社区矫正档案室工作制度

PAGE社区矫正档案室工作制度一、总则（一）目的为加强社区矫正档案室的规范化管理，确保社区矫正档案的完整、准确、安全和有效利用，依据相关法律法规及行业标准，结合本社区矫正工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区矫正机构档案室的各项工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、统计、鉴定和销毁等环节。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案工作。2.集中统一管理原则：社区矫正档案由档案室集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。3.完整准确原则：保证档案内容的完整、准确，如实反映社区矫正工作的全过程。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为社区矫正工作提供便捷服务。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置档案室设档案主管一名，负责档案室的全面管理工作；档案管理员若干名，具体承担档案的日常管理任务。（二）档案主管职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本档案室的各项规章制度。2.负责档案室的整体规划和建设，合理配置档案管理设备和资源。3.组织指导档案管理员开展档案的收集、整理、保管、利用等工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序审批档案的销毁申请。5.组织开展档案业务培训和交流活动，提高档案管理人员的业务水平。6.协调与其他部门的关系，保障档案工作的顺利开展。（三）档案管理员职责1.负责接收、收集和整理社区矫正工作中形成的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.按照档案整理规范，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索系统。3.负责档案的保管工作，做好档案库房的日常管理，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施处理。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，登记查阅、借阅情况。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，定期向上级主管部门报送档案统计报表。6.参与档案的鉴定和销毁工作，协助档案主管做好相关材料的准备和整理工作。7.完成档案主管交办的其他临时性工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围社区矫正档案主要包括社区矫正对象的基本信息档案、社区矫正执行档案和社区矫正工作档案。1.基本信息档案：包括社区矫正对象的判决书、裁定书、决定书、执行通知书、假释证明书、暂予监外执行决定书等法律文书，以及社区矫正对象的身份证明、户籍证明、照片等相关材料。2.社区矫正执行档案：包括社区矫正对象的社区矫正方案、社区矫正责任书、社区矫正宣告书、社区矫正记录、考核奖惩记录、解除社区矫正证明书等材料。3.社区矫正工作档案：包括社区矫正工作中形成的各类文件、会议记录、统计报表、工作总结、调研材料等。（二）收集要求1.各部门在工作中形成的应归档材料，应及时移交档案室。移交时，交接双方应按照档案移交清单进行清点核对，确保档案材料的齐全完整。2.档案管理人员应定期对档案收集情况进行检查，对未及时移交的档案材料，应督促相关部门及时移交。3.对于重要的、具有保存价值的档案材料，档案管理人员应主动收集，确保档案的完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将社区矫正档案分为基本信息档案、社区矫正执行档案和社区矫正工作档案三大类。每大类下再根据档案内容的不同特点进行细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案。目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照类别和保管期限分别存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清点和检查，并做好记录。发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品。2.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等安全设施，确保档案的安全。4.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房时，应随手关门，离开时应检查门窗是否关好。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.社区矫正机构内部工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与本人工作相关的档案资料。2.司法机关、其他有关部门因工作需要查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。档案室根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，予以批准。3.查阅人员凭档案室发放的查阅证进入档案查阅室进行查阅。查阅证应注明查阅人员姓名、所在部门、查阅期限等信息。（三）查阅要求1.查阅人员应在档案查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应将档案归还原位，并由档案管理人员进行检查。3.档案管理人员应在查阅现场进行监督，确保查阅工作的规范进行。（四）借阅范围1.因特殊工作需要，经社区矫正机构负责人批准，可借阅档案。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（五）借阅手续1.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。档案室根据申请内容进行审核，符合借阅条件的，予以批准。3.借阅人员凭档案室发放的借阅证领取档案，并在借阅登记本上签字。借阅证应注明借阅人员姓名、所在部门、借阅期限等信息。（六）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。2.借阅人员应按时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案室应及时催还。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的统计与鉴定（一）统计1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，向上级主管部门报送档案统计报表，为档案管理决策提供依据。（二）鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案主管担任组长，档案管理员及相关业务部门人员参加。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经社区矫正机构负责人批准后，予以销毁。七、档案的销毁（一）销毁程序1.档案销毁前，应编制档案销毁清单，清单应注明档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清单经档案主管审核签字后，报社区矫正机构负责人批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。