重要档案管理制度

PAGE重要档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司重要档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的重要档案的管理。重要档案包括但不限于合同协议、财务报表、人事档案、技术资料、项目文档等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司重要档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司的各项工作和活动。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和检索。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责重要档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。（二）职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善档案管理制度。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司各部门形成的重要档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.档案查阅与利用：为公司内部各部门及员工提供档案查阅服务，按照规定办理档案查阅手续。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析，为公司决策提供依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.合同协议类：包括各类采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。2.财务报表类：包括年度财务报表、月度财务报表、财务审计报告等。3.人事档案类：包括员工入职档案、离职档案、薪资档案、培训档案等。4.技术资料类：包括产品设计图纸、工艺文件、技术标准、研发报告等。5.项目文档类：包括项目立项报告、项目可行性研究报告、项目实施方案、项目验收报告等。6.其他重要档案：包括公司规章制度、会议纪要、重要文件、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.档案收集人员应认真核对档案的内容和数量，确保档案的完整性和准确性。3.对于重要的档案，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件存放地点。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为合同协议类、财务报表类、人事档案类、技术资料类、项目文档类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的系统性和逻辑性。3.编目：对档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案来源、保管期限等内容。4.装订：对档案进行装订，确保档案的整齐、美观。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏的装订材料。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放重要档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.档案应定期进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度一般控制在45%60%之间。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）电子档案保管1.公司应建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理。电子档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、利用、备份等功能。2.电子档案应按照与纸质档案相同的分类和编号方法进行管理，确保电子档案与纸质档案的一致性。3.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，确保档案鉴定工作的合法性和规范性。2.档案鉴定应坚持全面、客观、公正的原则，综合考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值。（二）鉴定方法1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组。档案鉴定小组应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应按照档案鉴定原则和方法，对档案进行逐卷、逐件鉴定。鉴定内容包括档案的完整性、准确性、真实性、时效性、保密性等。3.档案鉴定小组应根据鉴定结果，提出档案的保管期限建议。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应具有重要的历史价值和现实意义；长期保管的档案应具有一定的历史价值和现实意义，保管期限一般为10年以上；短期保管的档案应具有一定的现实意义，保管期限一般为10年以下。（三）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理部门应组织档案销毁工作。档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门负责人和相关业务部门负责人共同监督销毁过程。3.档案销毁应采用焚烧或粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应填写《档案销毁登记表》，记录档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。4.档案销毁工作结束后，档案管理部门应将《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》等相关资料整理归档，妥善保管。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅重要档案的，应经公司分管领导审批。查阅涉及公司机密的档案的，应经公司主要领导审批。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应填写《档案查阅申请表》，经公司相关部门负责人审核后，报公司分管领导审批。查阅涉及公司机密的档案的，应经公司主要领导审批。（二）查阅手续1.查阅档案的人员应持有效证件到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应核对查阅人员的身份和查阅申请，为查阅人员提供必要的查阅条件。2.查阅人员应按照档案管理部门的规定，在指定的地点查阅档案。查阅人员不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.查阅人员如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复印或摘录手续。复印或摘录的档案内容应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用管理1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行详细记录。档案利用登记记录应包括档案编号、档案名称、查阅人员姓名、查阅时间、查阅目的、利用方式等信息。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，为公司决策提供依据。如发现档案利用过程中存在问题，应及时采取措施进行整改。七、档案的移交与接收（一）移交范围1.公司各部门因机构调整、人员变动等原因，不再保管的档案应及时移交档案管理部门。2.公司员工因离职等原因，其个人档案应及时移交档案管理部门。（二）移交要求1.档案移交部门应按照档案管理部门的要求，对拟移交的档案进行整理和编目，确保档案的齐全、完整和规范。2.档案移交部门应填写《档案移交清单》，详细记录移交档案的名称、数量、编号、日期等信息。《档案移交清单》一式两份，移交部门和档案管理部门各执一份。3.档案移交部门应将整理好的档案和《档案移交清单》一并移交档案管理部门。档案管理部门应认真核对移交档案的内容和数量，如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。（三）接收管理1.档案管理部门应按照档案管理规定，对接收的档案进行认真审核和登记。审核内