接访工作档案管理制度

PAGE接访工作档案管理制度一、总则（一）目的为了加强接访工作档案的管理，确保接访工作档案的完整、准确、系统和安全，提高接访工作的效率和质量，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及接访工作档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：接访工作档案应如实反映接访工作的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理接访工作中形成的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的格式、内容等符合要求。4.保密性原则：对接访工作中涉及的敏感信息和个人隐私严格保密。二、接访工作档案的内容（一）接访记录1.来访人员基本信息：包括姓名、性别、年龄、职业、联系方式等。2.来访时间、地点：详细记录接访的具体时间和地点。3.来访事由：准确描述来访人员反映的问题、诉求等。4.接访过程记录：记录接访人员与来访人员的沟通交流情况，包括询问内容、解答情况、处理意见等。（二）处理意见及结果1.针对来访问题的分析判断：对接访事由进行分析，明确问题的性质和关键要点。2.制定的处理措施：根据分析结果，制定具体的处理措施和解决方案。包括责任部门、责任人、处理期限等。3.处理结果记录：记录问题处理的最终结果，如是否解决、解决程度、来访人员反馈等。（三）相关文件资料1.来访人员提交的书面材料：如申诉书、证明材料、信访信件等。2.接访过程中形成的文件：如会议纪要、批示文件、沟通函件等。3.与问题处理相关的政策法规依据：整理并归档涉及问题处理的相关政策法规文件。三、接访工作档案的收集与整理（一）收集要求1.接访人员在每次接访工作结束后，应及时将接访记录、处理意见及相关文件资料进行整理收集。2.对于来访人员提交的书面材料，应在接收时进行编号登记，确保材料的完整性和可追溯性。3.接访过程中形成的文件，如会议纪要等，应在会议结束后及时整理，由记录人签字确认，并提交归档。（二）整理方法1.分类整理：按照接访工作档案的内容分类，将接访记录、处理意见及结果、相关文件资料分别进行整理。2.编号标识：对接访工作档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，可以按照年份、月份、流水号的顺序进行编号。3.装订成册：对于纸质档案，应按照一定顺序装订成册，确保档案的整齐和牢固。同时，在每册档案首页编制目录，注明档案内容的详细清单。四、接访工作档案的归档与保管（一）归档流程1.接访工作档案整理完成后，由接访人员填写档案移交清单，注明档案的名称（包括编号）、数量、整理日期等信息。2.将档案移交清单提交给档案管理部门，档案管理部门核对无误后，在移交清单上签字确认，并接收档案进行归档。3.档案管理部门按照档案分类标准，将接访工作档案存入相应的档案柜或电子存储设备中，并建立档案索引目录，方便查询。（二）保管期限1.根据接访工作档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性接访记录和处理结果较为简单、对后续工作参考价值较小的档案。3.中期保管档案：保管期限为[X]年，涉及一些有一定影响力、可能在一定时期内仍需查阅参考的接访工作档案。4.长期保管档案：保管期限为[X]年以上，主要是涉及重大事件、重要政策执行、具有长期历史价值或法律纠纷可能涉及的接访工作档案。（三）保管要求1.档案库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。库房温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应保持在[适宜湿度范围]。2.档案存储设备要求：对于纸质档案，应存放在专用的档案柜中，档案柜应定期进行检查和维护，防止档案受损。对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全性。3.档案管理人员要求：档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉接访工作流程和相关法律法规。档案管理人员应定期对档案进行检查、清点和整理，发现问题及时处理，并做好记录。五、接访工作档案的查阅与利用（一）查阅权限在接访工作档案查阅方面，实行严格的权限管理制度。具体如下：1.内部查阅：本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅接访工作档案的，需填写《接访工作档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容范围、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人审批同意后，方可到档案管理部门查阅档案。2.外部查阅：因司法机关、行政机关等外部单位依法需要查阅接访工作档案的，需出具相关单位的正式函件，并经本公司/组织相关领导审批同意后，档案管理部门方可提供查阅服务。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保查阅工作符合规定要求。（二）查阅流程1.申请：查阅人员按照上述查阅权限要求，填写《接访工作档案查阅申请表》。2.审批：申请表提交后，按照内部查阅和外部查阅的不同审批流程进行审批。内部查阅申请由所在部门负责人审批；外部查阅申请需经本公司/组织相关领导审批。3.查阅：审批通过后，查阅人员凭有效证件到档案管理部门查阅档案。档案管理部门应根据查阅申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息。4.归还：查阅结束后，查阅人员应及时将查阅的档案资料归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用规定1.接访工作档案的利用应严格遵守法律法规和本制度的规定，确保档案信息的合法、合理使用。2.利用接访工作档案形成的资料，如需对外公开或提供给第三方使用的，必须经过严格的审核程序，确保不泄露公司/组织机密信息和个人隐私。审核通过后，应按照规定办理相关手续，并注明档案来源和使用范围。3.档案管理部门应定期对接访工作档案的利用情况进行统计分析，总结档案利用的规律和趋势，为公司/组织的决策提供参考依据。六、接访工作档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对接访工作档案进行鉴定，确保档案的保存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格慎重的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立接访工作档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、接访工作相关业务部门负责人、法律专业人员等组成。鉴定小组负责对接访工作档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺失页、损坏等情况。2.档案的准确性：核对档案内容与接访工作实际情况是否相符，有无错误或虚假信息。3.档案的保存价值：根据接访工作档案的重要性、历史价值、现实意义等因素，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的接访工作档案，应填写《接访工作档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《接访工作档案销毁申请表》经公司/组织相关领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁接访工作档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。销毁过程中，应做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。4.销毁记录应与《接访工作