档案存储管理制度

PAGE档案存储管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案存储管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的存储管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案存储体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理中心，负责公司档案的存储管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。2.制定和完善公司档案存储管理的各项规章制度，并组织实施。3.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案存储管理工作。4.建立档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。5.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的完整和安全。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。6.按照规定的范围和程序，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。7.负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经公司领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁处理。8.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。9.积极开展档案编研工作，为公司的决策、管理和发展提供参考依据。10.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等公司治理文件，行政办公会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等行政公文，以及公司证照、印章管理文件等。2.人力资源类：包括员工招聘、录用、培训、考核、薪酬、福利、奖惩、晋升、调动、离职等人力资源管理文件，员工档案、劳动合同、社会保险、住房公积金等相关资料，以及人事档案管理制度等。3.财务审计类：包括财务预算、决算、报表、财务分析报告等财务文件，会计凭证、账簿、财务审计报告、税务申报资料等财务审计资料，以及财务管理制度、内部审计制度等。4.市场营销类：包括市场调研、市场分析、营销策划、广告宣传、销售合同、客户资料等市场营销文件，以及市场营销管理制度等。5.生产管理类：包括生产计划、生产调度、生产工艺、质量控制、设备管理、安全生产等生产管理文件，以及生产管理制度等。6.技术研发类：包括研发项目立项、研发计划、研发报告、技术方案、技术图纸、专利申请、技术合同等技术研发文件，以及技术研发管理制度等。7.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收报告等物资采购文件，以及物资采购管理制度等。8.合同管理类：包括各类合同的签订、履行、变更、终止等相关文件，以及合同管理制度等。9.项目管理类：包括项目立项、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等项目管理文件，以及项目管理制度等。10.其他类：包括以上各类未涵盖的其他档案，如公司荣誉证书、获奖文件、对外宣传资料、会议记录、活动照片等。（二）档案编号档案编号采用分类号+年度号+流水号的形式。分类号按照上述档案分类顺序编制，年度号采用公元纪年，流水号按照档案形成的先后顺序依次编排。例如：行政管理类档案编号为XZGL20XX001，其中XZGL为行政管理类分类号，20XX为年度号，001为流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作结束后，按照档案管理部门的要求，及时将形成的档案整理好，移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，对未按时移交或移交不完整的部门，及时进行沟通和协调。（二）档案整理1.档案管理部门接收档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录，包括档案编号者、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保持档案的原貌。5.按照档案存储要求，将整理好的档案上架存放，便于查找和利用。五、档案的存储与保管（一）存储环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备。（二）档案保管1.档案应按照分类号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行检查、清点、核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账物相符。5.严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密的档案，未经批准不得擅自查阅、借阅和复制。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、编号、查阅目的等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。如需复制档案，应按照规定办理审批手续。（二）借阅1.公司内部各部门及员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅期限、归还日期等信息，并收取一定的押金。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自拆封、涂改、标记、污损档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人员应在规定的归还日期前将档案归还档案管理部门，档案管理部门在核对无误后，退还押金。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限、密级等信息。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁工作结束后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设1.档案管理部门应积极推进档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案的数字化存储和管理。2.配备必要的计算机设备、扫描设备、存储设备等信息化设施设备，确保档案信息化工作的顺利开展。3.制定档案信息化管理制度，规范档案数字化加工、数据录入、存储、利用等工作流程。（二）档案数字化加工1.对纸质档案进行数字化加工，应按照国家有关标准和规范进行操作。2.数字化加工过程中，应确保档案内容的准确性和完整性，对扫描图像进行清晰、完整的处理，对数据进行准确、规范的录入。3.对数字化档案进行分类、编目、存储，建立档案数据库索引，便于档案的检索和利用。（三）档案信息化利用1.通过档案管理系