高校疫情档案收集制度

PAGE高校疫情档案收集制度一、总则（一）目的为有效应对高校疫情防控工作，规范疫情档案的收集、整理、保管和利用，确保疫情期间各类信息的真实、完整和可追溯，为学校疫情防控决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校在疫情防控期间形成的各类文件、资料、记录等档案的收集管理工作，涵盖学校各部门、各学院、各教学科研单位以及相关附属机构。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映疫情防控工作的实际情况，不得虚假、伪造。2.完整性原则：全面收集疫情防控过程中产生的各类文件、资料，确保无遗漏。3.及时性原则：及时收集档案，避免信息延误和丢失。4.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息的档案严格保密。二、档案收集职责分工（一）学校疫情防控工作领导小组负责统筹协调全校疫情档案收集工作，制定总体工作要求和指导意见，审核重要档案的收集范围和保管期限。（二）各部门、学院及附属机构1.明确本单位疫情档案收集工作责任人，负责组织本单位疫情档案的收集、整理和初步审核。2.按照学校要求，及时将本单位形成的疫情相关文件、资料、记录等收集齐全，并进行分类整理。（三）档案管理部门1.负责制定疫情档案收集的具体操作流程和标准规范。2.指导各部门、学院及附属机构的档案收集工作，对收集的档案进行集中统一管理。3.定期对疫情档案进行检查、核对，确保档案质量。三、档案收集范围（一）疫情防控工作方案、预案包括学校总体疫情防控工作方案、各类专项应急预案（如应急处置预案、物资保障预案、教学工作预案等）。（二）疫情防控工作部署文件学校及上级主管部门关于疫情防控工作的通知、指示、会议纪要等。（三）人员信息档案1.师生员工健康信息档案，包括每日健康打卡记录、核酸检测结果、疫苗接种情况等。2.重点人员（如确诊病例、密接人员、次密接人员等）信息档案，详细记录人员基本情况、活动轨迹、隔离情况等。（四）疫情防控物资档案1.物资采购计划、合同、发票等，记录物资采购的种类、数量、价格等信息。2.物资出入库记录，包括物资的入库时间、来源、规格型号、数量，以及出库时间、去向、领用部门等。（五）教学工作档案1.线上教学方案、课程安排、教学资源（如教学视频、课件等）。2.学生学业考核与评价相关资料，如考试安排、成绩记录等。（六）疫情防控期间校园管理档案1.校园出入管理记录，包括人员进出时间、身份信息、事由等。2.校园环境消杀记录，如消杀时间、区域、消杀人员等。（七）疫情防控宣传档案包括学校发布的疫情防控宣传资料、新闻报道、舆情监测与处置记录等。（八）疫情防控工作会议记录学校及各部门组织召开的疫情防控工作会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。（九）疫情防控工作统计报表各类疫情防控工作统计报表，如每日疫情数据统计、师生员工动态统计等。（十）其他与疫情防控相关的重要文件、资料、记录如疫情防控工作中的先进事迹、典型案例、问题整改记录等。四、档案收集流程（一）文件资料形成与积累1.各部门、学院及附属机构在疫情防控工作中，按照职责分工及时形成各类文件、资料、记录，并指定专人负责日常积累。2.工作人员应在工作完成后及时将相关材料整理齐全，确保材料的完整性和准确性。（二）初步整理与审核1.各单位档案收集责任人对本单位形成的疫情档案进行初步整理，按照档案收集范围进行分类，检查材料是否齐全、完整，签字盖章等手续是否完备。2.对不符合要求的材料，及时返回相关人员进行补充或修正。（三）移交档案管理部门1.各单位在完成初步整理和审核后，定期将疫情档案移交至学校档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理部门接收档案后，对移交的档案进行再次审核，检查档案的整理质量和完整性，对不符合要求的档案退回原单位重新整理。（四）档案数字化处理1.对于纸质档案，档案管理部门应及时进行数字化处理，确保档案信息的长期保存和便捷利用。2.数字化处理过程中，应严格按照相关技术标准和规范进行操作，保证数字化档案的质量。（五）档案存储与保管1.数字化档案存储在学校指定的存储设备和存储系统中，定期进行备份，确保数据安全。2.纸质档案按照档案管理的相关规定进行分类存放，确保档案存放有序，便于查找和利用。五、档案保管期限（一）短期档案保管期限为15年，主要包括疫情防控期间的一般性工作记录、统计报表等。（二）中期档案保管期限为510年，如疫情防控工作中的阶段性总结、部分教学工作档案等。（三）长期档案保管期限为10年以上，包括学校疫情防控工作方案、预案，重要人员信息档案，疫情防控物资档案等具有重要历史价值和查考利用价值的档案。六、档案利用与保密（一）档案利用1.学校各部门、各单位因工作需要查阅疫情档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经本单位负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批情况，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门，不得在档案上涂改、标记或损坏。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）档案保密1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及个人隐私、敏感信息的疫情档案进行严格保密。2.档案管理部门工作人员应加强保密意识，对档案查阅、利用过程中的信息严格保密，不得泄露给无关人员。3.未经学校批准，任何单位和个人不得擅自对外公布疫情档案信息。七、监督与检查（一）定期检查学校档案管理部门定期对各部门、各学院及附属机构的疫情档案收集工作进行检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性，档案整理质量等。（二）专项检查针对疫情防控工作中的重点环节和重要档案，适时开展专项检查，确保相关档案的规