征缴中心档案管理制度

PAGE征缴中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强征缴中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于征缴中心各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于征缴业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：征缴中心档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映征缴中心各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和保存征缴中心在工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，满足征缴中心各项工作的需要。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置征缴中心设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定征缴中心档案管理制度并组织实施。2.负责征缴中心各类档案的收集、整理、分类编目、装订成册、上架排列等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极开展档案的开发利用工作，为征缴中心各项工作提供档案信息服务。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。8.指导和监督征缴中心各部门的档案管理工作，确保各部门档案管理工作的规范有序。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.征缴业务档案：包括各类征缴文件、报表、台账、缴费记录、欠费清单、催缴通知、减免审批文件等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。3.人事档案：包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训档案、奖惩档案等。4.行政档案：包括会议纪要、工作计划、总结报告、规章制度、通知公告、合同协议等。5.其他档案：包括各类荣誉证书、资质证书、业务培训资料、调研成果等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案收集范围，认真核对档案材料，确保档案材料的真实性和准确性。3.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除无关材料，确保档案材料的精炼。4.各部门应定期将收集到的档案材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）档案整理方法1.分类：根据档案的性质、内容和来源，将档案分为征缴业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等类别，再在每类档案下进一步细分小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）档案保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案存放应做到分类存放、排列有序，便于查找和管理。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。2.具体档案保管期限按照国家有关规定和征缴中心实际情况确定。（三）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏档案、调整保管环境等。3.定期检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息，经档案管理部门负责人审核、征缴中心领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。4.档案销毁清单应永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.征缴中心内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经征缴中心领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经征缴中心领导批准后，方可查阅。查阅内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照保密规定办理。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换档案材料。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为征缴中心各项工作提供档案信息服务，根据利用者的需求，提供档案原件、复印件、摘录等。2.对利用档案形成的资料，利用者应妥善保管，不得擅自传播和泄露。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立征缴中心档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、在线查阅、远程利用等功能。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化