某局档案管理制度培训

PAGE某局档案管理制度培训一、总则（一）目的为加强某局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于某局机关各科室、下属各单位及其工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：某局档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责全局档案的综合管理，各科室、下属单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局领导为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和协调全局档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全局档案管理工作的规章制度和发展规划。2.监督检查各科室、下属单位档案管理工作的落实情况，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。3.审议档案管理工作年度计划、总结以及档案保管期限表等重要文件。4.协调解决档案管理工作中的经费、设备、人员等问题，为档案管理工作提供必要的保障条件。（二）局办公室局办公室作为全局档案管理的综合部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责如下：1.贯彻执行国家档案工作的法律法规和本局档案管理制度，制定档案管理工作的具体实施办法和操作流程。2.负责接收、整理、保管全局各类档案，对档案进行分类、编号、编目、上架等工作，确保档案的有序存放。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、专题索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的借阅、查阅服务工作，严格执行档案借阅制度，对借阅档案的人员进行登记，及时催还借出的档案，并确保档案的安全归还。5.定期对档案进行鉴定，按照规定的保管期限对档案进行销毁或延长保管期限的处理，确保档案的质量和价值。6.组织开展档案信息化建设，利用现代信息技术对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。7.负责对各科室、下属单位档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。8.参与本局重大活动、重要会议等文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整。9.做好档案统计工作，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，向上级主管部门报送档案统计报表。10.负责档案库房的安全管理工作，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。（三）各科室、下属单位各科室、下属单位应明确一名档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，并接受局办公室的业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.负责收集本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对收集到的文件材料进行分类、装订，编制文件材料目录，定期向局办公室移交档案。3.严格遵守档案管理制度，做好本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全。4.根据工作需要，经批准后在本部门查阅档案，并做好查阅记录。5.配合局办公室做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.本局召开的各种会议形成的会议文件、记录、纪要等。3.本局制发的各种文件、报告、请示、批复、函件等。4.本局开展各项业务活动形成的工作计划、总结、统计报表、调查研究报告等。5.本局机构设置、人员编制、干部任免、职称评定等方面的文件材料。6.本局签订的各类合同、协议、项目文件等。7.本局获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。8.本局在基本建设、设备购置、科研项目等方面形成的文件材料。9.本局与其他单位往来的文件、信函、合作项目材料等。10.反映本局历史沿革、重大事件、重要活动等方面的文件材料和照片、录音、录像等声像档案。（二）收集要求1.各科室、下属单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集，不得遗漏重要文件。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或进行备份存储，确保电子文件的真实性和完整性。4.对收集到的文件材料，应进行初步分类整理，区分不同类别和保管期限，便于后续的整理和移交。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。其中，文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案按照项目专业阶段进行分类；会计档案按照会计年度类别进行分类；声像档案按照载体形式时间内容进行分类；实物档案按照实物名称时间进行分类。2.组卷：文书档案一般以每份文件为一件进行整理，对于密不可分的文件，可组成一卷。科技档案按照项目的文件材料组成保管单位，一个项目的文件材料一般应集中组卷。会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等分别组卷。声像档案按照不同载体形式分别组卷，每卷应注明主题、时间、地点、人物等内容。实物档案应单独存放，并建立相应的实物档案目录。3.排列：各类档案应按照一定的顺序进行排列。文书档案按照年度顺序排列，同一年度内按照保管期限长短顺序排列，保管期限相同的按照机构（问题）顺序排列。科技档案按照项目的重要程度、时间先后顺序排列。会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告的顺序排列。声像档案按照时间先后顺序排列。实物档案按照实物的重要程度和时间顺序排列。4.编号：对整理好的档案进行编号，以便于管理和查找。文书档案采用年度保管期限流水号的编号方法，如“2023永久001”。科技档案采用项目编号专业编号流水号的编号方法，如“XMBH2023ZY01001”。会计档案采用会计年度类别编号流水号的编号方法，如“2023KZPZ001”。声像档案采用载体编号时间编号流水号的编号方法，如“VCD20230501001”。实物档案采用实物编号流水号的编号方法，如“SW001001”。5.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等内容。卷内文件目录应注明序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、防火防盗的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.档案库房应具备必要的基础设施，如空调、除湿机、消防设备、防盗门窗、防虫防鼠设施等，确保档案库房的温湿度适宜，档案安全存放。3.档案库房应设置不同类型的档案架（柜），按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.做好档案库房的清洁卫生工作，定期打扫库房，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。4.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。6.对档案库房的设施设备应定期进行维护和检查，确保其正常运行。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理领导小组应定期组织对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的保管期限。2.对已到保管期限且确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报档案管理领导小组审批。3.档案销毁应严格按照规定的程序进行，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，经档案管理领导小组批准后，由两名以上工作人员在指定地点进行监销，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，以备查考。五、档案的利用（一）借阅制度1.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等内容，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据借阅申请表的内容进行审核，对符合借阅条件的，予以批准，并在档案借阅登记簿上进行登记。3.借阅档案的人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅档案的人员必须妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、传播档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。5.涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行借阅，借阅人员应签署保密承诺书，未经批准不得向任何单位和个人泄露档案内容。（二）查阅制度1.本局工作人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，协助查阅人员找到所需档案。2.外单位人员查阅本局档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等内容，经本局档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，不得让查阅人员单独接触档案。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得将档案带出档案管理部门。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行办理。（三）利用效果反馈1.档案管理部门应定期收集档案利用情况的反馈信息，了解档案在各项工作中的利用效果，总结经验教训，不断改进档案管理工作。2.利用档案的部门和人员应及时向档案管理部门反馈档案利用过程中存在的问题和建议，如档案内容不完整、检索工具不完善等，以便档案管理部门及时采取措施进行改进。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，提高图像质量。3.按照档案分类体系对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库，实现电子档案的有序管理。（三）信息系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员进行日常操作。2.系统应提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，提高档案查询的准确性和效率。3.具备权限管理功能，不同人员根据其工作需要和职责权限，拥有不同的系统操作权限，确保档案信息的安全。4.能够对档案利用情况进