大学团支部档案管理制度

PAGE大学团支部档案管理制度一、总则（一）目的为加强大学团支部档案管理，确保团支部工作的规范化、制度化和科学化，提高团支部工作效率和质量，更好地服务于团员青年，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各团支部的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映团支部工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理团支部工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和学校的相关规定，严格按照规范的程序和标准进行操作。4.保密性原则：对涉及团员个人隐私和团组织机密的档案资料，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）团支部书记职责1.负责团支部档案管理工作的全面领导，制定档案管理工作计划和目标。2.定期检查档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。3.组织团支部成员学习档案管理知识，提高档案管理意识。（二）团支部组织委员职责1.具体负责团支部档案的收集、整理、归档和保管工作。2.按照档案管理的规范要求，对各类档案资料进行分类、编号、装订等工作。3.建立档案目录和索引，方便档案的查阅和利用。（三）团支部宣传委员职责1.协助组织委员做好档案管理工作，负责档案资料的电子文档管理。2.对档案资料进行数字化处理，建立电子档案数据库，确保档案信息的安全和便捷查询。3.配合组织委员做好档案的借阅、归还等登记工作。（四）团支部其他成员职责1.积极配合档案管理工作，及时将工作中形成的档案资料移交组织委员。2.遵守档案管理规定，不得擅自涂改、销毁档案资料。三、档案分类及内容（一）组织建设类1.团支部成员名册：包括团支部委员、团员基本信息，如姓名、性别、年龄、专业、学号、入团时间等。2.团支部换届选举资料：换届选举方案、候选人名单、选举结果等相关材料。3.团支部工作计划与总结：每学期的工作计划、工作总结，以及年度工作计划和总结。（二）团员管理类1.团员档案：入团申请书、入团志愿书、团员证、团内奖励与处分材料等。2.团员教育评议资料：团员教育评议方案、个人自评、互评、组织评定结果等。3.推优入党材料：推优入党工作方案、推优对象名单、推荐意见、党组织审批意见等。（三）活动开展类1.主题团日活动资料：活动策划书、活动通知、活动照片、活动总结等。2.志愿服务活动资料：志愿服务项目策划、志愿者招募、服务记录、活动总结等。3.社会实践活动资料：社会实践活动方案、实践团队组建、实践报告、实践成果展示等。（四）宣传工作类1.团支部宣传报道资料：团支部工作动态、团员风采展示等稿件、图片、视频等资料。2.团刊、团报编辑与发行资料：团刊、团报的编辑计划、稿件征集、排版印刷、发行记录等。（五）其他类1.团支部获得的各类荣誉证书：集体荣誉证书、个人荣誉证书等。2.团支部与其他组织交流合作资料：交流合作协议、活动记录等。3.其他与团支部工作相关的重要资料：如上级团组织的重要文件、团支部工作中的特殊情况记录等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.团支部成员应及时将工作中形成的各类档案资料移交组织委员，确保档案资料的完整性和及时性。2.组织委员应定期对档案资料进行收集，每月至少收集一次，并做好记录。3.对于重要的档案资料，应随时收集，确保不遗漏。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类，同一类别的档案资料集中存放。2.编号登记：对每一份档案资料进行编号，并建立档案目录和索引，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.装订归档：将零散的档案资料进行装订，按照档案类别顺序排列，装入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号。五、档案保管（一）保管场所1.团支部应设立专门的档案保管室，配备必要的档案柜、档案盒、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.团支部档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括团支部成立以来的重要文件、荣誉证书、重要活动资料等。3.长期保管的档案一般为10年以上，包括团支部工作计划与总结、团员教育评议资料、推优入党材料等。4.短期保管的档案一般为110年，包括团支部成员名册、团内日常工作资料等。（三）档案保管措施1.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案资料及时进行修复和复制，防止档案资料损坏。3.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.团支部成员因工作需要查阅档案资料的，应填写档案查阅申请表，经团支部书记批准后，方可查阅。2.外单位人员因工作需要查阅团支部档案资料的，须持有单位介绍信，经学校团委批准后，方可查阅。查阅时，应有团支部成员在场陪同。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.申请表经团支部书记批准后，交组织委员办理查阅手续。3.组织委员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案保管室。查阅完毕后，应及时将档案资料归还组织委员，并在查阅登记表上签字确认。（三）档案利用1.团支部应积极开发利用档案资源，为团支部工作提供参考和依据。2.可以根据档案资料编写团支部工作大事记、团员成长记录等，展示团支部工作成果和团员风采。3.在开展主题团日活动、志愿服务活动、社会实践活动等过程中，可以充分利用档案资料进行宣传教育，增强团员的归属感和荣誉感。七、档案保密（一）保密措施1.对涉及团员个人隐私和团组织机密的档案资料，应严格保密，未经授权不得泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将档案资料带出档案保管室或向无关人员透露档案内容。3.在档案查阅和利用过程中，查阅人员应遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄档案资料。（二）保密教育1.团支部应定期组织成员学习档案保密知识，增强保密意识。2.在档案管理工作中，对新入职的团支部成员应进行专门的保密培训，使其熟悉档案保密制度和要求。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的档案资料，可以进行销毁。2.档案资料因损坏、变质等原因无法继续保存的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.由团支部组织委员提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.申请表经团支部书记审核后，报学校团委批准。3.学校团委批准后，由团支部组织委员会同团支部宣传委员等相关人员，对拟销毁的档案资料进行清点核对，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息。5.档案销毁应采用适当的方式