农房办档案管理制度

PAGE农房办档案管理制度一、总则（一）目的为加强农房办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，为农房办各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农房办各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：农房办档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映农房办各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理农房办在工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定农房办档案管理制度并组织实施。2.负责农房办各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对档案管理人员进行培训。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和移交工作。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作，并配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。3.严格按照档案管理的要求，规范本部门的文件材料形成、积累和归档工作，确保档案的质量。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与农房办工作相关的文件、指示、通知等。2.农房办制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。3.农房办召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.农房办在农村住房建设与管理工作中形成的各类文件材料，如项目申报、审批文件，建设方案、合同协议，质量安全检查记录，竣工验收文件等。5.农房办与其他部门或单位签订的合同、协议、合作项目文件等。6.农房办工作人员在工作中形成的重要文件、信函、请示、报告等。7.农房办开展各类调研活动形成的调研报告、数据资料等。8.其他与农房办工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在工作中形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对重要文件材料应进行备份，以防丢失。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范，签字盖章齐全。4.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理完毕，并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。2.业务档案：根据农村住房建设与管理业务的不同，分为项目档案、质量安全档案、产权档案等类别，再按照项目阶段、时间顺序等进行细分。3.科技档案：如农房建设技术资料、图纸等，按照专业、项目等进行分类。4.会计档案：按照会计档案管理办法的规定进行分类。（二）整理方法1.文书档案：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行系统整理。对每份文件进行编号编目，填写卷内文件目录，装订成册，编制案卷封面和脊背，填写案卷目录。2.业务档案：按照业务流程和分类标准，对项目档案等进行组卷。收集齐全项目从立项到验收全过程的文件材料，进行排序、编目、装订等工作。3.科技档案：对建筑图纸等进行分类整理，标注图号、名称、比例、日期等信息，建立图纸目录，确保图纸的准确性和完整性。4.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，编号造册，编制会计档案保管清册。（三）编目与编号1.编目：为每份文件或案卷编制详细的目录，包括文件题名、日期、文号、责任者等信息，便于查找和利用。2.编号：对档案进行统一编号，如文书档案的案卷号、业务档案的项目编号等，确保档案编号的唯一性和系统性。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品、吸尘器等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜或货架上。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（四）档案清查1.每年定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管状况。2.清查中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并做好记录。六、档案鉴定（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合农房办工作实际，对档案进行科学鉴定，准确划分档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.根据档案的重要程度、利用频率等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。（四）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案的题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。2.档案鉴定小组对档案鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对档案的保管期限进行调整，并做好记录。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、新增数、销毁数等。2.档案的利用情况统计，如查阅档案的人次、利用档案的份数等。3.档案保管期限统计，分析各类档案中永久、长期、短期档案的比例。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的数量、利用情况等进行登记。2.利用档案管理软件，对档案信息进行统计分析，生成各类统计报表。（三）统计报表1.每月编制档案数量统计报表，反映当月档案的增减变化情况。2.每年编制档案利用情况统计报表，总结全年档案的利用情况。3.定期编制档案保管期限统计报表，为档案鉴定和保管提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.农房办内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、相关部门因工作需要查阅农房办档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅农房办档案。（二）利用手续1.农房办内部工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级机关、相关部门查阅档案，需出具单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后查阅。3.司法机关、社会组织等查阅档案，需持有效证件和相关证明材料，经档案管理部门负责人审核，并报农房办领导批准后查阅。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，按时归还。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。九、档案保密（一）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，实行专人专管，严格限制查阅范围。3.档案库房应设置保密设施，如门禁系统、监控设备等，确保档案的安全。4.对电子档案应采取加密存储、访问控制等技术措施，防止信息泄露。（二）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，不得泄露档案内容。2.档案管理人员不得私自将档案带出档案管理部门，不得擅自复制、传播档案信息。3.对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的农房办档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，形成电子档案。2.档案数据库建设：建立档案信息数据库，包括档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的集中存储和管理。3.档案管理软件应用：使用专业的档案管理软件，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务进行信息化管理。4.档案信息安全管理：采取数据备份、加密传输、用户认证等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案数字化应保证数据的