保安员档案管理制度

PAGE保安员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司保安员队伍的规范化管理，全面、准确、及时地记录保安员的基本信息、工作经历、培训考核、奖惩情况等，建立健全保安员档案管理体系，为公司人力资源管理、保安员职业发展、安全保卫工作决策提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体保安员的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映保安员的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集保安员各方面的相关资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管档案，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据保安员的工作变动、培训考核、奖惩等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、身份证号码、联系方式等。2.入职信息：入职时间、入职渠道、入职岗位、试用期情况等。（二）教育培训记录1.入职培训：记录保安员入职时参加的公司级入职培训内容、培训时间、培训考核成绩等。2.专业技能培训：参加各类保安专业技能培训，如安全防范知识、消防知识、应急处置技能等培训的情况，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训证书等。3.学历教育：保安员的学历层次、毕业院校、所学专业等信息。（三）工作经历1.岗位变动记录：详细记录保安员在公司内的岗位调动情况，包括调动时间、原岗位、新岗位等。2.工作业绩：记录保安员在各岗位上的工作表现、工作成果，如完成的安保任务数量、质量，发现并处理的安全隐患情况，获得的客户表扬等。（四）考核评价1.月度考核：每月对保安员的工作表现进行考核评价，记录考核结果、考核评语、考核得分等。2.年度考核：每年年末对保安员进行全面的年度考核，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，记录年度考核等级、考核评语、考核结果应用情况等。（五）奖惩情况1.奖励记录：记录保安员获得的公司内部奖励，如优秀保安员奖、突出贡献奖等，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚记录：记录保安员受到的公司内部处罚，如警告、罚款、辞退等，包括处罚名称、处罚时间、处罚原因等。（六）健康状况1.入职体检报告：保安员入职时的体检报告，包括身体各项指标检查结果。2.定期健康检查记录：公司组织的定期健康检查报告，记录保安员的健康状况变化情况。（七）其他信息1.证书证件：保安员持有的各类证书、证件，如保安员证、消防设施操作员证等的复印件及有效期记录。2.个人荣誉：保安员获得的公司外部荣誉，如政府部门颁发的荣誉称号、行业协会表彰等情况。3.其他相关资料：与保安员工作相关的其他重要资料，如特殊任务执行记录、工作照片及视频等。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新入职保安员在办理入职手续时，由人力资源部门负责收集其个人基本信息资料，填写《保安员档案信息登记表》，并为其建立个人档案。2.档案建立后，由专人负责保管，档案编号应具有唯一性，便于查询和管理。（二）资料收集1.人力资源部门负责收集保安员的入职信息、教育培训记录、考核评价、奖惩情况等资料。2.安全管理部门负责收集保安员的工作经历、岗位变动记录、工作业绩等资料。3.行政部门负责收集保安员的健康状况资料、证书证件等。4.各部门应及时将涉及保安员的相关资料提交至档案管理部门，确保档案资料的及时更新和完整。四、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案内容的分类，对收集到的资料进行整理，确保资料齐全、完整、规范。2.每份资料应注明日期、来源，并进行编号，以便于查找和核对。3.对于复印件资料，应注明原件存放处，并由提供复印件的部门或人员签字确认。（二）归档流程1.档案管理人员将整理好的资料按照档案内容分类顺序进行排列，依次放入档案盒或档案柜中。2.在档案盒或档案柜上标明档案类别、年份、月份等信息，便于快速查找。3.建立档案目录，详细记录档案盒内每份资料对应的名称、编号、日期等信息，以便于查阅和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅保安员档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，确定是否同意查阅，并指定专人陪同查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。3.涉及保安员个人隐私的信息，未经保安员本人同意，不得查阅。（二）借阅规定1.因特殊工作需要借阅保安员档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，确定是否同意借阅，并办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复印、拍照。4.借阅人员应在规定期限内归还档案，如因特殊原因需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。六、档案保管与保密（一）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案安全存放。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.非档案管理人员未经允许不得进入档案保管场所。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密规定。4.对于涉及公司商业秘密、保安员个人隐私的档案信息，应采取加密存储、限制访问等措施进行保护。七、档案更新与维护（一）更新内容1.保安员的个人基本信息发生变化时，如姓名、联系方式、家庭住址等，应及时向人力资源部门提交变更申请，并提供相关证明材料，人力资源部门审核后更新档案信息。2.保安员的教育培训记录、工作经历、考核评价、奖惩情况等发生变化时，相关部门应及时将更新后的资料提交至档案管理部门，档案管理部门进行更新。（二）定期维护1.档案管理人员应定期对档案进行清理，对于已过保存期限、无保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。2.每年年末，档案管理人员应对全年的档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性和规范性。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过规定的保存期限，且无继续保存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无保存必要的。3.档案资料涉及的事项已处理完毕，且相关法律法规允许销毁的。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，并详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理部门指定专人负责档案销毁工作，并在两名以上监销人员的监督下进行销