档案管理制度团支部

PAGE档案管理制度团支部一、总则（一）目的为加强本团支部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于团支部在各项工作活动中形成的具有保存价值的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：团支部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映团支部工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及团支部机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）团支部委员会职责1.负责制定和修订档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.指导和协调团支部各部门的档案管理工作，定期检查档案管理情况。3.对档案管理工作中的重大问题进行决策，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查阅和利用。3.严格执行档案借阅、归还制度，做好档案借阅登记和催还工作，确保档案的安全。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全保存。（三）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定填写档案利用登记表。3.对本部门保管的档案进行妥善保管，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.团支部工作计划、总结、报告、决议、通知等文件材料。2.团支部各类会议记录、纪要、简报等。3.团支部组织活动的方案、计划、总结、照片、视频等资料。4.团支部团员名册、团员档案、团费收缴记录等。5.团支部与上级团组织、其他团支部及相关单位的来往文件、信函等。6.团支部获得的荣誉证书、奖状、奖牌等。7.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字、盖章手续齐全。3.对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制后再行收集。（三）整理方法1.分类：档案按照年度类别保管期限进行分类。年度分为文件形成的自然年度；类别根据档案内容分为文书档案、业务档案、声像档案、实物档案等；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊后，按照一定顺序进行装订，保持文件材料的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映团支部主要职能活动和历史面貌的，对团支部工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映团支部一般工作活动，在较长时间内对团支部工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管：凡是在较短时间内对团支部工作有参考价值的档案，列为短期保管。(二)保管条件1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。3.安装温湿度调控设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.配备灭火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。（三）档案保管期限的鉴定与调整1.定期对档案进行保管期限的鉴定，由团支部委员会成员、档案管理人员及相关部门代表组成鉴定小组，对到期档案进行逐卷审查，提出存毁意见。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报团支部委员会批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.随着团支部工作的发展和变化，如发现原保管期限划分不当，应及时进行调整，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本团支部成员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理人员处办理查阅手续。2.查阅档案时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，协助查阅人员查找所需档案。3.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本团支部档案，须持单位介绍信，经团支部委员会批准后，方可查阅或借阅。2.借阅档案应填写档案借阅登记表，注明借阅时间、借阅人姓名、单位、借阅档案名称、数量、用途等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行及时、准确的统计。2.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理工作的决策提供依据。3.按照上级团组织的要求，及时报送档案统计报表。（二）移交工作1.团支部撤销或合并时，应按照规定将档案移交给有关单位或部门。2.档案移交时，应编制档案移交清册，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。交接双方应在移交清册上签字确认。3.对移交的档案，接收单位或部门应按照本制度的规定进行管理，确保档案的安全和完整。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及团支部机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限定知悉范围，防止泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自向无关人员透露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应对查阅、借阅人员进行保密提醒，防止档案信息的不当扩散。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统等。2.定期对档案库房进行安全检查