档案保密等管理制度

PAGE档案保密等管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与保密，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的档案信息进行严格保密，防止信息泄露。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，准确反映公司各项业务活动的真实情况。3.准确性原则：档案内容应真实、准确，不得伪造、篡改档案信息。4.及时性原则：及时收集、整理、归档各类档案资料，确保档案信息的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。3.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作，确保档案管理工作的规范化。4.负责档案的保管、查阅、借阅、销毁等日常管理工作，保障档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定、统计和分析，为公司决策提供参考依据。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.在档案管理部门的指导下，按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自扩大档案查阅、借阅范围。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格遵守档案保密制度，对档案信息进行严格保密，不得泄露档案内容。4.熟练掌握档案管理软件和设备的操作技能，提高档案管理工作效率。5.定期对档案进行检查、清点和核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、决议、合同等。2.业务档案：根据公司业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。3.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：包含员工个人基本信息、劳动合同、工资福利、培训记录、考核评价等。5.其他档案：如声像档案、实物档案等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查询。2.文书档案编号格式为：年度+类别+流水号，例如：2023WS001，表示2023年的文书档案，类别为WS，流水号为001。3.业务档案编号格式为：年度+业务类型+项目编号+流水号，例如：2023SC001001，表示2023年生产管理业务档案，项目编号为001，流水号为001。4.财务档案编号格式为：年度+会计科目+流水号，例如：2023KJ001，表示2023年会计科目为KJ的财务档案，流水号为001。5.人事档案编号格式为：员工工号，例如：001，表示工号为001的员工人事档案。6.其他档案编号根据档案类型自行设定，但应保持编号的唯一性和系统性。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料，并定期移交至档案管理部门。2.档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、录像、实物等各种形式的资料。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案资料，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。2.整理工作包括对档案资料进行分类、编号、编目、装订等，确保档案资料的整齐、规范。3.对于电子文件，应按照电子档案管理要求进行整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.整理后的档案应编制档案目录，以便于查阅和管理。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、编号顺序进行排列上架，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒、档案夹等方式进行装订和存放；对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。（三）档案安全1.严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。2.档案库房应安装门禁系统、监控设备等安全设施，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警处理等，确保档案在保管过程中的安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据审批后的《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查核对，确保档案的完整无损。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现问题，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司高层领导审批后方可进行。2.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司档案，应持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可查阅或借阅。查阅或借阅的档案内容应严格限制在审批范围内，不得擅自复制、摘抄或传播。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源等因素，综合判断档案的保管期限和价值。3.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重要文件、合同、协议、财务报表等；长期保管的档案一般为[X]年以上；短期保管的档案为[X]年以下。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，并做好记录。4.档案销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式以及监督人员等信息，由档案管理部门妥善保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过档案信息化管理，实现档案信息的快速检索、共享和利用，为公司决策提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需求。2.选用适合公司档案管理特点的档案管理软件，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作档案管理软件的能力和水平。4.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份存储设备异地存放，确保电子档案的安全。（三）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应按照档案分类编号规则进行命名和存储，便于查找和管理。3.严格遵守电子档案保密制度，对电子档案的访问权限进行严格控制，防止电子档案信息泄露。4.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。九、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立档案管理监督检查机制，定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估。2.监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管情况、档案查阅借阅情况等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及档案管理人员的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理制度执行情况、档案管