括供应商选择、报价评审、合同签订等环节，接受公司管理层的监督和指导。公司员工有权对采购活动中的违规行为进行举报，公司应设立举报渠道，对举报信息进行及时调查和处理，并保护举报人权益。2.供应商管理采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、报价情况、合作历史、业绩评价等内容，对供应商进行动态管理。对于在三方比价报价活动中存在违规行为的供应商，如提供虚假报价、恶意低价竞争等，采购部门应视情节轻重给予警告、暂停合作、列入黑名单等处罚措施，并及时向公司管理层报告。采购部门应定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商合作策略，促进供应商不断提高产品质量和服务水平。3.档案管理采购部门应负责整理和归档三方比价报价活动中的各类文件和资料，包括采购申请表、采购文件、供应商报价文件、评审报告、采购合同等，确保档案资料的完整性和准确