规划局档案工作机制制度

PAGE规划局档案工作机制制度一、总则（一）目的为加强规划局档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为规划工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际，制定本工作机制制度。（二）适用范围本制度适用于规划局机关各科室、直属事业单位以及下属各分支机构在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则规划局档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案工作。3.服务利用原则以服务规划工作为宗旨，充分发挥档案的作用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理科室，配备专业的档案管理人员，负责全局档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责接收、收集各部门移交的档案材料，按照分类标准进行整理、编目，确保档案的有序存放。2.档案保管与保护做好档案的存储环境管理，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障档案的安全。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。3.档案利用服务建立档案利用制度，为规划工作提供档案查阅、借阅等服务。根据利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记和反馈工作。4.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。负责档案管理系统的日常维护和数据更新，提高档案管理的信息化水平。5.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。经批准后，对确无保存价值的档案进行销毁，并做好销毁记录。6.业务指导与培训对各部门的档案工作进行业务指导，协助制定档案管理制度，规范档案整理流程。定期组织档案业务培训，提高全局档案管理人员的业务素质。三、档案收集与整理（一）收集范围1.规划编制类包括各类总体规划、详细规划、专项规划等编制过程中形成的文件、图表、数据等资料。2.项目审批类项目立项、选址、用地规划许可、建设工程规划许可等审批过程中的申请材料、审查意见、批复文件等。3.行政执法类规划执法检查记录、行政处罚决定书、行政复议和行政诉讼相关材料等。4.内部管理类局机关制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、人事档案、财务档案等。（二）收集要求1.及时收集各部门应在文件材料形成或办理完毕后，及时整理并移交档案管理部门，确保档案的时效性。2.完整齐全收集的档案材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，确保能够全面反映规划工作的全过程。3.真实准确档案材料应真实可靠，不得擅自修改、伪造档案内容。（三）整理方法1.分类标准按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。具体分为规划编制档案、项目审批档案、行政执法档案、内部管理档案等一级类目，在一级类目下再根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号规则为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“年度类别代码流水号”的结构。例如：2023PJ001，表示2023年规划编制类的第1份档案。3.编目要求编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容相符，便于查阅。四、档案保管与保护（一）保管场所1.档案库房建设档案库房应符合国家有关档案保管的标准要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品投放设施等。2.库房布局合理规划库房布局，设置档案架、档案柜等存储设备，保证档案存放有序，便于查找和管理。根据档案类别和保管期限进行分区存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于定期鉴定和销毁。（二）保管期限划分1.永久保管凡是反映规划局主要职能活动和历史面貌的，对规划工作具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如重要的规划编制成果、重大项目审批文件、涉及全局性的行政执法文件等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，根据其重要程度和利用需求确定保管期限。如一般性的规划编制文件、项目审批过程中的阶段性材料等。（三）保护措施1.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。定期监测库房温湿度，做好记录，并根据实际情况进行调节。2.防火防盗安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等。制定消防应急预案，定期组织消防演练，确保档案库房的消防安全。加强库房门窗管理，设置门禁系统，防止无关人员进入。3.防虫防霉定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施，如投放防虫药品、清理库房环境等。保持库房清洁卫生，防止霉菌滋生。对易受潮的档案，应采取防潮包装措施。4.档案修复与保护对破损、褪色等有问题的档案，及时进行修复和保护。采用专业的修复技术和材料，确保档案的原始面貌和信息安全。五、档案利用服务（一）利用制度1.查阅制度本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅制度外单位因工作需要借阅档案的，应提前向规划局提出申请，说明借阅目的、范围和期限。经档案管理部门负责人审核，局分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印或泄露档案内容。3.利用登记建立档案利用登记台账，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称及数量等信息。（二）利用方式1.现场查阅档案管理部门设立专门的查阅场所，为利用人员提供档案查阅服务。利用人员可根据需要直接查阅纸质档案或电子档案。2.档案复制根据利用人员的需求，可为其提供档案复制服务。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用反馈档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的热点和趋势，为档案管理工作提供参考。同时，收集利用人员对档案利用服务的意见和建议，不断改进服务质量。六、档案信息化建设（一）信息化规划制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。根据规划逐步推进档案管理系统的建设和升级，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。（二）系统建设1.档案管理系统功能档案管理系统应具备档案录入、存储、查询、借阅、统计分析、鉴定销毁等功能，实现档案管理工作的全过程信息化。系统应具有良好的用户界面，操作简便，易于使用。2.数据录入与维护及时将纸质档案进行数字化扫描录入系统，确保录入数据的准确性和完整性。定期对系统中的档案数据进行维护，更新档案信息，保证数据的时效性。（三）安全管理1.网络安全加强档案管理系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。定期进行网络安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。2.数据安全对档案数据进行加密存储，备份重要数据，确保数据的安全性和可靠性。制定数据恢复应急预案，定期进行数据备份和恢复演练，防止数据丢失。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干以及相关部门代表组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.文件内容审查档案文件的内容是否涉及本局重要职能活动、历史记录、政策依据等，对具有重要价值的档案应予以保留。2.利用价值根据档案的利用频率、利用范围等因素，判断其当前和未来的利用价值。对仍有利用价值的档案，应继续保存；对已无利用价值的档案，可考虑销毁。3.保管期限依据档案保管期限的划分标准，对到期档案进行重点审查。对保管期限已满且确无保存必要的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.编制销毁清册鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、数量等详细信息。2.审批销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报局分管领导批准。3.销毁实施由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应在指定地点进行，并由两人以上监销。销毁后，监销人员应在销