粮储局档案管理制度汇编

PAGE粮储局档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强粮储局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于粮储局机关各部门、直属单位以及下属分支机构在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是粮储局在履行职责过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：粮储局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实反映粮储局的工作实际情况，不得篡改、伪造档案。3.完整性原则：全面收集粮储局各项工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置粮储局设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全局档案管理工作的组织、协调和实施。（二）部门主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本局各类档案，建立健全档案管理工作流程和档案信息数据库。3.指导、监督本局各部门和直属单位的档案管理工作，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存储环境安全、适宜。5.参与本局重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。6.按照规定向国家和上级主管部门移交档案，并做好档案的接收、整理和保管工作。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与粮储局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类公文、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本局开展业务活动中形成的合同、协议、项目文件、技术资料、检验报告等。4.本局人事管理工作中形成的干部任免文件、职工档案、考核材料等。5.本局财务管理工作中形成的会计凭证、账簿、报表等。6.本局举办各类会议、活动形成的文件、照片、录像等资料。7.本局与其他单位往来的信函、电报、传真等文件。8.本局在信息化建设过程中形成的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案材料的真实性和原始性。对于重要文件和紧急事项形成的档案，应在办理完毕后立即收集归档。3.收集的档案应保持文件材料的完整性，不得随意拆封、抽取或损坏文件。对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制后归档。4.电子文件的收集应符合国家有关电子文件管理的规定，确保文件格式规范、内容完整、存储安全，并按照要求进行备份。（三）收集流程1.各部门档案收集人员在文件材料办理完毕后，对档案进行初步整理，检查文件的完整性和准确性，填写档案收集清单。2.将整理好的档案及档案收集清单一并移交档案管理部门。档案管理部门接收人员对档案进行核对，确认无误后在档案收集清单上签字，并办理交接手续。3.档案管理部门对接收的档案进行再次整理和审核，对于不符合要求的档案，及时通知原部门补充或修正。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理工作效率。（二）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。即先按年度将档案分为不同年份，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。2.科技档案：按照项目专业分类。即根据不同的科研项目或工程项目，再按照专业领域进行分类。3.会计档案：按照会计年度类别分类。即按年份分为不同会计年度，再根据会计凭证、账簿、报表等类别进行细分。4.人事档案：按照个人类别分类。即根据个人信息，再按照履历、考核、任免、工资等类别进行细分。（三）整理方法1.文书档案：装订：将每份文件材料按顺序排列整齐，左侧装订，去除金属物。编页号：对装订后的文件材料逐页编写页号，正面编在右上角，背面编在左上角。编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。2.科技档案：组卷：按照项目或专业要求，将相关文件材料组成案卷，卷内文件应保持内在联系。编目：填写卷内目录和备考表，卷内目录内容与文书档案卷内文件目录类似，备考表填写卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况。装订：对需要装订的案卷进行装订，确保整齐牢固。装盒：将案卷装入档案盒，在盒脊上标注项目名称、专业类别、案卷号等信息。3.会计档案：分类：将会计凭证、账簿、报表等分别按照类别进行整理。编目：为会计凭证编制记账凭证封面，填写凭证日期、编号、摘要、科目、金额等信息；为账簿编制账簿启用表和目录；为报表编制报表封面，填写报表名称、日期、单位等信息。装盒：将整理好的会计档案装入档案盒，在盒脊上注明会计年度、类别、保管期限等信息。4.人事档案：分类整理：按照个人档案的类别，将各类材料进行分类排序，如履历材料、考核材料、任免材料等。编目：为每份材料编写页码，并填写档案目录，注明材料名称、日期、来源等信息。装订：对需要装订的材料进行装订，保持整齐美观。装盒：将人事档案装入专用档案盒，在盒面标注姓名、单位、档案号等信息。（四）整理流程1.档案管理部门接收各部门移交的档案后，按照分类标准和整理方法进行初步整理。2.对整理过程中发现的问题，如文件材料不完整、分类不准确等，及时与原部门沟通核实，进行补充和修正。3.整理完成后，对档案进行复查，确保整理质量符合要求。复查合格的档案进行上架存放，并建立档案目录索引，方便查询利用。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，确保档案存储环境适宜。3.档案库房应与办公区域相对独立，设置门禁系统，限制无关人员进入。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并分别存放在不同的地点。备份存储的电子档案应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.对于重要的声像档案，如照片、录像等，应进行数字化处理后存储，并建立相应的目录索引。同时，对原始载体进行妥善保管，防止损坏。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限根据档案的重要程度和查考利用价值确定。2.科技档案、会计档案、人事档案等的保管期限按照国家有关规定执行。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，并做好记录。检查内容包括档案的数量、完整性、存储环境等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.严格遵守档案库房管理制度，保持库房整洁卫生，严禁在库房内吸烟、用火、存放易燃物品等。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、被盗、篡改等情况发生。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保管措施。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案的价值和保管期限进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合粮储局的工作实际，确定档案的鉴定标准。2.鉴定档案价值时，应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，重点评估档案对粮储局工作的查考利用价值、历史研究价值和凭证作用。3.根据档案的重要程度、保存意义和利用频率等，确定档案的保管期限。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交给档案鉴定小组，鉴定小组对档案进行逐卷审查。3.鉴定小组根据鉴定标准，对档案的价值和保管期限进行评估，提出鉴定意见。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。4.档案鉴定小组将鉴定意见提交给粮储局主管领导审批。经审批同意后，按照规定进行处理。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量统计：包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案的整理情况统计：如整理的档案卷数、件数、页数等。3.档案的利用情况统计：包括查阅档案的人次、卷次、利用目的等。4.档案的保管情况统计：如档案库房的温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案管理工作中的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成统计报表。统计报表应包括统计时间、统计项目、统计数据等内容，并附简要说明。3.利用信息化手段进行档案统计工作，提高统计效率和准确性。档案管理部门应建立档案信息管理系统，及时录入和更新档案统计数据。（三）统计要求1.档案统计工作应做到及时、准确、全面，如实反映档案管理工作的实际情况。2.统计人员应严格遵守统计工作制度，不得虚报、瞒报、漏报统计数据。3.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求报送，报送的统计数据应经档案管理部门负责人审核签字。八、档案利用（一）利用范围1.本局内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅本局档案。4.其他单位或个人因合法需要查阅本局档案，需按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅纸质档案时，档案管理人员应提供必要的查阅条件，并对查阅过程进行监督。查阅电子档案时，档案管理人员应按照规定的权限和程序提供数据，并确保数据安全。2.借阅：因工作需要短期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请单，注明复制内容、用途等信息。经档案管理部门负责人审批同意后，按照规定的方式进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用流程1.档案利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、查阅内容、利用方式等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.将档案利用申请表提交给档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，符合利用条件的，按照规定办理查阅、借阅或复制手续。3.档案利用者按照档案管理部门指定的时间和地点进行查阅、借阅或复制档案。利用完毕后，及时归还档案，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（四）利用要求1.档案利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.查阅、借阅档案时，应在规定的场所进行，不得将档案带出档案管理部门指定的范围。如需带出的，应按照规定办理审批手续。3.复制档案应按照规定的格式和要求进行，不得擅自更改档案内容。复制的档案应与原件具有同等效力。4.档案利用过程中涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，档案利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。九、档案保密（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密工作的职责和要求。2.对档案管理人员进行保密教育和培训，提高保密意识和技能。3.加强对档案库房、查阅场所等重点部位的安全防范措施，防止档案泄露。（二）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应单独存放，并采取加密存储、限制访问等特殊保密措施。2.档案管理人员在工作中应严格遵守保密纪律和操作规程，不得私自查阅、传播、泄露档案内容。3.档案利用过程中，对涉及保密内容的档案，应严格控制查阅范围和使用方式，确保档案信息安全保密。4.加强对档案信息