私企工会档案管理制度

PAGE私企工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强本私企工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在工会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本私企工会及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工会档案由工会综合办公室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理工会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及机密的档案妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）工会综合办公室职责1.负责制定和完善工会档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理工会各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.指导和监督所属各部门的档案管理工作，开展档案业务培训。5.按照规定向有关部门移交档案。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理，并定期移交工会综合办公室。2.协助工会综合办公室做好档案的查阅、利用等工作。3.遵守工会档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的分类与编号（一）分类1.党群工作类：包括工会组织建设、会员管理、宣传教育、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖工会工作计划、总结、会议记录、规章制度、人事管理、财务管理等文件。3.维权工作类：有关职工权益维护、劳动争议调解处理、集体合同签订等方面的档案。4.文化体育类：工会组织开展各类文化体育活动形成的文件、资料、照片等。5.职工福利类：涉及职工福利待遇、困难职工帮扶、职工疗养等方面的档案。6.其他类：不属于上述分类的其他重要文件材料。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式。例如：2023党群001，表示该档案是2023年形成的党群工作类第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等收集齐全。2.对于重要会议、活动形成的文件材料，应在会议结束或活动完成后及时收集，确保档案的时效性。3.涉及多个部门的联合工作，由主办部门负责收集相关档案，并在工作结束后及时移交工会综合办公室。（二）整理1.工会综合办公室对收集到的档案进行分类整理，按照档案的形成时间、来源、内容等进行系统排列。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录，编制档案检索工具，便于查找和利用。3.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制。4.剔除重复、无用的文件材料，确保档案的精炼和有效。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的档案应定期移交工会综合办公室，移交时填写档案移交清单，双方签字确认。2.工会综合办公室对移交的档案进行审核，符合要求的及时归档。3.归档后的档案应按照类别、年度顺序排列上架，便于保管和查阅。（二）保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅等情况。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并向上级报告。六、档案的查阅与利用（一）查阅1.本工会工作人员因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后交工会综合办公室。2.工会综合办公室根据申请内容，确定查阅范围，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经工会领导批准。（二）利用1.因工作需要复印、摘录档案内容的，需经工会综合办公室同意，并登记备案。2.外单位查阅本工会档案，需持有单位介绍信，经工会领导批准后，由工会综合办公室安排查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.档案的利用情况应进行记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用效果等，以便跟踪和评估档案的利用价值。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.工会综合办公室定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.鉴定工作由工会综合办公室牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的保存价值。3.在鉴定过程中，应充分听取各方面意见，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报工会领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。同时，应填写档案销毁清册，详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁档案的清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.利用现代信息技术，建立工会档案信息管理系统，实现档案的电子化管理。2.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，提高档案管理工作的效率和质量。（二）电子档案管理1.对归档的电子档案应按照档案管理要求进行分类、编号、存储，确保电子档案的完整性和可读性。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被非法篡改或泄露。九、档案管理的监督与检查（一）内部监督1.工会综合办公室定期对所属各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入部门绩效考核内容，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的进行批评教育。（二）外部监