中职毕业档案管理制度表

PAGE中职毕业档案管理制度表一、总则（一）目的为了加强中职毕业档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在教育教学、学生管理、就业指导等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校中职毕业生档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集学生的各类档案材料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护学生档案的隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和流程进行档案管理工作。二、档案内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号、家庭住址、联系电话等。（二）学籍材料1.录取通知书2.学籍登记表3.成绩单4.毕业生登记表5.学籍变动记录（如转学、休学、复学等）（三）奖惩材料1.校级及以上表彰奖励的证书、文件等2.违纪处分决定及解除处分证明（四）社会实践材料1.实习报告2.社会实践活动记录3.志愿者服务证明（五）党团组织材料1.入团志愿书2.入党申请书3.思想汇报4.团组织关系证明5.党组织关系证明（六）就业材料1.就业推荐表2.就业协议书3.毕业生就业报到证（七）其他材料1.体检表2.各类证书复印件（如职业资格证书、技能等级证书等）3.学生在校期间的其他重要材料三、档案收集（一）收集责任1.班主任负责收集本班学生的档案材料，并按照档案内容要求进行初步整理。e799bee5baa6e79fa5e98193313334336237652.各教学部门负责收集本部门相关的学生成绩记录及实践教学材料。3.党团组织负责收集学生的党团组织材料。4.招生就业部门负责收集学生的就业材料。（二）收集时间1.新生入学后，班主任应及时收集学生的基本信息及相关学籍材料，并在规定时间内交至学校档案室。2.每学期末，各教学部门应将学生的成绩单、实践教学材料等交至学校档案室。3.学生获得表彰奖励或受到违纪处分后，相关部门应及时将材料交至学校档案室。4.学生毕业前，招生就业部门应将就业材料整理好交至学校档案室。（三）收集要求1.档案材料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改。2.材料应字迹清晰、格式规范，签字盖章齐全。3.复印件应注明出处，并加盖提供单位公章。四、档案整理（一）整理原则按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案材料有序排列。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类，分为学生基本信息、学籍材料、奖惩材料、社会实践材料、党团组织材料、就业材料、其他材料等类别。2.每类材料按照时间顺序排列，并编写页码。3.填写档案目录，注明材料名称、日期、页码等信息。4.将整理好的档案材料装入档案袋，并在档案袋封面注明学生姓名、专业、班级等信息。五、档案保管（一）保管场所学校设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案室应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行维护和更新。（三）档案期限中职毕业档案应长期保管。六、档案查阅（一）查阅权限1.本校教职工因工作需要查阅学生档案的，须经所在部门负责人批准，并填写查阅申请表。2.外单位因工作需要查阅学生档案的，须持有单位介绍信，经学校分管领导批准，并填写查阅申请表。3.学生本人原则上不得查阅本人档案，但因特殊情况需要查阅的，须经学校分管领导批准，并填写查阅申请表。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案室查阅档案。3.档案室工作人员应按照查阅申请表的要求提供档案，并对查阅过程进行监督。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印档案材料，须经档案室工作人员同意，并登记复印内容。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案室，并在查阅登记表上签字。（三）查阅记录档案室应建立查阅记录，详细记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、批准人等信息，查阅记录应保存备查。七、档案转递（一）转递原则档案转递应遵循安全、及时、准确的原则，确保档案完整无损地送达接收单位。（二）转递程序1.毕业生就业后，学校招生就业部门应根据毕业生就业情况，及时整理毕业生档案，并填写档案转递清单。2.档案转递清单应注明毕业生姓名、专业、班级、档案内容、接收单位名称、地址、联系人、联系电话等信息。3.档案转递清单一式两份，一份随档案转递，一份留存学校档案室。4.档案应通过机要交通或邮政特快专递（EMS）等方式转递，不得由毕业生本人自带。5.档案转递后，学校档案室应及时跟踪档案的接收情况，并与接收单位进行核对。如发现档案丢失、损坏等问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（三）接收确认接收单位收到档案后，应在档案转递清单上签字盖章，并及时将档案转递清单回执寄回学校档案室。学校档案室收到回执后，应将其与档案转递清单留存联进行核对，确认档案已安全送达接收单位。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立中职毕业档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.开发档案信息化管理系统，实现档案信息的录入、查询、统计、分析等功能。3.建立档案信息安全管理制度，保障电子档案的安全。（三）信息化管理要求1.档案数字化扫描应确保图像清晰、完整，与纸质档案内容一致。2.电子档案数据库应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案信息化管理系统应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。4.加强对档案信息化管理系统的维护和更新，确保系统正常运行。九、监督与检查（一）监督机制学校成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、查阅、转递等工作的规范性。3.档案信息化管理工作的开展情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）问题处理对检查中发现的