城乡居民档案管理制度

PAGE城乡居民档案管理制度一、总则（一）目的为了加强城乡居民档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，保障城乡居民档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在服务城乡居民、服务社会发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所负责的城乡居民档案管理工作，涵盖城乡居民的各类个人信息、社会保障、医疗健康、教育就业、婚姻生育等相关档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映城乡居民的实际情况，保证信息的准确性和可靠性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失，对涉及个人隐私的档案严格保密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为城乡居民和相关部门提供便捷的档案查询、借阅等服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善城乡居民档案管理制度、工作流程和操作规范。2.统筹规划城乡居民档案管理工作，组织协调各部门开展档案收集、整理、保管、利用等工作。3.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理队伍的整体素质。4.定期对城乡居民档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。5.负责档案信息化建设，推动档案管理系统的开发、应用和维护，实现档案信息的数字化管理。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理制度和工作流程开展工作。2.负责城乡居民档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案的损坏、变质等问题，确保档案安全。4.按照规定为城乡居民和相关部门提供档案查询、借阅等服务，做好登记和记录工作。5.负责档案信息的录入、更新和维护，保证档案信息的准确性和时效性。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（三）相关部门职责1.各部门应明确专人负责本部门涉及的城乡居民档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料及时、准确地交到档案管理部门。2.在业务工作中形成的城乡居民档案资料，应按照档案管理要求进行规范整理，并在规定时间内移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集（一）收集范围1.城乡居民的个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、户籍地址、联系方式等。2.社会保障档案，如养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等参保信息、缴费记录、待遇领取情况等。3.医疗健康档案，包括就诊记录、体检报告、疾病诊断证明、住院病历等。4.教育就业档案，涵盖学历教育经历、职业资格证书、就业登记、失业登记等相关资料。5.婚姻生育档案，如结婚登记、离婚登记、生育登记等信息。6.其他与城乡居民权益相关的档案资料，如住房保障、社会救助、法律援助等方面的记录。（二）收集渠道1.与城乡居民直接接触，通过上门走访、社区宣传等方式，引导居民主动提供相关档案资料。2.与政府相关部门进行信息共享，获取由其他部门产生的涉及城乡居民的档案信息，如公安部门的户籍信息、民政部门的婚姻登记信息、人社部门的社保信息等。3.接收各部门移交的在业务工作中形成的城乡居民档案资料。（三）收集要求1.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，确保档案资料不遗漏、不重复。2.收集的档案资料应真实可靠，提供资料的城乡居民或相关部门应签字确认，对资料的真实性负责。3.对于纸质档案，应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、损毁；对于电子档案，应确保数据的准确性和可读性。4.建立档案收集登记制度，对收集到的档案资料进行详细登记，记录档案名称、来源、收集时间等信息。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、利用和统计。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）整理方法1.分类：按照档案的类别和内容，将城乡居民档案分为个人基本信息类、社会保障类、医疗健康类、教育就业类、婚姻生育类、其他类等一级类目，在一级类目下再根据档案的具体内容设置二级及以下类目。例如，社会保障类可分为养老保险、医疗保险等二级类目，养老保险二级类目下再细分参保登记、缴费明细、待遇发放等三级类目。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的检索和管理。编号可采用数字编码的方式，如按照档案类别、年份、流水号等进行编制。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、档案名称、档案内容摘要、形成时间、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案的基本情况。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，不得对档案内容进行裁剪或损坏。（三）整理流程1.接收档案收集人员移交的档案资料，对资料进行初步审核，检查资料的完整性和准确性。2.根据档案分类标准对档案进行分类，确定档案所属类目。3.为档案编制编号，并将编号标注在档案封面和目录上。4.按照编目要求编制档案目录，录入档案管理系统。5.将整理好的档案进行装订，放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标注档案类别、编号范围等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准，一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案类别和编号顺序排列，存放在档案密集架或档案柜中；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息，便于对档案进行跟踪和管理。3.定期对档案进行清点和检查，发现档案有损坏、变质等情况应及时采取措施进行处理，并记录处理情况。（三）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。1.短期保管档案：保管期限为15年，主要包括一些时效性较强、使用频率较低的档案资料，如临时性的业务报表、通知等。2.中期保管档案：保管期限为510年，如一般的社会保障业务档案、普通的医疗就诊记录等。3.长期保管档案：保管期限为10年以上，包括涉及城乡居民权益的重要档案资料，如养老保险个人账户资料、重大疾病病历等。（四）档案销毁1.对于超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细记录档案名称、编号、数量、保管期限等信息，经档案管理部门负责人审核批准后，报公司/组织负责人审批。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，可采用粉碎、焚烧等方法，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案利用（一）利用范围1.为城乡居民提供自身档案信息的查询、借阅服务，方便居民了解自己的社会保障、医疗健康、教育就业等情况，维护自身权益。2.为政府相关部门、社会组织等提供档案信息查询服务，用于政策制定、业务办理、统计分析等工作。3.在法律法规允许的范围内，为司法机关、纪检监察部门等提供档案信息查询服务，作为案件调查、审理等工作的参考依据。（二）利用方式1.查询服务：城乡居民或相关部门可通过档案管理系统、电话查询、现场查询等方式，查询所需的档案信息。档案管理人员应根据查询要求，及时准确地提供档案资料。2.借阅服务：对于确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、数量等信息，经档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借他人或涂改、损毁档案。3.出具证明服务：根据城乡居民或相关部门的需求，档案管理部门可依据档案资料出具相关证明，如社会保障证明、婚姻状况证明、学历证明等。出具证明应严格按照规定程序进行核实和审批，确保证明内容真实、准确。（三）利用流程1.查询流程：城乡居民或相关部门提出查询申请，填写查询申请表，注明查询内容、查询目的等信息。档案管理人员接收查询申请后，对申请进行审核，确认查询主体和查询内容符合规定。通过档案管理系统或档案库房查找相关档案资料，将查询结果提供给查询申请人。对于现场查询的，档案管理人员应引导查询人员到指定地点进行查询，并提供必要的协助。2.借阅流程：借阅人填写借阅申请表，提交档案管理部门。档案管理人员对借阅申请进行审核，重点审核借阅目的、借阅期限等是否符合规定。经档案管理部门负责人审批同意后，档案管理人员办理档案借阅手续，将档案交给借阅人，并登记借阅时间、借阅期限等信息。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案无损坏、遗失等情况后，办理归还手续。3.出具证明流程：申请人向档案管理部门提出出具证明申请，提交相关证明材料。档案管理人员对申请和证明材料进行审核，核实档案资料的真实性和准确性。根据审核结果，由档案管理部门负责人审批是否出具证明。如需出具证明，档案管理人员按照规定格式和内容出具证明，并加盖档案管理部门印章。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的城乡居民档案管理信息系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的共享和交换，为政府相关部门、社会组织等提供便捷的信息服务，促进信息资源的整合和利用。3.利用信息化技术加强档案安全管理，对档案信息进行加密存储、备份和访问控制，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：支持档案管理人员将纸质档案资料录入系统，实现档案信息的数字化转换。录入过程应具备数据校验功能，确保录入数据的准确性。2.档案查询功能：提供多种查询方式，如按档案编号、姓名、身份证号码、档案类别等进行查询，方便用户快速查找所需档案信息。查询结果应清晰显示档案的基本内容和相关信息。3.档案借阅功能：实现网上借阅申请、审批和登记功能，借阅人可通过系统提交借阅申请，档案管理人员和审批人员可在系统中进行审批操作，同时记录借阅情况。4.档案统计功能：对档案数据进行统计分析，生成各类统计报表，如档案数量统计、档案利用情况统计等，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限管理模块，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。同时，对系统数据进行加密存储和备份，防止数据丢失和泄露。（三）信息化建设步骤1.需求调研：深入了解城乡居民档案管理工作的实际需求，包括档案收集、整理、保管、利用等各个环节的业务流程和功能要求，为信息化系统建设提供依据。2.系统设计：根据需求调研结果，进行系统总体设计，包括系统架构、功能模块、数据库设计等。系统设计应遵循先进、实用、安全、可靠的原则，确保系统的稳定性和可扩展性。3.系统开发：按照系统设计方案，组织专业技术人员进行系统开发工作。开发过程中应严格遵循软件开发规范，进行代码编写、测试、调试等工作，确保系统功能的实现和质量。4.系统上线：在系统开发完成并经过全面测试后，进行系统上线部署。上线前应制定详细的上线方案，做好数据迁移、用户培训、系统切换等准备工作，确保系统顺利上线运行。5.系统维护：建立系统维护机制，定期对系统进行检查、维护和升级，及时处理系统运行过程中出现的问题，保证系统的正常运行和功能的不断完善。八、监督与考核（一）监督机制1.建立档案管理工作监督制度，定期对城乡居民档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准的要求。2.监督内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理的质量、档案保管的安全状况、档案利用的规范程度等方面。3.设立监督举报渠道，鼓励城乡居民和相关部门对档案管理工作中的违规行为进行举报，对举报信息及时进行调查处理。（二）考核办法1.制定档案管理工作