劳务业务档案管理制度

PAGE劳务业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司劳务业务档案管理，确保劳务业务档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有劳务业务档案的管理，包括但不限于劳务合同、员工信息、考勤记录、工资发放记录、培训档案、绩效考核档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：劳务业务档案由公司指定的部门或专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映劳务业务的实际情况。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善劳务业务档案管理制度，并组织实施。2.负责劳务业务档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.负责档案管理设施设备的维护和管理，保障档案存储环境安全。5.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理，并及时向上级报告。（二）业务部门职责1.负责本部门劳务业务档案的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整和安全。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的存储、保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定为查阅档案的人员提供服务，办理档案查阅、借阅手续，做好登记和记录。5.积极参与档案管理知识培训和学习，不断提高业务水平和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.劳务合同：包括与劳务人员签订的各类劳务合同、协议等。2.员工信息：劳务人员的个人基本信息、身份证复印件、学历证明、资格证书等。3.考勤记录：劳务人员的出勤情况记录，如考勤表、请假条、加班记录等。4.工资发放记录：劳务人员的工资核算表、工资发放凭证等。5.培训档案：劳务人员参加培训的相关资料，如培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。6.绩效考核档案：劳务人员的绩效考核方案、考核记录、考核结果等。7.其他相关资料：与劳务业务有关的其他文件、资料、报表等。（二）收集要求1.各业务部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门形成的劳务业务档案，并确保档案资料的齐全、完整。2.档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改或擅自销毁。3.对于重要的档案资料，应一式多份备份，分别存储于不同的介质或地点，以防止数据丢失。（三）整理方法1.分类：根据劳务业务档案的内容和性质，进行分类整理。一般可分为合同类、人员信息类、考勤类、工资类、培训类、绩效考核类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编号或字母与数字组合编号的方式。3.装订：对于零散的档案资料，应进行装订成册。装订时应注意整齐、牢固，保持档案资料的原貌。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.业务部门整理好的劳务业务档案，应定期移交档案管理部门。移交时，双方应填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交日期等信息，并签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案后，应按照整理方法进行进一步的审核和整理，确保档案的质量符合要求。3.审核无误后，将档案进行归档存储，并在档案目录中登记归档信息。（二）保管期限1.劳务业务档案的保管期限根据其重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，适用于一般性的劳务业务资料，如考勤记录、工资发放记录等。中期保管期限为510年，适用于较为重要的劳务业务资料，如培训档案、绩效考核档案等。长期保管期限为10年以上，适用于具有长期保存价值的劳务业务资料，如劳务合同、员工信息等。2.具体保管期限可根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况进行调整和确定。（三）保管方式1.纸质档案保管：对于纸质档案，应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案存放整齐、有序。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，定期对档案进行检查和清理，防止档案霉变、损坏或丢失。2.电子档案保管：对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，如硬盘、光盘、磁带等，并进行备份。电子档案应按照一定的命名规则和分类方式进行存储，便于查找和利用。同时，应建立电子档案的索引目录，记录电子档案的存储位置、文件名、日期等信息。3.存储环境要求：档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准范围。避免档案受到阳光直射、潮湿、高温、虫害等因素的影响。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅劳务业务档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要信息需查阅档案的，应经公司分管领导审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司劳务业务档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司总经理审批同意后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，严格限制查阅范围，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，并提交相关审批文件。2.档案管理部门对查阅申请表和审批文件进行审核，确认查阅权限和查阅内容。3.根据查阅申请表的要求，档案管理人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。4.查阅结束后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认，归还档案资料。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用方式1.公司内部人员查阅档案主要用于工作参考、业务办理、数据分析等目的。查阅人员可根据需要复印、摘录档案资料，但应注明出处和用途，并经档案管理部门负责人同意。2.对于涉及公司机密或重要信息的档案资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需对外提供档案信息，必须经过公司相关部门的审核和批准，并按照规定的程序进行操作。3.档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据业务需求，定期整理和分析档案数据，形成相关报告或资料，为公司决策提供支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对劳务业务档案进行鉴定，确保档案的保管期限符合规定要求，避免过度保管或保管期限不足的情况发生。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格审慎的原则，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成。鉴定小组负责对劳务业务档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁建议。（三）鉴定内容1.审查档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.检查档案的内容是否真实、完整，是否存在伪造、篡改或无效的情况。3.评估档案对公司当前和未来工作的利用价值，是否已失去参考作用。（四）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，编制档案销毁清单，明确档案的编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导审批后，方可进行销毁操作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并在销毁记录上签字确认。4.销毁后的档案记录应长期保存，以备查阅。七、档案的统计与分析（一）统计内容1.建立档案统计台账，定期对劳务业务档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅利用次数等。2.对档案的利用效果进行统计分析，如查阅目的、利用部门、利用频率等，了解档案的实际利用情况，为档案管理工作的改进提供依据。（二）分析方法1.采用数据统计分析方法，对档案统计数据进行整理和