学生工作处档案管理制度

PAGE学生工作处档案管理制度一、总则（一）目的为加强学生工作处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学生管理、教育教学、思想政治工作等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生工作处各科室及相关工作人员在开展学生工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学生工作处档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学生工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理学生工作各方面的档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学生个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责学生工作处档案管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。4.负责与学校档案管理部门及其他相关部门的沟通协调，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.按照档案管理制度的要求，具体实施档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。2.负责档案的日常保管，确保档案的安全和完整，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。（三）各科室工作人员职责1.负责本科室在学生工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.严格按照档案管理要求，规范本科室文件材料的形成和保管，确保文件材料的质量。3.积极配合档案管理人员做好档案管理的各项工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学生基本信息档案，包括学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录等。2.学生思想政治教育档案，如学生思想动态报告、主题班会记录、学生社团活动资料等。3.学生日常管理档案，涵盖学生考勤记录、宿舍管理记录、违纪处理材料等。4.学生资助工作档案，包括助学金申请材料、助学贷款资料、勤工俭学记录等。5.学生就业工作档案，如就业推荐表、就业协议书、毕业生跟踪调查资料等。6.学生心理健康档案，包含心理测评报告、心理咨询记录等。7.学生工作相关的会议记录、工作计划、总结报告、调研报告等文件材料。8.其他与学生工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体及格式符合要求。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为学生基本信息类、思想政治教育类、日常管理类、资助工作类、就业工作类、心理健康类等类别。2.排序：在每个类别下，按照文件材料的时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：对每份文件材料进行编号、编制目录，目录应包括文件编号、题名、日期、责任者等信息。4.装订：对纸质文件材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间各科室应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理完毕并移交档案管理人员归档。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的文件材料进行核对、检查，确保符合归档要求。2.按照档案分类方案，将文件材料归入相应的档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息。3.编制档案总目录，建立档案检索系统，方便档案的查找和利用。（三）保管期限1.永久保管：涉及学生重要权益、具有长远历史价值和查考利用价值的档案，如学生毕业登记表、学位授予决定等，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和实际利用价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，可按规定予以销毁。（四）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案盒存放，存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索。3.音像档案：如照片、录音、录像等，应进行整理、编目，刻录成光盘或存储在电子设备上，并注明相关信息，与纸质档案一同保管。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅学生工作档案。2.学生本人因升学、就业、出国等需要查阅本人相关档案。3.其他经学校批准的单位或个人因合法合理事由查阅学生工作档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保查阅工作的顺利进行。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，并应按时归还。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.查阅或借阅档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如需摘录或复制档案，应经档案管理负责人批准。3.档案利用完毕后，档案管理人员应及时对档案进行检查和整理，确保档案的完整和安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、档案管理人员及相关业务科室负责人组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成鉴定报告。2.经学校分管领导批准后，填写档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案管理部门备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的学生工作处档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现纸质档案与电子档案的同步管理。3.加强档案信息化安全管理，设置用户权限，防止电子档案信息泄露和被篡改。4.定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）信息化利用服务1.建立档案信息化查询平台，方便学校内部各部门及学生本人通过网络查询档案信息。2.提供电子档案在线借阅服务，实现档案利用的便捷化和高效化。3.利用信息化手段对档案数据进行统计分析，为学生工作决策提供数据支持。八、监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理负责人应定期对档案管理人员的工作进行检查和指导，发现问题及时纠正。3.学校纪检监察部门对档案管理工作进行监督，确保档案管理工作依法依规进行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化管理工作的落实情况。4.档案管理人员的工作责任心和业务水平。（三）问题整改对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，