兼职档案员管理制度

PAGE兼职档案员管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，规范兼职档案员行为，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门兼职档案员的管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案工作实行统一领导，由综合管理部负责统筹协调，各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.完整准确、系统安全原则。兼职档案员应确保所负责档案的内容完整、准确反映公司各项活动，保证档案系统有序，同时采取有效措施确保档案的安全保密。3.便于利用原则。档案管理应便于公司内部各部门及相关人员查询利用，提高工作效率。二、兼职档案员职责（一）档案收集1.负责本部门各类文件、资料、图表、数据等档案材料的收集工作，确保档案的齐全完整。2.定期对本部门产生的档案进行清查，及时发现并收集遗漏的档案材料。（二）档案整理1.按照公司档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理（如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等）。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和管理。3.确保档案的装订规范、整齐，对破损或褪色的档案进行修复或复制。（三）档案保管1.负责本部门档案的日常保管工作，提供安全、适宜的保管环境，防止档案损坏、丢失、霉变等。2.对重要档案和机密档案采取特殊的保管措施，确保档案信息安全。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量和状态，如发现问题及时报告并处理。（四）档案移交1.在规定时间内，将整理好的档案移交至公司综合管理部档案室。2.办理档案移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。（五）档案利用1.根据公司内部规定，为需要查阅档案的部门或人员提供协助，办理档案查阅登记手续。2.不得擅自将档案带出档案室或提供给无关人员查阅、使用。（六）档案统计1.定期对本部门档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，并向综合管理部报送相关数据。2.协助综合管理部进行公司档案工作的整体统计分析。三、档案管理流程（一）文件形成与收集1.公司各部门在工作过程中形成的各类文件、资料等，由相关工作人员及时交至兼职档案员处。2.兼职档案员应定期检查本部门文件形成情况，督促工作人员按时提交档案材料。（二）档案整理1.兼职档案员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。文书档案：按年度保管期限机构（问题）分类，如2023年永久行政部。科技档案：按项目阶段分类，如项目A前期规划、项目A实施过程等。会计档案：按年度类别分类，如2023年会计凭证、2023年财务报表等。人事档案：按员工个人信息分类，一人一档。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名（文件名）、日期、保管期限等信息。（三）档案保管1.兼职档案员将整理好的档案存放在专门的档案柜或档案架上，确保档案存放有序。2.对于重要档案和机密档案，应存放在保险柜或有特殊保密措施的区域。3.定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、褪色等情况，及时采取修复或复制等措施。（四）档案移交1.每年[具体时间]，兼职档案员将上一年度整理好的档案移交至公司综合管理部档案室。2.移交时，双方应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、数量、移交日期等内容，双方签字确认。（五）档案利用1.公司内部各部门或人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字批准后，到兼职档案员处办理查阅手续。2.兼职档案员根据查阅申请表，在档案室为查阅人员提供档案，并进行查阅登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案编号及题名等。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经兼职档案员同意，并在指定地点进行。四、档案分类标准（一）文书档案1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理教育、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：包括公司行政事务管理、办公会议、工作计划与总结、规章制度、人事任免、信访、外事等方面的文件材料。3.经营管理类：包括公司经营决策、市场营销、财务管理、审计、物资管理、合同管理等方面的文件材料。4.生产技术类：包括公司生产计划、技术研发、工艺管理、质量管理、设备管理、安全管理等方面的文件材料。5.基本建设类：包括公司基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料。6.科研项目类：包括公司科研项目的立项、研究、成果鉴定等方面的文件材料。7.外事工作类：包括公司外事活动、对外合作、出国考察等方面的文件材料。8.其他类：不属于以上各类的其他文件材料。（二）科技档案1.产品档案：包括产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量检验报告、产品说明书等。2.科研档案：包括科研项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。3.基建档案：包括基本建设项目的可行性研究报告、初步设计、施工图、竣工图、工程变更记录等。设备档案：包括设备购置合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录等。（三）会计档案1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告：包括月度、季度、年度财务报表及附注等。4.其他会计资料：包括银行对账单、税务申报表、财务审计报告等。（四）人事档案1.员工履历材料：包括员工个人基本信息登记表、学历学位证书复印件、工作经历证明等。2.自传材料：员工个人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：包括年度考核表、晋升考察材料等。4.学历学位、培训材料：学历学位证书原件及复印件、培训结业证书等。5.政审材料：政治历史审查报告等。6.党团材料：入党申请书、入团志愿书等。7.奖励材料：各类奖励证书及审批表。8.处分材料：违纪处分决定及相关材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表等。五、档案保管期限划分（一）永久保管1.本公司制定的规章制度、重要会议记录、年度工作计划与总结等。2.涉及公司重大权益、重要资产的文件材料，如股权变更协议、重大资产购置合同等。3.公司历史沿革、大事记等具有重要历史价值的文件材料。（二）定期保管1.30年保管期限一般性的行政管理文件，如年度工作安排、一般性会议纪要等。生产经营过程中的一般性文件，如季度生产报表、普通合同等。2.10年保管期限短期的工作计划、临时性报告等。一般性的人事考核材料、工资变动记录等。六、档案安全与保密（一）安全管理1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护措施。2.配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.定期对档案保管场所进行安全检查，发现问题及时整改。（二）保密管理1.兼职档案员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的档案信息予以保密。2.未经公司批准，不得擅自向任何单位或个人提供、泄露档案内容。3.在档案查阅、利用过程中，对涉及机密的档案应采取专门的保密措施，如限定查阅范围、专人陪同查阅等。七、培训与考核（一）培训1.综合管理部定期组织兼职档案员参加档案管理业务培训，培训内容包括档案法律法规、档案整理规范、档案保管与利用等。2.鼓励兼职档案员参加外部专业培训和学术交流活动，不断提高业务水平。（二）考核1.综合管理部每年对兼职档案员的工作进行考核，考核内容包括