路产档案管理及更新制度

PAGE路产档案管理及更新制度一、总则（一）目的为加强公司路产档案管理，确保路产档案的完整性、准确性和时效性，为公司的运营管理、决策支持以及路产保护提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所管辖的各类道路资产档案的管理及更新工作，包括高速公路、普通公路等路产相关的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：路产档案应如实反映路产的实际情况，所有信息必须真实可靠。2.完整性原则：涵盖路产从规划、建设、运营到维护等各个环节的相关资料，确保档案内容完整无缺。3.准确性原则：档案记录的数据、信息等应准确无误，避免出现错误或歧义。4.及时性原则：随着路产情况的变化，档案应及时更新，保证档案与实际路产状况保持一致。5.保密性原则：对于涉及公司机密的路产档案信息，应严格保密，防止信息泄露。二、路产档案的分类与内容（一）规划设计档案1.项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。2.初步设计文件：如路线平面图、纵断面图、横断面图、桥隧设计图等。3.施工图设计文件：详细的施工图纸、设计变更文件等。（二）建设施工档案1.工程合同文件：与施工单位、监理单位等签订的各类合同。2.施工过程记录：施工日志、工程进度报告、质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。3.材料设备资料：原材料及构配件的质量证明文件、设备采购合同及技术资料等。4.工程竣工验收文件：竣工验收报告、质量评定报告、竣工决算报告等。（三）运营管理档案1.路政管理档案：路政巡查记录、路政案件处理文件、路产损坏赔偿记录等。2.养护管理档案：养护计划、养护工程记录、路况检测报告、桥梁隧道养护档案等。3.收费管理档案：收费标准文件、收费票据存根、收费系统数据记录等。4.安全管理档案：安全检查记录、事故处理报告、应急预案及演练记录等。（四）其他相关档案1.土地资源档案：土地使用证、征地拆迁文件、土地权属变更记录等。2.环保档案：环境影响评价报告、环保设施验收文件、环保监测记录等。3.档案管理过程中形成的其他文件资料：如档案借阅记录、档案销毁记录等。三、路产档案的管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善路产档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.集中统一管理公司路产档案，对各类档案进行分类、整理、归档、存储和保管。3.建立路产档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案查询、利用效率。4.定期对路产档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.负责档案的借阅、查阅、复制等服务工作，按照规定办理相关手续。（二）各业务部门职责1.负责本部门所产生的路产档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的清查、核对工作，并提供相关业务信息支持。3.根据工作需要，按照规定程序向档案管理部门申请查阅、借阅档案。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责路产档案的日常整理、分类、编号、装订等工作，并及时录入档案信息管理系统。3.做好档案的安全保管工作，确保档案不受损坏、丢失、泄密等情况。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，并做好记录。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议。四、路产档案的收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应明确专人负责路产档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，符合档案管理的要求。3.对于重要的路产档案资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（二）整理流程1.分类：按照路产档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。5.数字化处理：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并与纸质档案进行关联存储，实现档案的数字化管理。五、路产档案的存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照档案类别、年度等进行分类存放，并设置明显标识。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。（三）保管期限1.根据路产档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管档案：如项目立项文件、工程竣工验收文件、土地使用证等，应长期保存。3.长期保管档案：如施工过程记录、养护工程记录、路政案件处理文件等，保管期限一般为10年以上。4.短期保管档案：如收费票据存根、日常巡查记录等，保管期限一般为35年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对路产档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管状况等，发现问题及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结和分析，并提出改进措施。六、路产档案的利用与借阅（一）利用原则1.路产档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正确使用。2.档案利用应服务于公司的运营管理、决策支持、路产保护等工作需要。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅路产档案，档案管理人员应提供必要的协助，并做好查阅记录。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于需要复制的档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案资料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立路产档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、档案名称、利用目的等信息。2.利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。七、路产档案的更新与维护（一）更新依据1.路产发生变化时，如新建、改建、扩建工程，路产损坏修复，土地权属变更等，相关业务部门应及时将变更情况反馈给档案管理部门。2.国家法律法规、行业标准发生变化时，档案管理部门应及时对路产档案进行相应调整。（二）更新流程1.信息收集：业务部门负责收集路产变更的相关资料，包括文件、图纸、照片等，并进行初步整理。2.审核确认：档案管理部门对收集到的变更资料进行审核，确认其真实性、准确性和完整性。如发现问题，及时与业务部门沟通核实。3.档案更新：审核通过后，档案管理部门按照档案整理流程对变更后的档案进行更新，包括重新分类、编号、编目、装订等，并及时录入档案信息管理系统。4.标识调整：对于涉及路产实体标识的变更，如里程桩号、桥梁编号等，应及时对相关标识进行调整，并确保档案中的标识信息与实际一致。（三）维护措施1.定期对路产档案进行检查，发现档案存在破损、褪色、字迹模糊等情况，应及时进行修复或复制。2.对档案信息管理系统进行维护，确保系统的正常运行，及时更新系统数据，保证档案信息的准确性和时效性。3.根据档案保管期限和实际情况，对到期档案进行鉴定和销毁处理，确保档案存储的合理性和有效性。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对路产档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集、整理、存储、利用等环节的工作质量等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，并将自查情况向公司领导汇报。（二）考核评价1.建立路产档案管理工作考核评价机制，对各业务部门和档案管理人员的档案管理工作进行考