文印档案室规章制度

PAGE文印档案室规章制度一、总则（一）目的为加强文印档案室的管理，确保各类文件、资料的安全与完整，提高文印档案的利用效率，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织内所有涉及文印档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保文印档案管理工作合法合规。2.保密性原则：对涉及公司/组织机密的文件、资料进行严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则：保证文印档案的齐全、完整，维护其历史联系。4.便捷性原则：在确保安全与质量的前提下，提高文印档案的管理效率和利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷服务。二、文印管理规定（一）文印设备管理1.文印设备的购置与配备根据公司/组织业务需求，由相关部门提出文印设备购置申请，经审批后统一采购。文印设备的配备应满足工作需要，确保性能良好、质量可靠。2.文印设备的使用与维护文印设备由专人负责操作，操作人员应经过专业培训，熟悉设备性能和操作规程。每日工作前，操作人员应对文印设备进行检查，确保设备正常运行。定期对文印设备进行维护保养，及时清理设备内部灰尘、更换耗材等，确保设备处于良好状态。如文印设备出现故障，操作人员应及时报告，并填写设备维修记录，详细记录故障现象、维修时间、维修内容等。3.文印设备的报废与更新文印设备因使用年限过长、损坏严重无法修复或技术落后等原因，需要报废时，由使用部门提出申请，经相关部门鉴定后，报公司/组织领导审批。报废的文印设备应及时清理，妥善处理，防止造成环境污染。根据公司/组织发展和业务需求，适时对文印设备进行更新，确保文印工作的高效开展。（二）文印工作流程1.文件打印各部门需要打印文件时，应填写《文件打印申请表》，注明文件名称、份数、格式要求、紧急程度等信息，经部门负责人签字后提交文印室。文印室收到《文件打印申请表》后，应及时安排打印。对于紧急文件，应优先处理。打印文件时，应确保内容准确无误，格式符合要求。打印完成后，操作人员应认真核对文件内容，无误后在《文件打印申请表》上签字确认，并将文件交给申请部门。2.文件复印如需复印文件，申请流程与文件打印相同。文印室应严格控制文件复印份数，避免浪费。对于重要文件的复印，应进行登记，记录复印时间、申请人、复印份数等信息。3.文件扫描因工作需要扫描文件时，由申请部门填写《文件扫描申请表》，说明扫描目的、文件名称、数量等，经部门负责人审批后交文印室。文印室按照要求进行文件扫描，扫描后的文件应进行分类存储，并建立相应的索引目录，以便快速查询和使用。扫描文件应保证图像清晰、完整，符合存档要求。（三）文印耗材管理1.文印耗材的采购文印耗材由文印室统一采购，采购前应进行市场调研，选择质量可靠、价格合理的供应商。建立文印耗材采购台账，详细记录采购日期、供应商名称、耗材名称、规格型号、数量、价格等信息。2.文印耗材的领用文印室应制定文印耗材领用制度，明确领用流程和审批权限。各部门需要领用文印耗材时，应填写《文印耗材领用申请表》，注明耗材名称、规格型号、数量等，经部门负责人签字后到文印室领取。文印室根据领用申请表发放文印耗材，并在台账上做好记录。3.文印耗材的库存管理文印室应设置专门的文印耗材存放区域，保持库存环境整洁、干燥，防止耗材受潮、变质。定期对文印耗材进行盘点，确保账实相符。对于库存数量不足或即将过期的耗材，应及时采购补充。三、档案管理规定（一）档案收集与整理1.档案范围本公司/组织的档案包括但不限于各类文件、合同、协议、报表、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、技术资料等。2.收集要求各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。对于重要文件和资料，应在形成后及时归档，不得拖延。收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照档案类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案目录。对每份档案进行编号，建立档案索引，方便查询和利用。（二）档案归档与保管1.归档流程各部门收集整理好的档案，应定期移交至文印档案室。文印档案室接收档案时，应对档案的完整性、准确性进行检查，符合要求的予以归档。归档后的档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.保管期限根据国家法律法规和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、合同、协议等；长期保管的档案一般为10年以上的文件资料；短期保管的档案为110年的文件资料。3.保管条件文印档案室应具备良好的保管条件，保持室内清洁、干燥、通风，温度和湿度适宜。配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案查阅与借阅1.查阅规定公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等，经部门负责人审批后到文印档案室查阅。文印档案室工作人员应根据审批后的申请表提供档案，并在查阅现场进行监督，确保档案安全。查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损。2.借阅规定因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经部门负责人和文印档案室负责人审批后办理借阅手续。借阅档案时，借阅人应向文印档案室工作人员当面点清档案数量和状况，双方在《档案借阅登记表》上签字确认。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照或传播档案内容。如需复印档案，应按照相关规定办理审批手续。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如因特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。文印档案室工作人员应定期对借阅档案进行催还，确保档案按时归还。（四）档案鉴定与销毁1.鉴定工作定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由文印档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，填写《档案销毁鉴定表》，经公司/组织领导审批后进行销毁。2.销毁程序经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案名称、数量、销毁时间等信息。档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、无误。销毁工作完成后，监督人员和销毁人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将清单存档。四、人员职责（一）文印室工作人员职责1.负责文印设备的日常操作、维护和管理，确保设备正常运行。2.按照文件打印、复印、扫描等工作流程，及时、准确地完成各项文印任务。3.严格遵守文印耗材管理规定，做好耗材的采购、领用和库存管理工作。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和借阅等工作，确保档案安全与完整。5.定期对文印设备和档案进行盘点和清查，及时发现问题并报告处理。6.保守公司/组织机密，不得泄露文印档案中的敏感信息。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，确保档案资料的及时、完整。2.按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交至文印档案室。3.协助文印档案室做好档案的查阅和借阅工作，提供必要的档案信息和资料。4.对本部门档案的利用情况进行跟踪和反馈，及时发现问题并提出改进建议。（三）审批人员职责1.对文印设备购置、文印耗材采购、档案查阅与借阅等申请进行审批，确保各项工作符合公司/组织规定和实际需求。2.审核档案销毁鉴定意见，批准档案销毁清单，确保档案销毁工作合法合规。五、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立文印档案管理监督小组，定期对文印档案室和各部门的文印档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组应重点检查文印设备的使用与维护、文印工作流程的执行情况、档案的收集整理与保管、人员职责的履行等方面，发现问题及时督促整改。3.鼓励员工对文印档案管理工作中的违规行为进行举报，监督小组应及时受理并调查处理。（二）考核办法1.建立文印档案管理工作考核制度，对文印室工作人员、各部门档案管理人员以及相关审批人员的工作进行考核评价。