文书档案员各项制度

PAGE文书档案员各项制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，提高文书档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文书档案管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文书档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：归档的文书档案必须是真实、可靠的原始材料。3.完整性原则：全面收集公司各项工作活动中形成的各类文书档案，保证档案内容的完整。4.准确性原则：文书档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保文书档案的安全，防止档案信息泄露。二、文书档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司文书档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类文书档案，包括文件、合同、报告、会议记录等。3.对文书档案进行收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，建立健全档案检索体系。4.负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作。6.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，做好档案借阅、查阅等服务工作。7.定期对公司文书档案管理工作进行总结、分析，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门文书档案管理的日常工作，协助档案管理部门做好档案的收集、整理、移交等工作。3.严格执行公司文书档案管理制度，确保本部门形成的文书材料符合归档要求。（三）文书档案员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，具备良好的职业道德和保密意识。2.负责公司文书档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、保管、利用等。3.熟悉档案管理业务，掌握档案整理、分类、编目等技能，不断提高档案管理工作水平。4.积极主动地做好档案的收集工作，及时督促各部门移交应归档的文书材料。5.认真做好档案的整理和编目工作，确保档案的系统性和规范性，便于查找和利用。6.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，防止档案丢失和损坏。7.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。8.协助做好档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序办理相关手续。三、文书档案的收集与归档（一）收集范围1.公司对外发出的各类文件，包括通知、函件、报告、请示、批复等。2.公司内部形成的文件，如工作计划、总结、规章制度、会议记录、纪要等。3.公司签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司的各类报表、统计资料、财务凭证等。5.公司举办的各类活动的相关文件、资料，如活动方案、照片、视频等。员工的个人档案，包括入职申请表、劳动合同、培训记录、考核材料等。其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保材料的及时、完整收集。2.文书材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署齐全。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份和存储。4.收集的文书材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的归档工作。（三）归档时间1.各部门形成的文书材料应在次年第一季度内整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.对于一些时效性较强的文件，应及时归档，确保档案信息的及时性。（四）归档程序1.档案管理部门对各部门移交的文书材料进行核对，检查材料的完整性和准确性。2.按照档案分类方案对文书材料进行分类，确定其所属类别和保管期限。3.对文书材料进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。4.对文书材料进行装订，确保材料的整齐和牢固。5.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。6.将整理好的文书档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。7.将档案盒存放在档案柜中，按照分类顺序排列，建立档案存放索引。四、文书档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于文件的查找和检索，提高档案管理的效率。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。即先按年度将档案分为不同的类别，再在每个年度内按机构进行分类，最后按照保管期限对档案进行划分。2.年度分类以文件形成的自然年度为准，机构分类按照公司的部门设置进行，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（三）整理步骤1.区分全宗：将公司形成的文书档案作为一个全宗进行管理，明确全宗的范围和界限。2.年度划分：按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别整理。3.机构分类：在每个年度内，按照公司的部门设置对文件进行分类，同一部门的文件集中在一起。4.保管期限划分：根据文件的重要程度和保存价值，确定其保管期限，并将不同保管期限的文件分开整理。5.装订：对零散的文件进行装订，去除金属物，确保文件的整齐和牢固。6.编页号：对装订后的文件进行编页号，便于统计和查找。7.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、页数等信息。8.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在档案盒上标明档号、题名、保管期限等信息。五、文书档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火（二）温湿度要求1.档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.应配备温湿度测量设备，定期对库房的温湿度进行监测和记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。（三）防火、防潮、防虫、防盗措施1.防火：档案库房应安装防火报警装置和灭火设备，严禁在库房内吸烟和使用明火，定期对消防设施进行检查和维护。2.防潮：库房地面应做防潮处理，档案架应与墙壁保持一定距离，防止地面和墙壁的潮气侵蚀档案。对于受潮的档案，应及时进行干燥处理。3.防虫：库房内应放置防虫药品，定期进行检查和更换，防止虫害对档案的破坏。对发现虫害的档案，应及时采取防治措施。4.防盗：库房门窗应安装防盗设施，如防盗门、防盗窗、监控设备等，确保档案的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。（四）档案的定期检查与清点1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查次数。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时记录并采取措施解决。3.定期对档案进行清点，核对档案的数量和编号，确保档案的准确无误。（五）档案的修复与抢救1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和抢救。2.修复档案应采用科学合理的方法，确保档案的原貌和信息安全。3.对于重要档案的修复和抢救，应做好记录和备案工作。六、文书档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规，确保档案利用工作合法合规。2.服务为本原则：以服务公司各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供档案信息服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，同时做好档案的安全保护工作。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人事务需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要，按照规定程序查阅公司档案。（三）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案的名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后向借阅人发放档案，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、借阅人姓名等信息。3.外单位人员查阅公司档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅档案的范围等信息，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.严禁将档案转借他人或带出公司，如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.档案管理人员应及时催还到期借阅的档案，对逾期未还的借阅人进行催办。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定其保存价值。2.实事求是原则：根据档案的实际情况，客观公正地进行鉴定，避免主观随意性。3.定期鉴定原则：定期对档案进行鉴定，确保档案的时效性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定标准1.对已过保管期限的档案，根据其重要性和历史价值进行鉴定，确定是否仍需保存。2.对涉及公司机密、商业秘密等重要信息的档案，应根据保密规定确定其保管期限，未经批准不得销毁。3.对反映公司重大历史事件、重要业务活动等具有重要参考价值的档案，应长期保存。（四）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、保管