小区电梯档案管理制度

PAGE小区电梯档案管理制度一、总则（一）目的为加强小区电梯的安全管理，规范电梯档案的建立、管理和使用，确保电梯运行安全可靠，保障业主生命财产安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本小区内所有电梯的档案管理工作。（三）管理职责1.物业管理部门负责电梯档案管理制度的制定、修订和监督执行。统一收集、整理、归档电梯相关资料，并建立电子和纸质档案。定期对电梯档案进行检查、更新和维护，确保档案的完整性和准确性。协调各部门之间关于电梯档案管理的工作，为电梯的维护、维修、改造等工作提供档案支持。2.电梯维护保养单位负责提供电梯日常维护保养记录、维修记录、故障处理记录等相关资料，并及时提交给物业管理部门。协助物业管理部门对电梯档案进行整理和归档，确保资料的真实性和完整性。在进行电梯维护、维修、改造等工作时，应查阅电梯档案，了解电梯的历史情况，为工作提供参考依据。3.电梯安全管理人员负责审核电梯档案资料的准确性和完整性，确保档案符合相关法律法规和行业标准要求。监督电梯档案的日常管理工作，定期检查档案的保管情况，防止档案丢失、损坏或泄露。在电梯安全检查、事故调查等工作中，负责查阅和提供相关电梯档案资料。二、电梯档案的内容（一）电梯基本信息档案1.电梯设备清单记录每部电梯的型号、规格、编号、制造厂家、出厂日期等基本信息。包括电梯的额定载重量、额定速度、提升高度、层数等技术参数。2.电梯安装资料电梯安装工程合同、安装许可证、安装验收报告等。安装过程中的施工图纸、技术文件、隐蔽工程记录等。3.电梯使用登记资料电梯使用登记证书及相关变更记录。电梯安全管理人员的任命文件及资格证书。（二）电梯维护保养档案1.维护保养合同与电梯维护保养单位签订的维护保养合同，明确双方的权利和义务。合同中约定的维护保养内容、周期、费用等条款。2.维护保养记录每次维护保养的日期、内容、维修更换的零部件清单等。维护保养人员的签字确认记录，确保维护保养工作的真实性和可追溯性。3.维修记录电梯发生故障时的维修记录，包括故障时间、故障现象、维修过程、维修结果等。维修更换的重要零部件的质量证明文件、维修发票等。4.故障处理记录对电梯故障的分析、处理过程及结果的记录。采取的临时安全措施及对电梯运行的影响评估。（三）电梯安全检查档案1.日常巡查记录电梯安全管理人员每日对电梯进行巡查的记录，包括电梯运行状况、机房环境、轿厢及层门设施等方面的检查情况。发现的问题及处理情况记录，及时记录电梯运行中的异常现象，并跟踪处理结果。2.定期检验报告电梯每年定期进行安全检验的报告，由具备资质的检验机构出具。检验报告中提出的整改意见及整改情况记录，确保电梯及时消除安全隐患，符合安全运行要求。3.专项检查记录根据季节特点、特殊情况或相关部门要求进行的专项安全检查记录。如节日期间、高温天气、暴雨天气等情况下对电梯进行的针对性检查，记录检查内容及结果。（四）电梯应急救援档案1.应急救援预案制定的电梯应急救援预案，包括应急救援组织机构、职责分工、应急救援程序、救援设备和物资清单等。应急救援预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。2.应急救援演练记录每次电梯应急救援演练的时间、地点、参与人员、演练过程及效果评估等记录。通过演练发现的问题及改进措施记录，不断完善应急救援预案和提高应急救援能力。3.事故处理记录电梯发生事故时的事故报告、调查处理过程及结果记录。事故原因分析、责任认定、处理结果及对相关人员的教育和培训情况记录，防止类似事故再次发生。（五）电梯技术资料档案1.电梯产品质量证明文件电梯制造厂家提供的产品质量合格证书、质量检验报告、产品说明书等。这些文件是电梯质量和性能的重要证明，应妥善保管。2.电梯电气原理图、布线图电梯的电气控制系统原理图和布线图，便于维修人员进行故障排查和维修工作。图纸应清晰、准确，并与实际设备相符，如有变更应及时更新档案。3.电梯机械结构图电梯的机械结构示意图，包括轿厢、对重、导轨、曳引机等主要部件的结构图纸。有助于维修人员了解电梯的机械组成和工作原理，进行机械故障的诊断和修复。三、电梯档案的建立与归档（一）档案建立1.物业管理部门在电梯投入使用前，应收集整理电梯的基本信息档案、安装资料等，并建立电梯档案目录。2.电梯维护保养单位应在签订维护保养合同后，按照合同要求定期向物业管理部门提交维护保养记录、维修记录、故障处理记录等资料。3.电梯安全管理人员在日常工作中，应及时记录电梯安全检查情况、应急救援演练情况等，并整理归档。4.对于电梯技术资料档案，如产品质量证明文件、电气原理图、布线图、机械结构图等，由电梯制造厂家或安装单位提供，并由物业管理部门统一归档。（二）档案归档1.电梯档案应按照档案类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.纸质档案应装订成册，并在封面注明档案名称、类别、起止日期、保管期限等信息。3.电子档案应建立清晰的文件夹结构，按照档案类别进行分类存储，并命名规范，便于查找和使用。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、资料齐全。四、电梯档案的保管与借阅（一）档案保管1.物业管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等，确保档案的安全保管。2.电梯档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为长期（10年以上）、中期（310年）和短期（3年以下）。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或更换。4.对于超过保管期限的档案，应按照相关规定进行鉴定和销毁，销毁过程应进行记录，包括档案名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息。（二）档案借阅1.因工作需要借阅电梯档案的人员，应填写《电梯档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息，并经部门负责人批准。2.档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并做好借阅登记，记录借阅日期、借阅人姓名、部门、归还日期等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并注明复印用途。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理人员应检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的责任。五、电梯档案的更新与维护（一）档案更新1.电梯在运行过程中，如发生设备改造、维修更换重要零部件、安全管理人员变更等情况，物业管理部门应及时收集相关资料，并更新电梯档案。2.电梯维护保养单位在每次维护保养、维修工作完成后应及时提交相关记录，确保档案信息的及时性和准确性。3.电梯安全管理人员在日常安全检查中发现的问题及处理情况，应及时记录并更新到电梯档案中。（二）档案维护1.档案管理人员应定期对电梯档案进行整理和核对，确保档案资料的整齐、有序，便于查阅和使用。2.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.随着电梯技术的发展和相关法律法规、行业标准的更新，档案管理人员应及时对电梯档案进行补充和完善，确保档案内容符合最新要求。六、电梯档案的查阅与使用（一）查阅流程1.内部人员查阅电梯档案，需填写《电梯档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案保管场所查阅。2.外部单位或人员查阅电梯档案，如政府监管部门、检验检测机构、维保单位等，应提前与物业管理部门联系，说明查阅目的和范围，并提交相关证明文件。经物业管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，并做好查阅记录。（二）使用要求1.查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自将档案带出保管场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办