系统加强档案管理制度

PAGE系统加强档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.方便利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查阅和利用的效率，为公司/组织的决策、生产、经营等活动提供及时有效的支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织各部门收集、整理本部门在工作活动中形成的各类档案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，使其符合档案管理的要求。3.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。对档案进行定期检查和清点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。5.档案统计建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。6.档案利用服务负责接待档案查阅利用者，为其提供档案查阅、借阅等服务。根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。7.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。8.指导与监督对各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期检查各部门档案管理情况，发现问题及时督促整改，确保公司/组织档案管理工作的整体质量。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等方面的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等；行政办公文件，如通知、报告、请示、批复等；人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等方面的材料；财务管理文件，如财务预算、决算、审计报告等；后勤管理文件，如办公用品采购、固定资产管理、车辆管理等方面的材料。2.业务管理类档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。各类业务档案分别记录公司/组织在业务活动中的相关文件材料，如市场调研报告、销售合同、生产计划、产品质量检验报告、技术研发项目资料、客户投诉处理记录等。3.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，建立项目档案。项目档案包括项目立项文件、项目可行性研究报告、项目设计方案、项目实施过程中的各类文件材料、项目验收文件等，全面反映项目从策划到实施再到验收的全过程。4.合同档案包括公司/组织签订的各类合同，如买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。合同档案应包含合同文本、合同审批表、合同履行情况记录等相关材料。5.法律事务类档案涉及公司/组织法律事务的文件材料，如诉讼案件档案、法律咨询意见书、律师函等。6.声像档案以照片、录音、录像等形式记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等情况的档案材料。7.实物档案公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物以及具有保存价值的其他实物。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用分类号+年度号+流水号的形式。1.分类号根据档案分类方案，为每大类档案赋予一个固定的分类号，如行政管理类档案分类号为XZGL，业务管理类档案分类号为YWGL，项目档案分类号为XM，合同档案分类号为HT，法律事务类档案分类号为FL，声像档案分类号为SX，实物档案分类号为SW。2.年度号采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如2023年表示为23。3.流水号按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为XZGL23001；一份2022年签订的合同，编号为HT22001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等。2.收集时间各类档案应在形成后及时收集，一般应在次年上半年完成上一年度档案的收集工作。对于重要紧急的档案，应随时收集整理。3.收集要求收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。电子文件应确保内容真实、格式正确、存储完整，并按照规定的格式和命名规则进行整理。声像材料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。实物档案应进行详细登记，注明来源、日期等。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。编号：为每份档案编制唯一的编号。编目：填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便查阅。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐美观。对于不宜装订的档案，应采用卷盒、卷夹等方式进行保管。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地带。2.建筑要求库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房的墙体、地面、天花板应采用防火、防潮、防虫的材料进行装修，门窗应安装防盗设施和密封装置，配备必要的通风设备、空调设备、消防设备等。3.面积要求根据公司/组织档案数量和未来发展需求，合理确定档案库房的面积。档案库房应预留一定的空间用于档案的存放和整理。（二）档案保管设备配备1.档案架选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案架，用于存放纸质档案。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案盒采用标准规格的档案盒，用于存放档案文件。档案盒应标明档案类别、年度、起止编号等信息。3.防虫、防霉药品在档案库房内放置防虫、防霉药品，如樟脑丸、防霉剂等，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。4.温湿度控制设备安装温湿度传感器和调节设备，将档案库房的温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。5.消防设备配备适合档案库房的消防设备，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护，确保消防设备完好有效。6.防盗设备安装防盗报警装置、监控摄像头等防盗设备，对档案库房进行实时监控，保障档案的安全。（三）档案保管措施1.上架存放整理好的档案应及时上架存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理。3.温湿度管理每天记录档案库房的温湿度情况，根据温湿度变化及时进行调节。在高温、高湿季节，应加强通风换气，采取降温、除湿措施；在低温季节，应注意保暖，防止档案冻坏。4.防虫防霉定期检查档案库房内的防虫、防霉药品，及时补充或更换失效药品。发现档案有虫害或霉变迹象，应立即采取措施进行处理，如熏蒸、消毒等。5.防火防盗加强档案库房的安全管理，严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃易爆物品。下班前应关闭门窗、电源、水源等，确保库房安全。定期检查防盗设备和消防设备，确保其正常运行。6.电子档案保管对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点。定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和可读性。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定标准根据国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应考虑档案的来源、内容、形式、时间等因素，综合判断档案的保存价值。3.鉴定方法鉴定小组对档案进行逐卷审查，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（二）档案销毁1.销毁审批对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息，经档案鉴定小组审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，确保数据无法恢复。档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底。3.销毁记录档案管理部门应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、编号、数量等信息，并将销毁记录存档保存。七、档案的统计与利用（一）档案统计1.统计内容档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用目的等。2.统计方法采用定期统计和不定期统计相结合的方法，每月对档案收进、移出情况进行统计，每季度对档案保管和利用情况进行统计，每年对全年档案管理情况进行综合统计分析。3.统计报表根据统计结果，编制档案统计报表，如档案收进移出统计表、档案保管情况统计表、档案利用情况统计表等。统计报表应数据准确、内容完整，及时报送公司/组织领导和相关部门。（二）档案利用1.利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理查阅手续。涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照保密规定进行审批。2.利用手续内部员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或借阅申请表，注明查阅或借阅的档案名称、编号、利用目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。外部单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、目的等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.利用期限借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。4.利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、编号等信息。利用登记应及时、准确，以便对档案利用情况进行跟踪和管理。5.归还档案借阅档案到期后，利用者应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立涵盖公司/组织各类档案的数字化信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和服务水平，为公司/组织的发展提供有力的信息支持。（二）数字化采集1.扫描范围对公司/组织保存的具有重要价值的纸质档案进行数字化扫描，包括行政管理类档案、业务管理类档案项目档案、合同档案、法律事务类档案等。2.扫描要求扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像清晰、完整，色彩还原准确。扫描后的图像应进行去噪、去污、裁剪等处理，确保图像质量。3.数据录入对扫描后的档案图像进行数据录入，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，确保录入数据准确无误。（三）数字化存储1.存储方式采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对数字化档案进行集中存储。同时，建立异地灾备存储系统，确保档案数据的安全性和可靠性。2.存储格式数字化档案应采用通用的存储格式，如PDF、TIFF等，便于长期保存和利用。（四）档案信息管理系统建设1.系统功能档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，同时应提供权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保系统的安全性和稳定性。2.系统架构档案信息管理系统采用B/S架构，便于用户通过浏览器进行访问和操作。系统应具备良好的扩展性和兼容性，能够与公司/组织其他信息系统进行集成。（五）