鉴定档案工作制度

PAGE鉴定档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和有效性，规范档案鉴定工作流程，提高档案利用价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、鉴定、销毁等过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案鉴定工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，对档案进行全面、客观、公正的鉴定，不受任何主观因素干扰。3.科学严谨原则：运用科学的方法和严谨的程序，对档案的价值进行准确判断。4.安全保密原则：在档案鉴定过程中，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。二、鉴定组织与职责（一）鉴定小组公司成立档案鉴定小组，由公司分管领导担任组长，成员包括综合管理部门负责人、各业务部门负责人以及档案管理人员。（二）职责分工1.组长职责全面领导档案鉴定工作，对鉴定结果进行最终审核和决策。协调解决鉴定工作中出现的重大问题。2.综合管理部门负责人职责负责组织档案鉴定工作的具体实施，制定鉴定工作计划和方案。组织鉴定小组成员学习相关法律法规和业务知识，提高鉴定水平。汇总鉴定意见，形成鉴定报告，并提交组长审核。3.各业务部门负责人职责负责本部门档案的初步筛选和价值评估，提供相关业务背景信息。协助综合管理部门开展鉴定工作，对涉及本部门的档案鉴定结果进行审核。4.档案管理人员职责负责档案的整理、分类和编目，为鉴定工作提供基础数据。参与档案鉴定工作，对档案的内容、形式等进行详细审查。按照鉴定结果，对档案进行妥善保管或销毁处理。三、档案鉴定标准（一）文件内容标准1.反映公司主要职能活动和基本历史面貌的文件，具有重要查考利用价值的，应予以保留。2.涉及公司重大决策、重要业务活动、关键技术研发、重大项目建设等方面的文件，应重点保存。3.记录公司发展历程、重要事件、荣誉奖项等具有纪念意义的文件，应妥善保管。4.对公司经营管理、生产运营、财务管理等有重要参考价值的文件，如合同协议、财务报表、统计数据等，应长期保存。（二）文件形式标准1.正本文件、重要文件的定稿、重要会议记录、重要合同协议等，应优先保留。2.具有法律效力的文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证等，应永久保存。3.反映公司业务活动的原始凭证、票据、报表等，应根据业务需要确定保存期限。（三）保管期限标准1.永久保管公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要文件。公司年度财务决算报告、审计报告等财务文件。公司重大项目的立项、可行性研究报告、竣工验收报告等。公司与外部签订的长期合作协议、重要合同等。2.长期保管（10年以上）公司年度工作计划、总结、报告等。公司业务部门的重要业务文件、统计报表等。公司内部规章制度、管理办法等。公司员工的重要人事档案材料，如晋升、奖励、处分等文件。3.短期保管（110年）一般性的业务文件、临时性的工作记录等。公司内部的通知、便函、简报等。已经完成历史使命、失去查考利用价值的文件。四、鉴定工作流程（一）准备阶段1.综合管理部门根据公司档案管理状况和实际需求，制定档案鉴定工作计划，明确鉴定范围、时间安排、人员分工等。2.收集与档案鉴定相关的法律法规、行业标准以及公司内部的规章制度等文件资料，组织鉴定小组成员进行学习培训。3.档案管理人员对库存档案进行全面清查，整理出待鉴定档案清单，包括档案名称、形成时间、保管期限、来源等信息，并将档案按类别、年度顺序排列，便于鉴定工作开展。（二）初步筛选1.各业务部门负责人根据档案鉴定标准，对本部门的档案进行初步筛选，剔除明显无保存价值的文件，如重复文件、已失效的临时性文件等，并在档案清单上标注初步筛选意见。2.档案管理人员对各业务部门提交的初步筛选结果进行汇总整理，形成初步筛选后的档案清单，提交给鉴定小组。（三）详细审查1.鉴定小组对初步筛选后的档案进行详细审查，通过查阅档案内容、分析文件形式、结合公司业务活动等方式，对档案的价值进行全面评估。2.鉴定小组成员根据各自的专业知识和工作经验，对每一份档案发表鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，内容包括档案名称、形成时间、保管期限、价值评估依据、鉴定意见等。3.在详细审查过程中，如发现档案存在疑问或争议，鉴定小组应组织相关人员进行讨论，必要时可邀请专家进行咨询，确保鉴定意见的准确性和客观性。（四）结果汇总与审核1.综合管理部门对鉴定小组成员的鉴定意见进行汇总整理，形成档案鉴定报告初稿，报告内容包括鉴定工作概况、鉴定范围、鉴定依据、各类档案的鉴定结果统计、初步结论等。2.将档案鉴定报告初稿提交给鉴定小组组长进行审核，组长对鉴定结果进行全面审查，如有必要可组织再次讨论，对鉴定报告进行修改完善，确保鉴定结果准确无误、符合公司实际情况。3.经组长审核通过后的档案鉴定报告，作为公司档案鉴定的最终结论，由综合管理部门负责存档。（五）处理决定执行1.根据档案鉴定报告的结果，对档案作出相应的处理决定。对于具有保存价值的档案，按照新确定的保管期限进行妥善保管，并调整档案目录和检索工具，确保档案的有效利用。2.对于失去保存价值的档案，由档案管理人员填写《档案销毁申请表》，附上档案鉴定报告、拟销毁档案清单等材料，报综合管理部门负责人审核。3.综合管理部门负责人审核通过后，报公司分管领导审批。经领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员进行档案销毁工作，并填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，参与销毁人员签字确认。4.对于涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息以及法律法规规定不得销毁的档案，应进行特殊处理，采取加密存储、异地备份等措施，确保档案信息的安全。五、档案鉴定工作的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案鉴定工作进行审计监督，检查鉴定工作是否符合法律法规和公司制度要求，鉴定程序是否规范，鉴定结果是否准确合理。2.综合管理部门定期对档案鉴定工作进行自查，对鉴定过程中发现的问题及时进行整改，不断完善鉴定工作流程和方法。（二）外部监督1.积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等对公司档案鉴定工作的监督检查，如实提供相关资料和情况，接受外部监督指导。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时调整和改进公司档案鉴定工作，提高档案管理水平。六、档案鉴定工作的信息化建设（一）建立档案鉴定信息系统利用信息技术手段，建立档案鉴定信息系统，实现档案鉴定工作的信息化管理。通过该系统，可对档案的基本信息、鉴定过程、鉴定结果等进行记录和存储，方便查询和统计分析。（二）实现档案数字化鉴定对纸质档案进行数字化处理，利用图像处理技术、数据挖掘技术等，对数字化档案进行鉴定分析。通过建立档案数字化鉴定模型，提高鉴定工作的效率和准确性，同时便于档案的长期保存和利用。（三）加强信息安全管理在档案鉴定信息化建设过程中，要高度重视信息安全管理，采取加密存储、身份认证、访问控制等技术措施，确保