统计档案室管理制度

PAGE统计档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司统计档案室的管理，确保统计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥统计档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在统计档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：统计档案室负责集中管理公司各类统计档案，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：统计档案应如实反映公司各项统计工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司商业机密、敏感信息的统计档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，应提供便捷的档案查阅、利用服务，提高档案使用效率。二、统计档案的定义与分类（一）定义统计档案是指公司在各项统计工作中形成的，具有保存价值的各种文件、报表、数据、图表、记录等资料。（二）分类1.综合统计档案：包括公司年度、季度、月度综合统计报表，统计分析报告，统计工作计划与总结等。2.专业统计档案：根据公司不同业务部门的统计工作，分为销售统计档案、生产统计档案、财务统计档案、人力资源统计档案等。3.专项统计档案：针对公司特定项目或专项工作开展的统计活动所形成的档案，如市场调研统计档案、新产品研发统计档案等。4.统计原始记录档案：公司各部门在日常工作中产生的原始统计数据记录，如考勤记录、生产产量记录、销售订单记录等。三、统计档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责统计档案的收集工作，按照档案形成的规律和特点，定期将本部门产生的统计档案移交至统计档案室。2.统计档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏重要文件和数据。对于电子档案，应同时收集相关的存储介质，并确保数据的可读性。3.在收集过程中，如发现档案资料有破损、缺页等情况，应及时进行修复或补充。（二）整理1.统计档案室对收集到的档案进行分类整理，按照档案的类别、时间顺序等进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的查找和管理。编号规则应明确、统一，并在档案管理系统中进行记录。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。同时，应建立电子目录，方便查询和使用。4.对电子档案进行分类存储，按照文件类型、时间等进行命名和文件夹设置，确保电子档案的存储规范、有序。四、统计档案的归档与保管（一）归档1.整理后的统计档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息，双方签字确认。2.档案移交清单应一式两份，一份由统计档案室留存，一份由移交部门保存，以备查阅核对。3.归档后的统计档案应按照保管期限进行存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。（二）保管1.统计档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等保管条件，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。4.严格控制档案的借阅和使用，非档案管理人员未经许可不得进入统计档案室。档案管理人员应严格遵守档案查阅登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。五、统计档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅统计档案，应填写《统计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到统计档案室查阅。2.统计档案室应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还统计档案室，并在查阅登记本上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅统计档案的，应填写《统计档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和统计档案室负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划涂改，不得擅自复制或泄露档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告统计档案室，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，统计档案室应对归还的档案进行检查，如无问题，在借阅登记本上注明归还情况。六、统计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.统计档案室应定期对保管的统计档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由统计档案室负责人、相关业务部门人员等组成，负责对档案进行鉴定工作。鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，综合评估档案的保存价值。3.对经过鉴定确定已无保存价值的档案，应编制《统计档案销毁清单》，清单应包含档案编号、名称、日期、销毁原因等信息。（二）销毁1.《统计档案销毁清单》经公司主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。记录应保存[X]年以上。3.销毁工作完成后，统计档案室应在《统计档案销毁清单》上注明销毁情况，并将销毁清单存档。七、统计档案的信息化管理（如有）（一）系统建设1.建立统计档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理工作的效率和准确性。2.系统应具备完善的用户权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，可对档案进行相应的操作，确保档案信息的安全。3.系统应定期进行维护和升级，保证系统的稳定性和可靠性，满足公司不断发展的档案管理需求。（二）数据录入与维护1.及时将统计档案的相关信息录入管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。录入的数据应准确、完整，不得遗漏重要信息。2.定期对系统中的档案数据进行核对和维护，如发现数据错误或变更，应及时进行修改和更新。同时，应做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）信息安全1.加强统计档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全措施，防止外部网络攻击和数据泄露。2.对系统用户的账号和密码进行严格管理，定期更换密码，防止账号被盗用。同时，应限制用户对系统的访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作档案信息。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复系统存在的安全隐患，保障统计档案信息化管理工作的安全运行。八、统计档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置统计档案室应配备专职或兼职档案管理人员，负责统计档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司统计工作流程。（二）主要职责1.负责统计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案的安全和完整。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案存在的问题，如损坏、变质等情况。4.负责档案管理信息系统的操作和维护，保证系统的正常运行，及时录入和更新档案数据。5.协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，参与编制《统计档案销毁清单》，并负责监督档案销毁过程。6