兼职档案员备案制度

PAGE兼职档案员备案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理工作，规范兼职档案员的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本备案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有兼职档案员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准。2.统一管理原则：实行统一领导、分级管理，确保档案管理工作的协调性和一致性。3.有效利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司/组织各项工作提供支持。二、兼职档案员职责（一）档案收集1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.及时了解和掌握本部门工作动态，主动跟踪重要业务活动，确保相关文件材料的完整收集。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.确保档案整理符合规范要求，做到分类科学、编号有序、编目准确，便于查找和利用。（三）档案保管1.妥善保管本部门的档案，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。2.做好档案存储环境的管理，保持档案存放场所的清洁、干燥、通风，配备必要的防护设备。（四）档案利用1.积极为公司/组织内部各部门提供档案查阅服务，按照规定办理档案查阅手续，登记查阅情况。2.根据工作需要，协助有关部门做好档案资料的复印、摘录等工作。（五）档案移交1.在离职或岗位变动时，及时将所保管的档案向公司/组织指定的人员办理移交手续。2.移交档案时，要编制档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的完整性和准确性。三、兼职档案员备案条件（一）基本条件1.政治素质高，责任心强，具有良好的职业道德和保密意识。2.熟悉本部门业务工作，能够准确识别和收集与业务相关的文件材料。3.具备一定的档案管理知识和技能，能够按照要求完成档案整理、保管等工作。（二）专业条件1.具有大专及以上学历，档案管理、文秘、行政管理等相关专业优先。2.经过公司/组织组织的档案管理业务培训，并取得合格证书。四、备案程序（一）个人申请符合备案条件的人员，向所在部门提出兼职档案员备案申请，填写《兼职档案员备案申请表》，并提交相关证明材料。（二）部门审核所在部门对申请人的资格和条件进行审核，签署审核意见后报公司/组织档案管理部门。（三）档案管理部门审批档案管理部门对上报的备案申请进行审批，符合条件的予以备案，并颁发《兼职档案员证书》。（四）备案登记档案管理部门对备案的兼职档案员进行登记，建立兼职档案员档案信息库，记录备案人员的基本情况、工作部门、职责范围等信息。五、培训与考核（一）培训1.公司/组织定期组织兼职档案员参加档案管理业务培训，培训内容包括档案法律法规、档案管理基础知识、档案整理与保管技能等。2.根据实际工作需要，适时开展专项培训，如电子档案管理、特殊载体档案管理等，提高兼职档案员的业务水平。（二）考核1.建立兼职档案员考核制度，对兼职档案员的工作表现进行定期考核。考核内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作任务的完成情况，以及遵守档案管理制度的情况。2.考核方式采用自评、部门评价和档案管理部门评价相结合的方式，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等次。3.对考核优秀的兼职档案员给予表彰和奖励；对考核不合格的兼职档案员，进行诫勉谈话，责令限期整改；经整改仍不合格的，取消其兼职档案员资格。六、档案管理要求（一）档案分类1.公司/组织档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。2.各兼职档案员应根据本部门工作实际，按照档案分类方案对档案进行准确分类。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，确保档案编号的科学性和规范性。2.文书档案编号采用年度保管期限流水号的形式；科技档案编号按照项目或课题进行编制；会计档案编号按照会计年度和档案类别进行编号；人事档案编号按照人事管理规定执行；业务档案编号根据业务特点和管理要求进行编制。（三）档案编目1.档案编目应包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应详细记录案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应记录文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。（四）档案装订1.将归档文件材料按照一定顺序排列后进行装订，确保文件材料的整齐、牢固。2.装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属物装订，避免对档案造成损坏。（五）档案存储1.档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，实行集中统一管理。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等安全防护设施，温度、湿度应符合国家规定标准。3.档案柜应定期进行检查和维护，确保档案存放安全。（六）电子档案管理1.加强电子档案的收集、整理、存储和利用工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。2.电子档案应按照规定格式进行存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织档案管理部门定期对兼职档案员的工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.各部门应加强对本部门兼职档案员工作的日常监督，确保档案管理工作规范有序开展。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合做好相关工作。2.根据监督检查意见，及时整改存在的问题，不断提高档案管理水平。八、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的兼职档案员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.奖励标准根据兼职档案员的工作业绩、贡献大小等因素确定。（二）处罚1.对违反档案管理制度，造成档案损坏、丢失、泄密等事故的兼职档案员，视情节轻重给予批评教