档案保密规章制度3篇

PAGE档案保密规章制度3篇总则制定目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本档案保密规章制度。适用范围本规章制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及外包人员等在公司工作期间涉及档案管理与接触档案信息的所有人员。基本原则1.保密性原则：严格保守档案信息秘密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失。2.完整性原则：确保档案内容的完整，不随意删减、遗漏或破坏档案信息。3.准确性原则：档案信息应真实、准确，如实反映公司的各项业务活动和历史记录。4.合规性原则：档案管理与保密工作必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求。档案管理职责分工档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度与流程，并监督执行。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。5.对违反档案保密制度的行为进行调查和处理，并提出改进措施。各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责与档案管理部门沟通协调，确保本部门档案工作的顺利开展。3.对本部门员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识。4.在业务活动中严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案信息。员工个人职责1.严格遵守公司档案保密制度，不得私自复制、传播、销毁档案信息。2.在工作中妥善保管所接触到的档案，防止丢失或损坏。3.未经批准，不得将档案带出公司或转借他人。4.发现档案信息存在安全隐患或异常情况时，及时报告档案管理部门。档案的分类与编号档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等文件，以及行政办公文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：涵盖员工入职、离职、调动、晋升、培训、考核等相关材料，劳动合同、薪资福利文件、人事任免文件等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等各类财务文件。4.业务档案：根据公司业务类型划分，如销售合同、采购订单、项目文档、客户资料、市场调研报告等。5.技术档案：涉及公司的产品研发、技术方案、工艺文件、设备资料、知识产权等相关档案。档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用统一格式，由字母和数字组成，例如：1.行政档案：AD[年份][流水号]，如AD2023001表示2023年的第1份行政档案。2.人事档案：HR[年份][部门代码][员工编号]，例如HR202301001表示2023年1部门的编号为001的员工人事档案。3.财务档案：FI[年份][月份][凭证号]，如FI202305010表示2023年5月的第10号会计凭证。4.业务档案：BD[年份][业务类型代码][项目编号]，例如BD202302005表示2023年第2类业务的编号为005的项目文档。5.技术档案：TE[年份][技术领域代码][档案序号]，如TE202303012表示2023年第3个技术领域的第12份技术档案。档案的收集与整理收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案形成过程中的原始性、完整性和准确性。2.对于重要业务活动或项目，应在活动结束或项目完成后的规定时间内，及时将相关档案收集齐全。3.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式。整理规范1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，确保档案整齐、牢固。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并存储在规定的存储设备和文件夹中，同时建立相应的索引目录。4.对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行标注说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等关键信息，并进行妥善保管。档案的归档与保管归档流程1.各部门整理好的档案定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.按照档案编号规则对归档档案进行编号，并建立档案目录清单。保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和取用。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，设置不同级别的访问权限，定期进行备份，备份数据存储在异地存储设备上。3.特殊载体档案：照片、录音、录像等应分类存放在专门的相册、光盘盒或磁带盒中，并注明相关信息，与纸质档案或电子档案建立对应关系。保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.对于涉及公司核心业务、重要权益、历史记录等关键档案，应长期保存。3.保管期限届满后，经档案管理部门审核，并报公司相关领导批准后，按照规定程序进行销毁。档案的查阅与利用查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密档案或跨部门查阅档案的，需经公司分管领导审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准，并在档案管理部门专人陪同下查阅。查阅流程1.申请人提交《档案查阅申请表》，按照审批权限进行审批。2.档案管理部门根据审批结果，为申请人提供相应的档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案利用1.公司员工利用档案开展工作时，应遵循档案利用的相关规定，确保档案信息的合理使用。2.如需对档案进行复制，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的复制份数和用途进行复制。复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、复制、借阅等情况进行详细记录，以便跟踪和查询。档案的保密措施物理安全措施1.档案保管场所应安装门禁系统、监控设备，限制无关人员进入。2.档案柜应配备锁具，并定期检查锁具的安全性。3.存储电子档案的服务器和存储设备应放置在安全的机房内，机房应具备防火、防潮、防雷、防静电等设施。网络安全措施1.建立档案信息网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击。2.对档案管理系统进行定期安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的安全隐患。3.严格控制档案信息在网络中的传输，采用加密技术对传输数据进行加密处理，确保数据传输的安全性。人员管理措施1.对档案管理及接触档案信息的人员进行背景审查和定期的保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.与员工签订保密协议，明确员工在档案保密方面的权利和义务，对违反保密协议的行为规定相应的违约责任。3.加强对员工的日常管理和监督，发现员工存在违反档案保密制度的行为时，及时进行调查处理。档案的销毁销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，导致相关档案不再需要的。3.档案内容涉及的事项已完全解决，且保密期限已过的。销毁流程1.档案管理部门定期对达到销毁条件的档案进行清理和造册，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。4.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。监督与检查内部监督1.档案管理部门定期对公司各部门的档案管理工作进行检查，包括档案收集、整理、归档、保管等环节，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作内部考核机制，对档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的进行批评和问责。外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司档案管理工作进行审计，检查档案管理是否符合法律法规和公司制度要求。2.根据审计意见和建议，及时改进档案管理工作，完善档案保密制度。违规处理违规行为界定1.未经批准擅自查阅、复制、传播档案信息的。2.故意泄露档案机密，给公司造成损失的。3.未按规定保管档案，导致档案丢失、损坏或信息泄露的。4.在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料的。处理措施1.对于违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等处分。2.因违规行为给公司