保险档案台账管理制度

PAGE保险档案台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司保险档案台账管理，确保保险业务档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及保险行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在保险业务活动中形成的各类档案台账管理工作，包括但不限于保险合同档案、理赔档案、客户信息档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案台账应如实反映保险业务的实际情况，确保记录信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖保险业务全过程的各类文件资料，保证档案台账的全面性。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.便利性原则：档案台账的管理应便于查询、调阅和使用，提高工作效率。二、档案台账管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善保险档案台账管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类保险档案，建立健全档案台账体系。3.指导、监督各部门档案资料的收集、整理、归档工作。4.定期对档案进行检查、鉴定、统计和保管期限的调整。5.负责档案的数字化处理和信息系统建设，提高档案管理的信息化水平。（二）业务部门职责1.负责本部门保险业务档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的完整性和准确性。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交归档，并协助档案管理部门做好档案的查询、调阅等工作。3.明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门开展档案管理培训和宣传工作。（三）其他部门职责1.各部门应在各自职责范围内，配合档案管理部门做好保险档案台账管理工作，提供必要的支持和协助。2.涉及档案查阅、借阅等工作时，应按照规定办理相关手续，确保档案的安全和规范使用。三、档案台账的分类与编号（一）分类标准1.保险合同档案：按照保险险种、业务类型、客户类别等进行分类。例如，人寿保险合同、财产保险合同；个人客户合同、企业客户合同等。2.理赔档案：根据理赔案件的性质、出险时间、赔付金额等进行分类。如车险理赔档案、意外险理赔档案；大额理赔档案、小额理赔档案等。3.客户信息档案：按照客户基本信息、联系方式、投保记录、理赔记录等进行分类。（二）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号由字母和数字组成，例如：“BXHT2023001”，其中“BXHT”表示保险合同档案类别，“2023”表示年份，“001”表示该类别下的顺序编号。3.理赔档案编号可表示为“LPL202301005”，“LPL”表示理赔档案类别，“2023”为年份，“01”表示月份，“005”为当月该类别下的顺序编号。4.客户信息档案编号形式为“KHF20230001”，“KHF”代表客户信息档案类别，“2023”是年份，“0001”为该类别下的顺序编号。四、档案台账的建立与登记（一）档案收集1.业务部门在保险业务活动完成后，应及时收集相关档案资料，包括保险合同文本、投保单、批改单、理赔申请书、证明材料等。2.收集的档案资料应齐全、完整，符合档案管理要求，确保文件内容清晰、字迹工整、签字盖章齐全。（二）档案整理1.业务部门对收集的档案资料进行初步整理，按照分类标准进行分类，并剔除重复、无效的文件。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，目录应包含档案编号、名称、日期、来源等信息。3.将整理好的档案资料装订成册或装入档案盒，并在封面和盒脊标注档案编号、名称、类别等信息。（三）档案登记1.档案管理部门收到业务部门移交的档案后，应进行详细登记。登记内容包括档案编号、名称、类别、来源、移交时间、保管期限等。2.建立档案台账登记簿，采用纸质和电子两种形式进行记录，确保台账信息的一致性和准确性。3.定期对档案台账进行核对，发现问题及时查找原因并进行纠正。五、档案台账的保管（一）保管期限1.保险合同档案的保管期限根据险种和业务性质确定，一般分为长期（10年以上）、中期（510年）和短期（15年）。例如，人寿保险合同长期保管，财产保险合同中期保管。2.理赔档案的保管期限为自结案之日起10年。3.客户信息档案应长期保管，以确保客户信息的完整性和可追溯性。（二）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）保管要求1.档案应按照类别、保管期限进行分类存放，排列整齐有序，便于查找和调阅。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，如有问题应及时采取措施进行处理。3.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。六、档案台账的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案台账时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅人员如需摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行，摘录内容应与原件一致。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案的完整性和安全性。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完好无损，如有问题应及时查明原因并追究责任。七、档案台账的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司商业秘密、客户隐私等重要档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，防止信息泄露。3.严禁无关人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应确保门窗关闭、设备断电。（二）安全防范1.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。2.定期对档案管理设备进行维护和检查，如消防设备、防潮设备、防虫设备等，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，应对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，减少损失。八、档案台账的信息化管理（一）系统建设1.建立保险档案台账信息化管理系统，实现档案的电子化录入、存储、查询、统计等功能。2.系统应具备完善的权限管理功能，根据不同人员的工作职责设置相应的访问权限，确保档案信息的安全。3.与公司其他业务系统进行数据对接，实现信息共享，提高工作效率。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案台账信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和及时性。2.定期对系统中的档案数据进行维护，包括数据更新、备份等工作，防止数据丢失或损坏。3.对新产生的档案资料，应在规定时间内完成电子化录入，并关联到相应的档案台账记录中。（三）信息利用1.利用信息化管理系统提供的统计分析功能，对保险档案台账数据进行分析，为公司决策提供数据支持。2.通过系统实现档案的远程查询和调阅，方便公司内部人员在不同地点进行业务操作。3.利用系统对档案的借阅、归还等情况进行实时跟踪和管理，提高档案管理的工作效率和规范性。九、档案台账的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等组成，负责对档案的保管期限、价值等进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家法律法规、保险行业标准以及公司实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定标准应明确各类档案的保管期限、重要性判断依据等内容，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。（四）销毁实施1.《档案销毁清册》经公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档