职场档案归档管理制度范本

PAGE职场档案归档管理制度范本一、总则（一）目的为了加强公司职场档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在职场工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：职场档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：归档的档案资料必须真实反映职场工作的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责职场档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订职场档案归档管理制度。2.档案收集与整理：负责收集、整理、分类、编目员工在职场工作中形成的各类档案资料。3.档案保管：妥善保管档案资料，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和清点。4.档案查阅与利用：按照规定为员工和相关部门提供档案查阅服务，办理档案借阅手续，做好档案利用记录。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后对无保存价值的档案进行销毁。6.档案信息化管理：推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索。7.培训与指导：对员工进行档案管理知识培训，指导员工正确归档和保管个人职场档案。三、档案分类与编号（一）档案分类1.入职档案：包括员工入职申请表、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同等。2.培训档案：员工参加公司内部培训、外部培训的相关资料，如培训通知、培训记录、培训证书等。3.绩效考核档案：员工绩效考核表、考核结果反馈、绩效改进计划等。4.晋升与调岗档案：晋升申请表、调岗审批表、相关考察材料等。5.薪酬福利档案：工资条、奖金发放记录、福利申请与审批材料等。6.考勤档案：考勤记录、请假条、加班申请与审批材料等。7.奖惩档案：奖励通知、荣誉证书、处罚决定等。8.离职档案：离职申请表、离职交接清单、离职证明等。9.其他档案：与职场工作相关的其他重要资料，如项目报告、工作总结、会议纪要等。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。年份为公元纪年，取四位数；类别代码根据档案分类设置，用两位字母表示；流水号为三位数，从001开始依次编号。例如，2023年入职档案的编号为23RZ001。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门职场档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.员工应主动将在职场工作中形成的各类档案资料及时提交给所在部门的档案收集责任人。3.对于重要的档案资料，如涉及公司机密、知识产权等，应采取加密存储或专人保管等措施。（二）整理要求1.档案收集责任人应按照档案分类标准对收集到的档案资料进行整理，确保每份档案资料齐全、完整。2.对档案资料进行分类装订，同一类别的档案资料应按照时间顺序排列，编写页码。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和核对。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房清洁卫生，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.员工本人可查阅自己的职场档案，但涉及个人隐私或公司机密的部分，需经档案管理部门批准后方可查阅。2.公司内部其他部门因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司职场档案的，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排查阅时间和地点。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、损坏档案资料。4.查阅结束后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理部门工作人员对档案进行核对，确保档案资料完整无损。（三）档案利用1.公司内部因工作需要复印、摘录档案资料的，需经档案管理部门批准，并在指定地点进行操作。复印、摘录的档案资料应注明出处，并加盖档案管理部门印章。2.外部单位或个人因特殊原因需要复印、摘录公司职场档案的，需按照查阅程序办理审批手续，并按照规定支付档案利用费用。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司职场工作的真实情况，是否具有查考利用价值。2.档案的保存期限是否符合国家法律法规和公司相关规定。3.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、涂改等情况。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司主管领导审批。2.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在《档案销毁登记表》上记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。3.档案销毁应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案资料无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监督，并在销毁记录上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现职场档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）电子档案收集与录入1.各部门应按照档案管理部门的要求，将纸质档案资料进行数字化处理，形成电子档案。2.档案管理部门负责将收集到的电子档案录入电子档案管理系统，确保录入信息的准确无误。（三）电子档案存储与管理1.电子档案应存储在安全可靠的服务器上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.电子档案管理系统应设置严格的用户权限，确保档案信息的安全保密。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可读性。（四）电子档案查阅与利用1.员工可通过电子档案管理系统查阅自己的职场电子档案，但涉及个人隐私或公司机密的部分，需经档案管理部门批准后方可查阅。2.公司内部其他部门因工作需要查阅电子档案的，需按照档案查阅程序办理审批手续，通过电子档案管理系统进行查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅