招投标档案管理移交制度

PAGE招投标档案管理移交制度一、总则（一）目的为加强公司招投标档案管理，规范档案移交工作，确保招投标档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招投标活动中形成的各类档案资料的管理与移交，包括但不限于招标文件、投标文件、评标报告、合同文件等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映招投标活动的全过程，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理招投标活动中产生的各类文件资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理和移交工作应遵循国家法律法规、行业标准及公司内部规定，做到规范有序。4.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）招标部门职责1.负责组织、实施招投标活动，确保招投标文件的编制、审核、发布等工作符合法律法规和公司要求。2.收集、整理本部门在招投标过程中形成的文件资料，包括招标公告、招标文件、答疑文件及相关补充文件等，并按照档案管理要求进行初步分类、编号和装订。3.负责与投标单位沟通协调，接收投标文件，并对投标文件的完整性、密封性等进行检查。4.协助评标委员会开展评标工作，提供必要的文件资料和信息支持。5.按照规定的时间和要求，将整理好的招投标档案资料移交至档案管理部门。（二）投标部门职责1.按照招标文件要求，编制、装订投标文件，确保投标文件内容真实、准确、完整。2.在规定时间内将投标文件送达指定地点，并负责投标文件的密封和包装。3.对招投标过程中涉及的本部门相关文件资料进行整理和保存，以备后续查阅。（三）评标委员会职责1.依据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，形成评标报告。2.对评标过程中形成的各类文件资料，如评标记录、打分表、推荐意见等进行整理和签字确认。3.将评标报告及相关文件资料移交至招标部门，由招标部门统一移交档案管理部门。（四）档案管理部门职责1.制定和完善招投标档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责接收、审核、保管和利用招投标档案，建立健全档案管理台账。3.对接收的招投标档案进行分类、编号、装订、上架等整理工作，确保档案的规范化管理。4.定期对招投标档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对到期的招投标档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.为公司内部各部门提供招投标档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招标文件：包括招标公告、招标文件正文、附件、答疑文件、补充文件等。2.投标文件：包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、业绩证明材料等。3.评标文件：包括评标委员会组成名单、评标记录、打分表、推荐意见、评标报告等。4.合同文件：包括中标通知书、合同协议书、合同条款、附件等。5.其他与招投标活动相关的文件资料，如开标记录、投标活动照片、现场勘查记录、往来函件等。（二）收集要求1.各部门应在招投标活动结束后及时收集本部门产生的相关文件资料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对于纸质文件，应确保字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全；对于电子文件，应确保格式规范、内容准确，并进行备份存储。3.收集的文件资料应注明形成日期、来源、保管期限等信息，以便于后续整理和管理。（三）整理方法及要求1.分类：按照招投标活动流程及文件性质，将档案分为招标文件类、投标文件类、评标文件类、合同文件类等类别。2.编号：对每一份档案进行唯一编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号格式可采用年份+项目编号+流水号的方式，如2023001001，表示2023年第1个项目的第1份档案。3.装订：对纸质文件进行装订，确保文件整齐、牢固，便于翻阅和保存。装订顺序应按照文件的重要性和逻辑关系进行排列，一般为封面、目录、正文、附件等。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速查找和了解档案内容。四、档案移交程序（一）移交准备1.招标部门在招投标活动结束后，应及时对整理好的档案资料进行自查，确保档案内容完整、准确、规范，编号、编目等工作符合要求。2.填写《招投标档案移交清单》，清单应详细列出档案的编号、题名、日期、份数等信息，并由移交部门负责人签字确认。（二）移交时间1.一般情况下，招标部门应在招投标活动结束后[X]个工作日内，将档案资料移交至档案管理部门。2.对于重大项目或特殊情况，经公司领导批准后，可适当延长移交时间，但最长不得超过[X]个工作日。（三）移交方式1.纸质档案移交：移交部门应将装订成册的纸质档案资料一式[X]份，连同《招投标档案移交清单》一并移交至档案管理部门。档案管理部门接收后，应在移交清单上签字确认，并留存一份清单作为档案管理台账的依据。2.电子档案移交：对于电子档案，移交部门应将整理好的电子文件按照规定的格式和存储路径进行存储，并制作电子档案目录清单。通过移动存储设备或网络传输等方式，将电子档案及目录清单移交至档案管理部门。档案管理部门接收后，应进行检查和核对，确保电子档案的完整性和可用性，并在移交清单上签字确认。（四）档案审核1.档案管理部门收到移交的招投标档案后，应按照档案管理要求进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、编号编目等情况。2.如发现档案存在问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求其进行补充、更正或重新整理。移交部门应在规定时间内完成整改，并再次移交档案管理部门审核，直至审核通过为止。五、档案保管与利用（一）保管期限1.招投标档案的保管期限应根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况确定。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性招投标项目，主要用于满足日常查阅和审计等需求。3.中期保管期限为[X]年，适用于重要招投标项目，保存期限应能满足公司在一定时期内对项目的追溯和查询要求。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律纠纷可能涉及的招投标项目。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对不同保管期限的档案应进行分类存放，并建立明显的标识。3.定期对档案进行盘点和检查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。（三）利用规定1.公司内部各部门因工作需要查阅招投标档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门应根据申请内容，对档案进行查阅和提供，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。4.涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需借阅档案，应按照公司保密制度的要求，办理借阅手续，并在规定期限内归还。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括招标部门、法务部门、审计部门等相关人员。鉴定小组负责对到期的招投标档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估。2.对于已超过保管期限且无保存价值的档案，可考虑销毁；对于仍具有一定利用价值或涉及法律纠纷等情况的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，并形成《招投标档案鉴定销毁清单》，清单应详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，经鉴定小组全体成员签字确认。2.将《招投标档案鉴定销毁清单》报公司领导审批，经批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，并由专人负责监督。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处