试验档案建立与管理制度

PAGE试验档案建立与管理制度一、总则（一）目的为加强公司试验档案的科学管理，确保试验档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥试验档案在公司科研、生产、经营等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及试验活动所产生档案的建立、整理、保管、利用等管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则试验档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实性原则试验档案应如实反映试验活动的全过程，数据准确、资料完整，严禁伪造、篡改试验数据和资料。3.完整性原则涵盖试验活动从策划、实施到结果分析等各个环节所产生的各类文件、资料、数据等，保证档案内容全面无遗漏。4.保密性原则对于涉及公司机密、商业秘密或技术秘密的试验档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、试验档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善试验档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.指导和协助各试验项目组做好试验档案的收集、整理、归档工作。3.负责试验档案的集中保管，建立档案库房，配备必要的保管设施设备，确保档案的安全存储。4.对试验档案进行分类、编目、数字化处理等，提高档案的检索和利用效率。5.按照规定的期限和程序对试验档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.负责向公司内部各部门提供试验档案的查阅、借阅等服务，并对利用情况进行登记和统计。（二）试验项目组职责1.明确本项目组的档案管理人员，负责试验过程中各类文件、资料、数据的收集、整理和初步归档工作。2.在试验活动开始前，制定本项目的档案管理计划，明确档案的形成、积累、整理和归档要求，并将计划报档案管理部门备案。3.按照档案管理要求，及时将试验过程中产生的各类文件、资料、数据等移交档案管理部门，确保档案的及时归档和完整。4.配合档案管理部门做好试验档案的鉴定、销毁等工作，提供相关鉴定依据和意见。（三）其他部门职责1.各部门在工作中涉及试验档案的，应积极配合档案管理部门和试验项目组做好档案管理工作，及时提供相关资料和信息。2.对查阅、借阅试验档案的需求，应按照规定的程序向档案管理部门提出申请，并在使用后及时归还。三、试验档案的分类与编号（一）分类试验档案按照试验项目的性质、阶段和档案内容等进行分类，具体分类如下：1.项目立项类包括试验项目的立项申请书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.试验方案类涵盖试验方案、试验大纲、操作规程等。3.原始记录类如试验数据记录、观察记录、样品采集记录等。4.报告证书类包括试验报告、检测证书、成果鉴定报告等。5.仪器设备类涉及试验所用仪器设备的购置合同、使用说明书、维护记录等。6.人员资质类试验人员的资质证书、培训记录等。7.其他类不属于上述分类的其他与试验相关的文件、资料等。（二）编号试验档案编号采用“年份+项目编号+分类代码+流水号”的方式，具体说明如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.项目编号：按照公司项目编号规则编制，用于标识具体的试验项目，如“001”。3.分类代码：根据上述分类，分别用两位字母表示各类档案，如“LX”表示立项类，“FA”表示方案类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年001项目的立项申请书编号为“2023001LX001”。四、试验档案的收集与整理（一）收集要求1.试验项目组应在试验活动过程中及时收集各类文件、资料、数据等，确保档案的真实性和完整性。2.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合档案保存要求，如纸张、光盘、硬盘等。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）整理要求1.档案管理人员应按照分类要求对收集到的试验档案进行整理，确保档案分类准确、排列有序。2.每份档案应编制页码，填写卷内目录，目录内容包括序号、文件题名、日期、页号等。3.对于同一试验项目的相关档案，应按照形成时间顺序进行排列，组成保管单位（卷、册、盒等）。4.对档案中的破损、褪色等情况进行修复或复制，保证档案的可读性。五、试验档案的归档与保管（一）归档程序1.试验项目结束后，项目组档案管理人员应在规定时间内将整理好的试验档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续，并在档案移交清单上签字确认。3.归档后的试验档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。（二）保管期限试验档案的保管期限根据其重要程度和使用价值分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管涉及公司核心技术、重大科研成果、重要合同协议等具有长期保存价值的试验档案。2.长期保管一般科研项目、重要试验数据等在较长时间内仍有参考价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管一般性试验记录、临时试验项目等保存期限较短的档案，保管期限为[X]年。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找和取用。对磁性载体档案，应定期进行检查和复制，防止信息丢失。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度监测设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。六、试验档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部各部门因工作需要查阅试验档案的，应填写《试验档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，安排专人在指定地点提供查阅服务，并对查阅情况进行登记，包括查阅日期、查阅人、档案名称和编号、查阅内容等。3.因特殊情况需要借阅试验档案的，借阅人应填写《试验档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失，按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。（二）复制与摘录1.因工作需要复制试验档案的，申请人应填写《试验档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。2.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。复制件应与原件内容一致，如有差异，应注明原因。3.如需摘录试验档案内容的，摘录人应填写《试验档案摘录申请表》，经档案管理部门负责人批准后，在档案管理人员的监督下进行摘录。摘录内容应准确无误，并注明出处。（三）保密规定1.对于涉及公司机密、商业秘密或技术秘密的试验档案，查阅、借阅、复制等利用活动必须严格遵守公司的保密制度，未经批准，不得向任何单位和个人提供或泄露档案内容。2.利用试验档案的人员应在规定的范围内使用档案，不得擅自扩大使用范围或用于其他非工作目的。3.档案管理人员应对利用试验档案的情况进行跟踪检查，发现违反保密规定的行为，应及时制止并报告公司相关部门进行处理。七、试验档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立试验档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、试验项目负责人、相关技术专家等组成，负责对到期的试验档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定，确定档案是否仍有保存必要。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有一定参考价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行缩微、数字化等处理后继续保存。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的试验档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写《试验档案销毁鉴定表》，经鉴定小组组长签字确认后，报公司主管领导审批。2.经批准销毁的试验档案，由档案