小学生档案管理制度

PAGE小学生档案管理制度一、总则（一）目的小学生档案管理制度旨在规范小学生档案的建立、管理和使用，确保档案信息的真实、准确、完整和安全，为学校教育教学、学生管理、家校沟通以及学生的综合素质评价提供有力支持，促进学生全面发展。（二）适用范围本制度适用于本校全体小学生，涵盖从一年级入学至六年级毕业期间学生档案的全过程管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映学生的实际情况，确保信息来源可靠，严禁虚假信息录入。2.完整性原则：全面收集学生在学习、生活、品德、身心发展等方面的各类信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护学生档案信息的安全与隐私，未经授权，任何人不得擅自查阅、传播或泄露档案内容。4.动态管理原则：根据学生的成长和发展，及时更新档案信息，保持档案的时效性和准确性。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：入学时间、就读班级、学籍号、转学记录等。（二）学习成绩记录1.各学科成绩：涵盖语文、数学、英语、科学、品德与社会等主要学科的平时成绩、期中成绩、期末成绩以及学年总评成绩。2.成绩分析：对学生成绩波动情况、优势学科和薄弱学科等进行简要分析，为教师教学和学生学习提供参考。（三）品德行为记录1.奖惩情况：记录学生获得的各类奖励，如三好学生、优秀班干部、学习进步奖等；以及受到的纪律处分，如警告、记过等。2.日常行为表现：班主任及任课教师对学生课堂表现、作业完成情况、遵守纪律情况、与同学相处等方面的评价记录。（四）身心健康记录1.体检报告：学生每年的身体检查报告，包括身高、体重、视力、听力、口腔等各项身体指标。2.心理健康状况：记录学生在心理健康测评中的结果，以及心理咨询、辅导等相关情况。（五）社会实践活动记录1.校内活动：参与学校组织的运动会、文艺汇演、社团活动、志愿服务等活动的表现及获奖情况。2.校外实践：参加社区服务、参观博物馆、科技馆、研学旅行等校外实践活动的经历和收获。（六）个性化发展记录1.兴趣爱好：学生的特长、兴趣爱好，如绘画、音乐、体育、手工制作等方面的发展情况及相关作品、证书。2.特殊才能展示：学生在某一领域展现出的特殊天赋和才能，如科技创新、文学创作等方面的突出表现。三、档案建立（一）信息收集1.入学信息采集：新生入学时，由家长填写学生基本信息登记表，并提交相关证明材料，如户口本、出生证明等，确保信息准确无误。2.日常信息积累：班主任及任课教师负责在日常教学和班级管理中，及时收集学生的学习成绩、品德行为表现、身心健康状况等信息，定期记录并整理。3.活动信息记录：学校各部门组织的各类活动，由活动负责人负责记录学生的参与情况、表现及获奖信息，及时反馈给档案管理人员。（二）信息录入1.专人负责：设立专门的档案管理人员，负责将收集到的学生信息录入电子档案系统。录入人员应经过严格培训，熟悉档案管理流程和系统操作方法，确保信息录入的准确性和规范性。2.数据审核：信息录入完成后，由班主任或年级组长进行初步审核，核对录入信息与原始资料是否一致。档案管理人员进行二次审核，对审核中发现的问题及时与相关人员沟通核实，并进行修正。（三）档案整理1.分类归档：按照档案内容的类别，将学生信息进行分类整理，建立纸质档案和电子档案。纸质档案应按照顺序装订成册，便于查阅；电子档案应按照规范的文件夹结构进行存储，确保文件命名清晰、分类合理。2.编号管理：为每个学生的档案赋予唯一的编号，编号应包含入学年份、年级、班级、学号等信息，便于快速检索和查找。四、档案管理（一）档案存储1.纸质档案：设立专门的档案柜，按照年级、班级顺序存放学生纸质档案。档案柜应保持清洁干燥，做好防火、防潮、防虫、防盗等措施。2.电子档案：采用安全可靠的服务器存储学生电子档案，并定期进行数据备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，并异地存放，以防止数据丢失。（二）档案查阅1.查阅权限：学校管理人员、班主任及任课教师因工作需要可查阅学生档案，但必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。家长如需查阅学生档案，应提前向学校提出申请，经学校同意后，在指定地点由档案管理人员陪同查阅。其他人员未经学校批准，不得查阅学生档案。2.查阅登记：建立档案查阅登记制度，详细记录查阅时间、查阅人姓名、查阅内容及查阅原因等信息。查阅结束后，查阅人应在登记表上签字确认。（三）档案借阅1.借阅审批：因特殊情况需要借阅学生档案的，必须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经学校主管领导批准后方可借阅。2.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅归还：借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复制、涂改档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时与借阅人沟通解决。（四）档案保密1.人员保密培训：对参与档案管理工作的人员进行保密教育和培训，提高保密意识，明确保密责任，签订保密协议。2.保密措施：在档案存储场所设置必要的安全设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。对电子档案采取加密存储、访问控制等技术手段，确保数据安全。严格限制档案信息的传播范围，严禁在公共场合谈论学生档案内容。（五）档案更新1.定期更新：每学期末，班主任及任课教师应对学生档案进行全面梳理，及时更新学生的学习成绩、品德行为表现等信息。2.动态更新：在学生成长过程中，如发生转学、休学、复学、奖惩变动、身心健康状况变化等情况，相关责任人应及时将信息录入档案系统，确保档案信息的实时性和准确性。五、档案使用（一）教育教学1.教师教学参考：教师通过查阅学生档案，了解学生的学习基础、学习特点和兴趣爱好，制定个性化的教学计划，实施分层教学、个别辅导等教学活动，提高教学质量。2.学生综合素质评价：依据学生档案中的各项信息，对学生的综合素质进行全面评价，为评选优秀学生、推荐升学等提供依据。（二）家校沟通1.家长了解学生情况：家长通过查阅学生档案或与学校沟通，及时了解孩子在学校的学习、生活和成长情况，加强与学校的配合，共同促进孩子的发展。2.学校反馈学生信息：学校定期向家长反馈学生档案中的相关信息，如学习成绩、品德表现等，增进家校之间的信息对称，形成教育合力。（三）升学与转学1.升学依据：中学在招生时，可参考学生的小学档案信息，了解学生的综合素质和学习情况，作为录取的参考依据之一。2.转学参考：学生转学至其他学校时，转出学校应提供完整的学生档案，转入学校可根据档案信息了解学生情况，做好衔接教育工作。六、档案销毁（一）销毁条件1.学生毕业离校后，其档案在本校保存[X]年，期满后经学校主管领导批准，可进行销毁。2.因特殊原因，如学校撤并等，需要销毁学生档案的，应按照相关规定进行处理。（二）销毁程序1.制定销毁清单：档案管理人员对拟销毁的学生档案进行逐一核对，编制销毁清单，清单应包括档案编号、学生姓名、班级、销毁原因等信息。2.审批签字：销毁清单经学校主管领导审核签字后，方可进行销毁操作。3.实施销毁：采用安全可靠的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程可追溯。销毁过程应由两人以上在场监督，销毁完成后，监督人员在销毁清单上签字确认。4.记录存档：对档案销毁的全过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，记录应存档保存[X]年。七、监督与考核（一）监督机制1.学校成立档案管理监督小组，定期对学生档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理制度的严格执行。2.设立举报信箱和举报电话，接受师生和家长对档案管理工作中违规行为的举报，对举报内容及时进行调查处理。（二）考核办法1.将档案管理工作纳入学校对教